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Vorbereitung der Einführung von S/4HANA

veröffentlicht am 17. Oktober 2022

Viele Unternehmen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft haben aktuell SAP ECC (R/3) als ERP-System im Einsatz und stehen somit kurz vor einem Systemwechsel – sei es zu S/4HANA oder einem anderen ERP-System, da der Support für zentrale Anwendungen innerhalb der SAP Business Suite 7 (SAP R/3) nur bis Ende 2027 sichergestellt ist. Gleichzeitig wird optional eine Extended-Maintenance bis Ende 2030 angeboten. Spätestens bis dahin muss ein Umstieg erfolgt sein. In den meisten Fällen dürften die Kunden vermutlich SAP-treu bleiben, sodass es sich lohnt, sich Gedanken über S/4-Einführungsprojekte zu machen.

SAP bietet branchenspezifische Lösungen für fast alle Industrien an – Fertigung, Pharmaindustrie, Gesundheits-, Versicherungs- und Finanzwesen, Sicherheitssektor usw. Entsprechend weit verbreitet ist das System insbesondere bei großen Unternehmen. Viele davon haben umfangreiche individuelle Anpassungen an SAP R/3 vorgenommen, um die eigenen Prozesse möglichst gut abbilden zu können. Bei einer Neueinführung von S/4HANA steht man daher vor der Frage: Erneut viel Geld in die Anpassung stecken oder beim Standard bleiben? (Das Ergebnis vorweg: Die Empfehlung ist eindeutig möglichst nahe am Standard zu bleiben.) Krankenhäuser stehen zusätzlich vor dem Problem, dass die Branchenlösung IS-H (bisher?) nicht in S/4 angeboten wird – das R/3-System muss daher weiterhin im Einsatz bleiben, wenn nicht gleichzeitig auch noch ein neues Krankenhausinformationssystem (KIS) eingeführt werden soll. Es lohnt sich also, sich vor der Einführung intensiv Gedanken über die zukünftige Ausgestaltung und die Anforderungen zu machen, bevor das eigentliche Einführungsprojekt gestartet wird.

Optimale Vorbereitung auf einen Umstieg

Um den Umstieg auf SAP S/4HANA sicher, zielkonform und erfolgreich gestalten zu können, empfiehlt es sich, die nötigen Schritte genau zu analysieren und diese dann frühzeitig zu planen. Wir empfehlen hier den Einstieg über ein Management Summary, in dem diese Schritte unter anderem in einer Roadmap dargestellt werden und das Top-Management die benötigten Ressourcen frühzeitig planen und bereitstellen kann.

Darauffolgend wird der Vergabeprozess für das Einführungsprojekt und eventuell auch für weitere Komponenten der Roadmap durchgeführt. Nach Auswahl des Partners zur Implementierung bietet sich noch eine externe prüferische Begleitung der Einführung an, um den komplexen Prozess abzusichern und planungskonform im Hinblick auf Leistung, Budget und Zeit das Gesamtprojekt erfolgreich abzuschließen.

Abbildung 1 – Vorgehen in 3 Stufen

Management Summary

Viele SAP-Kunden denken über Optionen für einen Wechsel auf SAP S/4HANA nach. Die meisten denken dabei zuerst an eine Migration ihres bestehenden SAP-Systems. Wer schon in eine SAP-Lösung investiert hatte, will seine Investitionen erhalten. Dieser Ansatz macht aber nur begrenzt Sinn.

Die Migration auf SAP S/4HANA ist viel mehr als ein Einzelprojekt. Denn es geht nicht nur darum, mit In-Memory eine neue Technologie einzuführen, sondern gleichzeitig die Komplexität der Anwendungslandschaft zu reduzieren. Schließlich ist SAP S/4HANA mit seinen vereinfachten Datenmodellen, seiner intuitiven Benutzeroberfläche und seinen innovativen Funktionen geradezu prädestiniert für eine Vereinfachung der gesamten Systemlandschaft und Steigerung der Prozesseffizienz.

So vorteilhaft eine solche Vereinfachung ist, so wirft sie gleichzeitig auch Fragen auf:

Mit welchem Aufwand muss ich bei der Migration auf SAP S/4HANA rechnen?
Welche Auswirkungen hat SAP S/4HANA auf unsere Prozesslandschaft?
Was wird aus Eigenentwicklungen, Custom Code und angeschlossenen Systemen?

Die Antworten auf diese Fragen sind so individuell wie das Unternehmen selbst. Man kann sie nicht geben, ohne vorher das Unternehmen und seine Prozesse eingehend zu betrachten. Wir haben deshalb eine Migrationsanalyse entwickelt, die wir unseren Kunden vor dem Wechsel auf SAP S/4HANA empfehlen. Erst am Ende dieser Analyse kann man den Migrationsaufwand und die Auswirkungen auf die Prozesslandschaft belastbar zuverlässig benennen.

