Entsendung von Mitarbeitern nach Russland: Was rechtlich zu beachten ist

veröffentlicht am 3. Juli 2019 | Lesedauer ca. 6 Minuten


Was muss ein deutscher Arbeitgeber beachten, wenn einer seiner Mitarbeiter für eine gewisse Zeit nach Russland zur Arbeit entsandt wird? Was erwartet einen Mitarbeiter im fernen Russland und wie gestaltet er seinen Aufenthalt dort effektiv und problemlos für das Unternehmen – mit dem geringsten Arbeitsaufwand für die Personalabteilung und mit dem geringsten Stress für ihn selbst? Welche arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Fallstricke gibt es? Im Folgenden werden einige Eckpunkte und Fallstricke einer Entsendung nach Russland kurz dargestellt.


 

Arbeitsvertragliche Gestaltungsoptionen

I.d.R. stimmt die Personalabteilung in Deutschland mit dem entsandten Mitarbeiter die Eckpunkte seines Aufenthalts in der Russischen Föderation ab. Hierzu gehören u.a.:
  • Dauer der Auslandstätigkeit,
  • Zuschläge zur bisherigen Vergütung für Wohnung, Heimflüge, Versicherungen, Schulgeld etc. sowie
  • Weisungsrechte und Reportingpflichten.


Bereits in diesem Stadium sollten Besonderheiten im russischen Recht berücksichtigt werden. So ist eine Befristung nur in bestimmten Fällen möglich, vereinbarte Expat-Zuschläge sind häufig in Russland einkommensteuerpflichtig und die Vereinbarung eines Euro-Gehalts in einem russischen Arbeitsvertrag ist nicht ohne Weiteres möglich. Zumindest muss das Gehalt zwingend in Rubel ausgezahlt werden.

  1. Bei der Umsetzung finden sich in der Praxis verschiedene vertragliche Gestaltungsoptionen: Der deutsche Arbeitsvertrag wird während der Tätigkeit in Russland ruhend gestellt und nach der Rückkehr wieder aktiviert. Der vereinbarte Gehaltsbetrag wird von der russischen Gesellschaft ausbezahlt und unterliegt in der Russischen Föderation der Einkommensteuer. Das ist steuerrechtlich die einfachste – und häufig auch die zu empfehlende Variante – da die Einkommensteuer als Lohnsteuer vom russischen Arbeitgeber abgeführt wird und sich eine Einkommensteuererklärung in Russland häufig erübrigt. Auch stellt sich dann dadurch nicht die Frage, wie Gehaltszahlungen in Deutschland an die russische Gesellschaft weiterbelastet werden können. Allerdings führt das Ruhenlassen des deutschen Arbeitsvertrags i.d.R. dazu, dass der Mitarbeiter nicht mehr in der deutschen Sozialversicherung ist. Zudem sind die versteckten Besonderheiten des russischen Arbeitsrechts zu beachten. So gibt es in Russland z.B. keine Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall. Ohne gesonderte Regelung erhalten insbesondere Expats mit Arbeitsgenehmigung als „hochqualifizierter ausländischer Spezialist” (HQS) im Krankheitsfall kein Geld vom Arbeitgeber oder einer Sozialversicherung.
     
  2. Der deutsche Arbeitsvertrag bleibt bestehen, das Gehalt oder ein Teil davon wird in Deutschland ausbezahlt und die Beiträge für Renten- und Krankenversicherung werden vom Arbeitgeber in Deutschland gezahlt. Um eine Arbeitsgenehmigung in Russland zu erhalten wird ein kleiner Teil des Gehalts in Russland über einen russischen Arbeitsvertrag ausgezahlt. Zunächst sieht eine solche Lösung sehr attraktiv aus. Allerdings birgt sie viele Detailprobleme: Die ordnungsgemäße Einkommensteuerzahlung muss sichergestellt werden. Hierfür sind häufig sowohl in Deutschland als auch in Russland Einkommensteuererklärungen abzugeben. Die Weiterberechnung des deutschen Gehaltsanteils an die russische Gesellschaft ist i.d.R. nicht möglich. Bei der deutschen Gesellschaft ist der Betriebsausgabenabzug allerdings regelmäßig nicht gegeben, da der Mitarbeiter für die russische Gesellschaft arbeitet. Somit ist eine solche Struktur steuerlich problematisch und führt zu höheren Kosten. Sie mag sinnvoll sein, wenn eine Tätigkeit sowohl für die deutsche als auch für die russische Gesellschaft geplant ist und jeweils abwechselnd stattfindet. Aber auch dann ist eine sorgsame Gestaltung der Arbeitsverträge sowie eine korrekte Umsetzung erforderlich.
     

