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Russland: Probleme bei der Konzernabschlussprüfung einer Tochtergesellschaft in der Praxis

PrintMailRate-it

veröffentlicht am 28. Oktober 2020 | Lesedauer ca. 4 Minuten

  

Schwierigkeiten. Dabei trifft es besonders Gesellschaften mit ausländischer Beteiligung, da diese nicht nur mit dem Abschluss nach lokalem Recht beschäftigt sind, sondern zusätzlich ein Reporting Package für die Gruppenkonsolidierung erstellen müssen. Dazu kommt noch, dass das Reporting Package zumeist auf anderen Rechnungslegungsstandards aufbaut, was zur Folge hat, dass laufende Um- und Nachbuchungen vorzunehmen sind. Dadurch ist eine frühzeitige Planung zur Erstellung und Prüfung des Konzernabschlusses notwendig.

  

  
  

 

Wesentlichsten Parameter, die es zu beachten bzw. zu planen gilt

  1. Welche Ressourcen habe ich?
  2. Welche Ressourcen brauche ich?
  3. Was ist bei einem abweichenden Konzernwirtschaftsjahr zu beachten?
  4. Das Reporting Package & Mapping
  5. Was ist beim Hard Close zu beachten?
  6. Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit den  Konzernfunktionen?
  7. Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer


Welche Ressourcen habe ich?

Hier ist zu klären, was die vorhandenen Ressourcen sind, um die HB I (der lokale Abschluss) und HB II (der Abschluss für Konsolidierungszwecke) Erstellung zu bewältigen und ob das nötige Knowhow überhaupt vorhanden ist. Darüber hinaus ist es auch noch wichtig zu wissen, welche Gruppenfunktionen vorhanden sind, die mir im Falle des Falles fachlich weiterhelfen können. Gibt es ein Group Accounting Manual und wie ist das Reporting Package aufgebaut? Mit welcher Software wird gearbeitet?
 

Welche Ressourcen brauche ich?

In Abhängigkeit der Antworten auf die obige Frage ist hier zu klären, wie der Zeitplan für den Abschluss HB I und HB II ist, wann die Abgabetermine sind und darauf abgestimmt, wann die Prüfung stattfindet. Das ist insofern wichtig, wenn Termine auf gesetzliche Feiertage oder in Ferien fallen sollten.
 
Für Mandanten, die neu sind in der Funktion im Rechnungswesen, empfiehlt sich auch die Lektüre des Management Letter der Prüfungen der Vorjahre und ein Planungsmeeting mit dem Prüfer.

 

Was ist zu bei einem abweichenden Konzernwirtschaftsjahr beachten?

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr ergibt sich eine volle Doppelbelastung der Finanzfunktion durch die Erstellung und die Prüfung zweier Abschlüsse. Auch hier ist eine vorausschauende Ressourcenplanung notwendig, wenn die Termine unterjährig z.B. in die Sommerurlaubsaison fallen oder andere konzernintern Tätigkeiten zur selben Zeit (bspw. Budgetierung) stattfinden.
 

Das Reporting Package & Mapping

Hier ist zu beachten, nach welchen Standards das Reporting Package erstellt wird und wo die wesentlichen Abweichungen zum lokalen Abschluss sind.
 
Die mangelnden Dokumentation des sog. Mapping, also der Überleitung der HB I auf die HB II, ist in der Praxis das ZENTRALE Defizit, das zur Friktionen in der Abschlussprüfung führt. Eine mangelnde Dokumentation erschwert die Prüfung und macht sie unrentabel für den Prüfer, der dann die anfallenden Mehrarbeiten an den Mandanten weiter abzurechnen versucht. Die Reporting Packages sind auch oft nicht an den vereinbarten Stichtagen fertig, was dann die Ressourcenplanung des Prüfers insbesondere in der busy Season, also dem Zeitraum November bis April eines Jahres in dem die meisten Prüfungen abgewickelt werden, extrem schwierig macht.
 
Die Ursachen für dieses Problem sind üblicherweise eine Kombination von Defiziten bei der Anwendung andere Rechnungslegungsvorschriften als den landesüblichen, im Zweifel Konzentration auf den lokalen Abschluss insbesondere die Steuerbilanz, weil hier unter Umständen Haftungen der Mitarbeiter im Rechnungswesen schlagend werden, die bei Fehlern im Reporting Package nicht wirksam sind, und die falsche Abschätzung der erforderlichen Zeit, die für die Erstellung des Mapping dann tatsächlich erforderlich ist.
Der letzte Punkt tritt fast immer bei Erstprüfungen auf oder wenn lokal der Prüfer gewechselt wird und anstatt einer kleinen lokalen Gesellschaft, dann eine internationale beginnt, die dann oft wesentlich tiefer prüft. 
 