Im Fokus der Untersuchung stehen insbesondere die folgenden Bereiche:

Technik (z. B. Systemarchitektur, Archivierungen, Schnittstellen, Berechtigungen)
Finanzen (z. B. Umstellung auf Geschäftspartner, Prozesse Kreditoren, Debitoren und Anlagen)
Controlling (z. B. Kostenstellen, Innenaufträge, Profit Center)
Materialwirtschaft (z. B. Einkauf, Bestandsführung)
Vertrieb und Distribution (z. B. (Patienten-)Abrechnungen, Verkäufe)
Business Intelligence (z. B. Reportinganforderungen)
Spezialthemen (z. B. Anbindung IS-H an die S/4-Umgebung per Connector)

Aus einem Management Summary gehen typischerweise folgende Komponenten als Ergebnisse hervor:

Analyse und grobe Kapazitätsprognose
Bausteine des Projektes
Strategische Zeitplanung
Roadmap für die Einführung
Organisationsbetrachtung
Konkrete Zieldefinition

Abbildung 2 – Ablauf der Erstellung

Vorbereitung der Vergabe

Ein Auftraggeber im öffentlichen Sektor ist im Rahmen eines Beschaffungsprojektes an zahlreiche gesetzliche Vorgaben und Regelungen gebunden. Ein Vergabeprozess kann abhängig von vielen Rahmenbedingungen und Faktoren unterschiedlich ausgestaltet werden. Jedoch ist nicht nur die Einhaltung dieser Vorgaben maßgebend für den Erfolg einer Ausschreibung und final für die Umsetzung des Projektes im Rahmen der Zeit– und der Budgetplanung. Vorgaben in den Vergabeunterlagen entscheiden prägend über diese Zielerreichung mit. Erfolgreiche Vergabeprozesse definieren sowohl die Erwartungen an ein Projekt als auch die Umsetzungserwartungen. Ebenfalls geben diese Unterlagen als Bestandteil der Vergabe und letztendlich auch als Bestandteil der vertraglichen Vereinbarung die Leitlinien im Rahmen der organisatorischen, technischen und gesetzlichen Rahmenbedingen vor. Ebenso werden die fachlichen und technischen Umsetzungserwartungen als Kriterien definiert und fließen in die Bewertung der Gebote mit ein. Der erfolgreiche Entscheidungsprozess im Teilnehmer- und Bieterwettbewerb wird hierdurch maßgeblich geprägt.

Prüferische Begleitung der Einführung

Durch die Vorgaben im erfolgreichen Vergabeprozess werden die Rahmenbedingungen für die Umsetzung der betroffenen Projekte vorgegeben. Innerhalb der Ausführung von IT-Projekten und auch der Implementierung von SAP sind viele verschiedene Projektstufen zu absolvieren. Zahlreiche verschiedene Methodiken kommen hierbei zur Anwendung. Beginnend bei der Initialisierung eines Projektes weiter über den Weg der Aufnahme von Prozessen und Wissen dann zur Realisierung werden viele Entscheidungen und Fragen entstehen. Letztendlich sollte nach der Realisierung der erfolgreiche Test, folgend der Rollout und GoLive das Projekt abschließen und in die betreuungsintensivere Hypercarephase überführen.

Da IT-Projekte häufig über mehrere Jahre dauern, ist nicht nur der Auftragnehmer gefordert, sondern auch der Auftraggeber. Die Organisation muss gestellt werden, Entscheidungen müssen getroffen werden, verschiedene Lösungsansätze bewertet werden. Ebenfalls benötigt es Qualitäts-, Change- und Risk Management. Viele Auftraggeber kommen hier an ihre Grenzen und bestehende Organisationen werden schnell überbelastet. Operative Organisationen erleben IT-Projekte nicht permanent und sind oft nicht ausreichend kapazitativ und fachlich ausgestattet.

In diesem Zusammenhang bietet es sich an, einen externen Projektbegleiter einzusetzen, der die Umsetzung der Projektzeitpläne und Projektbudgets überwacht und rechtzeitig gegensteuert bzw. über die Risiken informiert. Gleichzeitig kann der Projektbegleiter auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen achten. Dies umfasst insbesondere auch die Sicherstellung einer nachvollziehbaren Dokumentation des Projekts und des damit verbundenen Internen Kontrollsystems.

Dazu gehören u. a.

Migrationskonzept

Welche Daten müssen migriert werden?

Wo müssen Daten gemappt werden (z. B. Zahlungsbedingungen?)
Wie geht man mit den nicht übernommenen Daten um?

Schnittstellenkonzept

Welche Systeme müssen miteinander verbunden werden?
Welche Formate werden benötigt?
Welche Daten werden ausgetauscht?
Wie sieht die Überwachung der Schnittstelle aus?

Berechtigungskonzept

Welche Berechtigungen werden für welche Tätigkeiten benötigt?
Welche administrativen Berechtigungen dürfen Mitarbeiter aus Fachbereichen haben und welche fachspezifischen Berechtigungen wiederum Administratoren?
Wird das Minimalprinzip eingehalten?

Test- und Freigabekonzept inkl.