Arbeitsgenehmigung und Arbeitsvisum

Für die Arbeit in Russland benötigt ein ausländischer Mitarbeiter ein Arbeitsvisum und eine Arbeitserlaubnis. Ein Visum wird nach dem Erhalt einer Einladung für die Einreise in die Russische Föderation erteilt.

 

Eine Einladung können Bürger der Russischen Föderation, Ausländer mit einer dauerhaften Aufenthalts­genehmigung sowie juristische Personen bei den zuständigen Stellen der Hauptverwaltung des Innen­ministeriums der Russischen Föderation (im Folgenden „GU MVD”) beantragen. Die juristische Person muss bei der GU MVD angemeldet sein – die Registrierung kann aber bis zu zwei Monate dauern. Die GU MVD prüft die faktische Präsenz am Registrierungsort und alle Gründungsunterlagen des russischen Unternehmens, das die ausländischen Kräfte einstellen möchte.

 

Wenn der ausländische Mitarbeiter bei einer russischen Tochtergesellschaft angestellt wird, so wird die Einladung von diesem russischen Unternehmen beantragt. Dazu muss der ausländische Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag mit dem russischen Unternehmen abschließen, der den Anforderungen des russischen Arbeitsrechts entspricht.

 

Fristen für die Erteilung der Einladung und Arbeitserlaubnis

Ausländische Arbeitnehmer können eine Arbeitserlaubnis durch ein allgemeines und ein vereinfachtes Verfahren erhalten:

 

Im allgemeinen Verfahren wird i.d.R. eine Arbeitserlaubnis innerhalb von 100 Tagen ausgestellt und ist ein Jahr lang gültig. Dabei sind Quotenregelungen für ausländische Arbeitnehmer zu berücksichtigen.

 

In der Praxis wird für entsandte Expats jedoch nicht das allgemeine Verfahren angewandt. Für hochquali­fizierte Spezialisten sowie ausländische Mitarbeiter von Repräsentanzen, Niederlassungen und Tochtergesellschaften aus den Mitgliedsstaaten der WTO gibt es ein vereinfachtes Verfahren zur Erteilung einer Arbeitserlaubnis. In dem Fall wird die Erteilung von Arbeitsgenehmigungen und Einladungen für die Einreise in die Russische Föderation zur Arbeitstätigkeit ohne Berücksichtigung der festgelegten Jahresquote gewährt. Die Einladung wird von der GU MVD innerhalb von 20 Tagen nach dem Einreichen des Antrags erstellt.

 

Hochqualifizierte Spezialisten (HQS)

I.d.R entsenden ausländische Unternehmen ihre Mitarbeiter als „Hochqualifizierte Spezialisten” nach Russland, um den Erhalt der Einladung, des Visums und der Arbeitserlaubnis zu vereinfachen und zu beschleunigen. Im Gegensatz zu Arbeitsgenehmigungen im regulären Verfahren werden HQS-Arbeitsgenehmigungen für bis zu drei Jahre ausgestellt.

 

Ein hochqualifizierter Spezialist ist ein ausländischer Staatsangehöriger, der über Berufserfahrung sowie ausgeprägte Fähigkeiten in einem konkreten Tätigkeitsfeld verfügt und dessen Arbeitsvertrag für seine Tätigkeit in Russland ein Mindestmonatsgehalt in Höhe von 167.000 Rubel vorsieht. Dabei wird von den Ausländer­behörden insbesondere die Zahlung und Versteuerung des Mindestgehalts kontrolliert.

 

Beginn der Arbeitstätigkeit

Nach dem Erhalt der Einladung wendet sich der ausländische Mitarbeiter an eine Visumstelle des russischen Konsulats in Deutschland und beantragt ein Visum. Wird das Visum ausgestellt, kann der ausländische Mitarbeiter nach Russland reisen und seine Arbeitserlaubnis bei dem Migrationsdienst abholen. Danach ist der ausländische Mitarbeiter berechtigt, eine Arbeitstätigkeit in Russland auszuüben.

 

Das russische Unternehmen als Arbeitgeber ist verpflichtet, das Gehalt gemäß dem Arbeitsvertrag mit dem ausländischen Mitarbeiter und den in der Gesellschaft festgelegten Regeln auszuzahlen (in zwei monatlichen Raten). Um eine Vergütung durch den Arbeitsvertrag zu erhalten, muss der ausländische Mitarbeiter eine Steuernummer bei dem zuständigen russischen Finanzamt beantragen. I.d.R. eröffnet er auch ein Bankkonto bei einer russischen Bank, auf das er das Gehalt ausgezahlt erhält. Eine Gehalts­auszahlung auf ein Konto in Deutschland ist zwar grundsätzlich möglich, allerdings aufwendiger.