Was ist beim Hard Close zu beachten?

Bei Veröffentlichungsstichtagen zu Beginn des Januars ist eine Prüfung des Dezembers zeitlich nicht möglich, daher werden die Bücher mit Ende November geschlossen und geprüft, der Dezember wird dann nur mehr im Wege eine Rollforward mit Analytics geprüft. Das bedingt eine genaue Planung des Ablaufes des Closing, weil normalerweise (siehe oben „Was ist bei einem abweichenden Konzernwirtschaftsjahr zu beachten?“) alle Prozesse auf den 31. Dezember ausgelegt sind. Im Rahmen der Prüfung betrifft das vor allem die Saldenbestätigungen von Kunden, Lieferanten oder Bankauszüge, die unter Umständen zu einem anderen als dem Stichtag 31. Dezember nur schwer oder gar nicht erstellt werden. Das führt dann wieder beim Prüfer zu umfangreichem Mehraufwand durch die dadurch nötige Anwendung von alternativen Prüfungshandlungen, und die Abgleichung von Unterschieden bei auftretenden Differenzen wird erschwert.
 

Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit den Konzernfunktionen?

Hier ist zu beachten, wer die Ansprechpartner sind, wie sie zu erreichen sind, ob es Probleme auf Grund eines Zeitunterschiedes oder sprachliche Barrieren gibt.
 

Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer

Nach den oben angeführten, in der Praxis meistens auftretenden Problemen bei der Dokumentation des Mapping, ist eine mangelnde Kommunikation mit dem Wirtschaftsprüfer die nach Ansicht des Autors zweitwichtigste Begründung für einen suboptimalen Verlauf einer Wirtschaftsprüfung.
 
Als Wirtschaftsprüfer ist hier der Prüfer gemeint, der vor Ort bei der Tochtergesellschaft für den Gruppenprüfer die HB II (und auch oft die HB I) prüft und an den Gruppenprüfer berichtet. Insbesondere die geschilderte mangelnde Dokumentation des Mapping erfordert dann auf Seiten des Prüfers und des Mandanten besondere Disziplin in der Kommunikation. In der Praxis haben sich aus der Erfahrung des Autors drei Hilfsmittel bewährt.

  1. die Benennung einer verantwortlichen Person auf beiden Seiten, über die alle Fragen und Antworten abgewickelt werden, weil sonst umgehend der Überblick verloren geht, Wer hat Wen was gefragt und Wer hat Wem etwas zugesendet und 
  2. zumindest 1 x pro Woche ein Statusmeeting in dem auch der Status des Informationsaustausches zwischen dem Prüfer und dem Mandanten verbindlich abgeglichen wird.
  3. Das Preplanning oder Kick Off Meeting mit dem Prüfer, vor Beginn der Prüfung. Ein entscheidendes Instrument vor allem bei Erstprüfungen, da erfahrene Prüfer Schwachstellen beim Mandanten feststellen werden und diese dann in der Planung der Prüfung sowohl beim Mandanten als auch beim Prüfer proaktiv bearbeitet werden können.

Die häufigsten Defizite, die in der Praxis auftreten

  1. Mangelnde Dokumentation des Mappings: Dieses Defizit führt beim Prüfer zu Mehrarbeit, die dann kostenpflichtig ist, und gefährdet die Einhaltung der Stichtage. Aus Erfahrung des Autors, ist dieser Punkt, das ZENTRALE Problem jeder Prüfung.
  2. Mangelnde Kommunikation mit dem Wirtschaftsprüfer (und umgekehrt): Dieser Punkt ist insbesondere wichtig, wenn wie oben in Ziffer 1 erwähnt die Dokumentation des Mapping mangelhaft ist. Der einzige Weg eine Prüfung in diesem Fall ordentlich abzuwickeln, ist Disziplin in der Kommunikation zwischen Prüfer und Mandant.
  3. Planung der benötigten Zeit und der benötigten Ressourcen: Insbesondere bei der erstmaligen Durchführung einer Gruppenprüfung oder bei einem erstmaligem Hard Close werden die Parameter Zeit und Personal oft falsch geplant, was dann zu Verspätungen bei der Abgabe von Unterlagen (Datenbasis, Reporting Package) und zu Mehrkosten führt.
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