PAID – Payroll Accounting Information Dashboard

Im internationalen Bereich gibt es bis heute wenige länderübergreifende Lohnbuch­haltungslösungen. Entweder man nutzt vollintegrierte Syteme wie SAP oder Dynamics 365 mit all den bekannten Implementierungskosten und -schwierigkeiten oder länderspezifische Insellösungen mit besserem Preis-/Leistungsverhältnis. Die Antwort auf die Fragestellung heißt bei Rödl & Partner PAID.

Um dem Implementierungsaufwand zu entkommen, wird in PAID auf einen Standard gesetzt, der sich nur wenig anpassen lässt, jedoch die Länderspezifika abdeckt. Das ist notwendig, um eine preislich attraktive Lösung bieten zu können, die trotz allem einen vernünftigen Überblick über die Personalkosten in den Ländern ermöglicht. Zusätzlich können die nötigen Stammdaten zwischen Mandant und Rödl & Partner leicht ausgetauscht werden.

Das selbstentwickelte Webtool mit standardisierten Workflows hilft dabei, sämtliche Dokumente DSGVO-konform auszutauschen, Abrechnungswerte zu vereinheitlichen und sie in einem für den Nutzer individualisierten Reporting darzustellen.

Der PAID Workflow

PAID ist seit dem Start im September 2018 zu einem bedeutenden Bestandteil unserer Leistungen in der internationalen Lohnabrechnung geworden.
 
PAID bietet viele Vorteile: Mit dem standardisierten Workflow stellen wir sicher, dass sämtliche Tätigkeiten der Lohnabrechnung fristgerecht erfolgen.
 
Alle Schritte verfügen über eine eigene Fälligkeit und werden über unser Rechtemanagement nur den festgelegten, verantwortlichen Personen zur Verfügung gestellt.
 
Das sehr wichtige Thema Datenschutz bzw. die DSGVOKonformität wird durch PAID sichergestellt. Im Zusammenhang mit dem Aufkommen von diversen File-Sharing-Plattformen wie Dropbox, Box u.a. sah sich Rödl & Partner verpflichtet, ein eigenes Tool zu etablieren, um die Sicherheit und Erfüllung aller Regularien im Prozess zu gewährleisten. Dazu ist RDoX vollständig mit PAID verknüpft: Sobald Dokumente abgelegt oder abgerufen werden, ist das abgesicherte Dokumentenübertragungssystem im Einsatz. 

Die Vereinheitlichung von Abrechnungswerten bedeutet zum einen das Eliminieren von Barrieren über Länder und Sprachen hinweg, zum anderen die Schaffung eines gemeinsamen Nenners durch Lohnartenkategorisierung in einem globalen Bericht mit automatischer Währungsumrechnung. Die Abrechnungen werden somit konsolidiert und vergleichbar.

 
Sämtliche Abrechnungswerte, die in PAID importiert werden, werden mit verschiedensten Attributen versehen. Dadurch weiß die Applikation z.B., dass die portugiesische Lohnart „Vencimento“ als Gehalt/„salary“ dargestellt werden muss.

Prozess-Schritte

• Datenupload: Abrechnungsrelevante Daten werden von unseren Mandanten bereitgestellt.
• Stammdaten aktualisieren: Es erfolgt eine Aktualisierung der PAID-Datenbank.
• Input R&P Local: Die fertigen Abrechnungswerte werden dargestellt.
• Freigabe R&P Global: Die Daten werden von uns nach dem 4-Augen-Prinzip geprüft.
• Freigabe Client HR: Anschließend findet eine Kontrolle durch den Mandanten statt.
• Periodenabschluss: Die finalen Auswertungen werden an den Mandanten übermittelt.
• Auszahlung: Abschließend wird eine Zahlungsübersicht generiert.

Nach der Vereinheitlichung können die Datensätze exportiert werden, die wir dann in ein definiertes Format bringen. Dadurch haben Mandanten die Möglichkeit, zu sehen, wie hoch die Kosten in den einzelnen Standorten sind. Außerdem können sie deren Entwicklung ablesen und wie sie sich je Kostenstelle und Lohnartengruppe aufteilen.
 
In zehn Ländern ist PAID bereits aktiv im Einsatz. Derzeit arbeiten wir am Rollout in weiteren Standorten, um die Daten mit modernen Schnittstellen zu konsolidieren. 

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