 

Nach der Einreise müssen sich Ausländer in Russland grundsätzlich beim Migrationsdienst registrieren. Seit Juli 2018 dürfen nur Hotels/Hostels oder Eigentümer der Wohnung, in der der ausländische Mitarbeiter wohnt, diesen Ausländer beim Migrationsdienst anmelden. Unternehmen sind nicht mehr berechtigt, ausländische Mitarbeiter am Sitz der Gesellschaft zu registrieren. Allerdings ist bei Ausländern mit einer HQS-Arbeits­genehmigung eine Registrierung i.d.R. nur erforderlich, wenn sie sich länger als drei Monate am Stück in Russland aufhalten – was selten der Fall ist.

 

Besteuerung des Einkommens ausländischer Staatsangehöriger in der Russischen Föderation

Mit der russischen Einkommensteuer werden Gehälter und sonstige Zahlungen besteuert, die eine natürliche Person für die Erfüllung ihrer Arbeitspflichten in Russland erhält. Der Steuersatz hängt dabei vom steuerlichen Status der Person ab, die solche Einkünfte erhält. 

 

Eine Person ist ein russischer „Steueransässiger” (unbeschränkt Steuerpflichtiger), wenn sie sich mind. 183 Kalendertage innerhalb von 12 aufeinanderfolgenden Monaten in Russland aufhält (Art. 207 Abs. 2 Steuergesetzbuch RF (StGB RF)). Für Zwecke der Einkommensteuer wird der Status jedoch am Jahresende festgestellt, sodass ein Aufenthalt von mind. 183 Kalendertagen in einem Kalenderjahr notwendig ist, um als „Steueransässiger” zu gelten. Als Steueransässiger unterliegt das Welteinkommen der russischen Einkommensteuer.

 

Der reguläre Steuersatz der Einkommensteuer beträgt für einen russischen Steueransässigen 13 Prozent und für einen Nichtansässigen (beschränkt Steuerpflichtigen) 30 Prozent. Für Ausländer mit HQS-Arbeits­genehmigung gilt für Gehaltszahlungen ein gesonderter Steuersatz von 13 Prozent – selbst, wenn sie nur beschränkt steuerpflichtig in Russland sind. Das russische Unternehmen ist als Arbeitgeber verpflichtet, von der Vergütung des hochqualifizierten Spezialisten die Einkommensteuer in Höhe von 13 Prozent als Steueragent einzubehalten und an den Fiskus abzuführen (Lohnsteuerverfahren).

 

Beiträge zur Renten- und Sozialversicherung

Grundsätzlich unterliegen die Gehälter von Mitarbeitern in Russland Sozialbeiträgen, die von den Unternehmen zu tragen sind. Einen Arbeitnehmerbeitrag zur Sozialversicherung gibt es in Russland nicht.

 

Es gibt folgende Beiträge, die an die zuständigen Versicherungen bzw. Sozialversicherungsfonds abzuführen sind:
  • Beiträge zur Rentenpflichtversicherung: 22 Prozent bzw. 10 Prozent bei Überschreitung eines bestimmten Bruttojahresgehalts – im Jahr 2019 beträgt die Grenze 1.150.000,00 Rubel); 
  • Krankenversicherungsbeitrag: 2,9 Prozent;
  • Beiträge für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit, Mutterschaftsschutz: 5,1 Prozent sowie
  • Unfallversicherung: 0,2 bis 8,5 Prozent (je nach Arbeitstätigkeit).

 

Ausländer mit HQS-Arbeitsgenehmigung sind nicht in den Sozialversicherungsfonds versichert, sodass der Arbeitgeber lediglich Beiträge zur Unfallversicherung abführt. Allerdings erhalten HQS-Ausländer somit auch keine Leistungen der Sozialversicherungsfonds. Eine private Absicherung ist somit zu empfehlen, Lediglich der Abschluss einer privaten Krankenversicherung ist für HQS-Ausländer zwingend vorgeschrieben.

 

Fazit

Die Mitarbeiterentsendung nach Russland sollte sorgfältig und frühzeitig geplant werden, um Fallstricke zu vermeiden. Bei der arbeitsvertraglichen Ausgestaltung sollten die Besonderheiten des Steuer- und Sozial­versicherungsrechts in Deutschland und Russland berücksichtigt werden. Fehler bei der Gestaltung lassen sich rückwirkend häufig nicht mehr korrigieren und können entsprechend teuer werden. Eine frühzeitige Beratung ist bei Russlandeinsätzen von Mitarbeitern anzuraten.


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