„Standard Audit File for Tax” – Datenzugriff der Finanzbehörden im Ausland

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von Renata Kabas-Komorniczak, Aiva Ava und Monika Völkel

      

Die digitale Betriebsprüfung ist in Deutschland seit ihrer etwas holprigen Einführung im Jahr 2002 mittlerweile zur Routine geworden. Ergänzt wurde der Zugriff der Finanzbehörden auf die Buchhaltungsdaten mithilfe der Implementierung der E-Bilanz 2011. Durch die Vorauswertung der Daten erhoffen sich die Behörden, treffsicher die für sie interessanten und Steuersubstrat zurückholenden Fälle aufzustöbern. International geschieht das unter dem Namen „Standard Audit File for Tax” (SAF-T). 
 

 
SAF-T wurde im Jahr 2005 von der OECD für die Vereinheitlichung des Dateiformats zur digitalen Steuerprüfung vorgeschlagen. Es basiert – wie viele andere neue Formate – auf XML („Extensible Markup Language”). Dadurch können strukturierte Datensätze maschinenlesbar sowie plattform- und implementationsunabhängig weitergereicht werden. In Deutschland wird das Format z.B. zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses beim Bundesanzeiger genutzt.
 

Bei der Einführung des Formats war Portugal Vorreiter und hat den Vorschlag der OECD mit ein paar Ergänzungen lokal angepasst. Österreich hat es sogar um eigene Sachverhalte erweitert, z.B. Felder der Anlagenbuchhaltung. Andere Länder wie Spanien denken ebenfalls über ein abgewandeltes lokales SAF-T nach – dennoch gibt es weiterhin den gegenläufigen Trend zu flachen, einfachen Dateiformaten in Ländern wie den USA, der Schweiz, den Niederlanden oder Frankreich.
 

SAF-T in Österreich: Lange Tradition

Bereits seit 1999 – und damit weit vor ihrer Einführung in Deutschland – wurde die digitale Betriebsprüfung in Österreich implementiert. Hier sind der Finanzbehörde auf Verlangen grundsätzlich alle Buchhaltungsdaten und Aufzeichnungen auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen. I.d.R. fordern Betriebsprüfer Journale, das Hauptbuch, eine Aufstellung über Kreditoren und Debitoren sowie Saldenlisten in elektronischer Form.
 

Dabei wird ein breites Spektrum an Dateiformaten zugelassen. Das können reine Druckdateien (print-files) sein, Exportdateien mit Trennzeichen oder festen Feldlängen, DBF-Dateien (d Base-files) und auch das SAF-T-Format. Es ist jedoch unzulässig, unformatierte Texte zu übermitteln. Formate, die Daten in einem Bildformat enthalten, erfüllen die Ansprüche daher nicht (z.B. PDF). Ferner sind Formate, die Steuerinformationen und Formatierungen als Schlüsselwörter enthalten, grundsätzlich nicht zugelassen (z.B. HTML).

 
Verweigern Steuerpflichtige die Zurverfügungstellung solcher Datenträger, können Zwangsstrafen von bis zu 5.000 Euro verhängt werden – es sei denn, die Bereitstellung ist unmöglich oder unzumutbar.
 

Polen: Aktuelle Entwicklungen

Das Jahr 2017 hat in Polen wesentliche Änderungen im Bereich der umsatz- sowie einkommen- und körperschaftsteuerlichen Pflichten mit sich gebracht. Sie haben zum Ziel, Steuerlücken zu schließen, das Steuersystem abzudichten sowie den Gewinntransfer ins Ausland zu beschränken.
 

Umsatzsteuererklärungen müssen zunehmend elektronisch bei der Finanzbehörde eingereicht werden. Das gilt auch für zusammenfassende Meldungen im inländischen Geschäftsverkehr, der eine immer größere Gruppe von Waren und Dienstleistungen umfasst, die unter das „Reverse-Charge-Verfahren” fallen (u.a. Bauleistungen im weitesten Sinne, bei denen der Subunternehmer als Dienstleister fungiert). Zusätzlich sind kleine und mittlere Unternehmen verpflichtet, die Daten aus den Umsatzsteuerregistern über Einkäufe und Verkäufe elektronisch im SAF-T-Format zu übermitteln. Diese Pflicht gilt für Großunternehmen bereits seit 1. Juli 2016 und umfasst auch ausländische Unternehmen, die in Polen umsatzsteuerpflichtig registriert sind. Ebenso sind die in Polen gelegenen Betriebsstätten ausländischer Rechtsträger dazu angehalten, auf Aufforderung der Steuerbehörde die Daten als SAF-T-Datei zu senden.
 

Die einkommen- und körperschaftsteuerlichen Änderungen betreffen besonders die neuen Anforderungen bei Verrechnungspreisen, insbesondere die Pflicht zur Abgabe des vereinfachten Berichts über Geschäfte mit verbundenen Unternehmen (CIT-ST/PIT-ST) und die Erstellung von Local File, Benchmarking Study, Master File sowie CbC Reporting.
 

Ein Unternehmer, der die Vorlage der Handelsbücher oder Buchungsbelege als SAF-T-Dateien unbegründet verweigert oder sie nicht binnen der gesetzten Frist vorlegt, kann mit einer Geldbuße von 2.800 Polnischen Zloty (ca. 665 Euro) bestraft werden. Wird den Vertretern der Steuerbehörden die Ausführung der Handlungen erschwert oder werden sie vereitelt, so kann laut Finanzstrafgesetzbuch eine Geldstrafe zwischen 617 und 17.769.600 Polnischer Zloty (ca. 147 bis 4.223.533 Euro) verhängt werden.
 

Litauen: Intelligentes Steuerverwaltungssystem

Die litauischen Steueraufsichtsbehörden haben mit der Einführung eines sog. „Intelligenten Steuerverwaltungssystems” (i.MAS) begonnen. Die Steuerzahler werden damit künftig verpflichtet, der Steuerverwaltung mehr Informationen über ihre Tätigkeit zur Verfügung zu stellen.
 

Zunächst wurden dazu seit Oktober 2016 die ersten beiden Subsysteme der neuen intelligenten Steuerverwaltung eingeführt, die den Namen i.SAF (kurz für: Subsystem zur elektronischen Rechnungsstellung) und i.VAZ (kurz für: Subsystem bei elektronischen Frachtbriefen) tragen.
 

Im i.SAF müssen von allen in Litauen als Umsatzsteuerzahler registrierten Personen Daten über empfangene und ausgestellte USt-Rechnungen (als Register) an die Steuerbehörden übermittelt werden. Daher sind von der Vorschrift sowohl litauische als auch ausländische Steuerpflichtige betroffen – unabhängig davon, ob sie wirtschaftliche (und damit umsatzsteuerpflichtige) Tätigkeiten oder nicht-wirtschaftliche (z.B. staatliche Aufgaben) erbringen.
 

Darüber hinaus müssen seit 1. Januar 2017 in Litauen wirtschaftlich tätige Personen, deren Netto-Umsatz im Geschäftsjahr 2015 8 Mio. Euro überstiegen hat, ihre Buchhaltungsdaten als SAF-T-Datei elektronisch auf Anfrage an die Steuerbehörden geben. Beginnend mit 2018 wird die Umsatzgrenze drastisch gesenkt, so dass die Pflicht auch kleine Unternehmen treffen wird: Bis 2020 wird die Umsatzgrenze schrittweise gesenkt und nur noch 45.000 Euro betragen (zum Vergleich: 2019 werden es 700.000 Euro sein). Bei Nichtbeachtung drohen enorme Strafen.
 

Das i.VAZ umfasst die Pflicht zur elektronischen Einreichung von Frachtbriefen, sofern die darin geknüpften Bedingungen vollständig erfüllt sind. Die Pflicht zur elektronischen Einreichung der Frachtbriefe obliegt dem Aussteller. Das kann entweder der Versender selbst oder eine zur Fracht bevollmächtigte Person sein. Das i.VAZ-Verfahren basiert auf XML-Dateien.
 

Fazit: Internationale Verpflichtungen kennen

Die OECD hat mit der Idee eines gemeinsamen Formats für die digitale Steuerprüfung einiges ins Rollen gebracht. Die 3 Beispiele zeigen, dass es wichtig ist, sich mit den Verpflichtungen zur elektronischen Einreichung von Dokumenten und Erklärungen sowie dem Export der Buchhaltungsdaten im SAF-T-Format auseinanderzusetzen. Da in Deutschland aufgrund eigener Entwicklungen die Einführung des Formats nicht geplant ist, muss man seine Buchhaltungssysteme auf SAF-T-Fähigkeit prüfen. Sonst läuft man Gefahr, im Ausland empfindliche Strafen zu kassieren. 
 

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