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Themen Entwicklung von REG-IS-Tools zur Unterstützung in Projekten

Entwicklung von REG-IS-Tools zur Unterstützung in Projekten

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​veröffentlicht am 1. August 2022

 

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In vielen unserer Beratungsprojekten geht es um die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung von baulichen Anlagen im Facility Management. Betreiberverantwortung bedeutet eine Verantwortung gegenüber beteiligten Parteien zu haben, also für die Einhaltung von Rechten und Gesetzen Sorge zu tragen.

 

 

Eine sichere Wahrnehmung der Betreiberverantwortung beutet im Idealfall auch, alle zutreffenden Betreiberpflichten zu kennen, etwaige Änderungen zu verfolgen und den jeweiligen Stand einzuhalten. Dabei wird eine Vorgehensweise nach dem PDCA-Zyklus empfohlen. In der GEFMA 190 (E) wird ein mögliches Vorgehen in der Planungsphase vorgestellt.

 

 

 

Quelle: GEFMA 190 (E)
 
In unserem Regelwerks-Informationssystem REG-IS werden Gesetze und Regelwerke analysiert, kategorisiert und als Datenelemente in Datenbankkatalogen strukturiert. Durch konsequentes Verknüpfen von Datenelementen miteinander werden Datensets geschaffen. Sind die Verknüpfungen erst einmal geschaffen, lassen sich verschiedenste Zusammenhänge darstellen und in Projekten verwenden. REG-IS bildet die notwendige Grundlage, um für das jeweilige Projekt 

 

  • die einschlägigen Regelwerke zu identifizieren und ein kundenspezifisches Regelwerkskataster aufzubauen,
  • die bestehenden (Betreiber-)Pflichten zu bestimmen,
  • die Leistungsbeschreibungen für die Fremdvergabe entsprechender Facility Services zu erstellen,
  • die Grundregel 1 der Delegation („Klare, eindeutige Definition der zu übertragenden Pflichten”) zu erfüllen und
  • die FM-Dienstleistungen hinsichtlich des Ressourceneinsatzes zu planen und zu kalkulieren.

 

Im Rahmen verschiedener Beratungsprojekte sind Tools entstanden, die auf REG-IS aufsetzen und unsere Mandanten im Geschäftsalltag dabei unterstützen sollen, ihrer Betreiberverantwortung zu entsprechen. Diese Tools werden durch die Daten aus REG-IS gefüllt und mit den Bestandsdaten unserer Mandanten kombiniert.  

REG-IS-Tool: Pflichtenkatalog

Nachdem die Bestandsdaten erfasst und ein Regelwerkskataster erstellt wurde, werden die auf unsere Mandanten abgestimmten Pflichtenkataloge erstellt. Diese stellen die Zusammenhänge zwischen Regelwerken, Pflichten & Tätigkeiten, möglichen Risiken, den beteiligten Personen etc. dar.

Die Pflichtenkataloge werden zudem durch ein Dashboard unterstützt. Dieses verschafft unseren Mandanten den Überblick über alle relevanten Informationen, die für die Wahrnehmung ihrer Betreiberverantwortung notwendig sind. Damit sollen unsere Mandanten in die Lage versetzt werden, möglichst schnell nach bestimmten Informationen recherchieren zu können. Durch Kombination verschiedener Filterelemente lassen sich unterschiedliche Zusammenhänge darstellen.

 

 

 

Abbildung 1: interaktives Dashboard im Pflichtenkatalog
 

Im Rahmen verschiedener Beratungsprojekte sind Tools entstanden, die auf REG-IS aufsetzen und unsere Mandanten im Geschäftsalltag dabei unterstützen sollen, ihrer Betreiberverantwortung zu entsprechen. Diese Tools werden durch die Daten aus REG-IS gefüllt und mit den Bestandsdaten unserer Mandanten kombiniert.  

REG-IS-Tool: Pflichtenkatalog

Nachdem die Bestandsdaten erfasst und ein Regelwerkskataster erstellt wurde, werden die auf unsere Mandanten abgestimmten Pflichtenkataloge erstellt. Diese stellen die Zusammenhänge zwischen Regelwerken, Pflichten & Tätigkeiten, möglichen Risiken, den beteiligten Personen etc. dar.

Die Pflichtenkataloge werden zudem durch ein Dashboard unterstützt. Dieses verschafft unseren Mandanten den Überblick über alle relevanten Informationen, die für die Wahrnehmung ihrer Betreiberverantwortung notwendig sind. Damit sollen unsere Mandanten in die Lage versetzt werden, möglichst schnell nach bestimmten Informationen recherchieren zu können. Durch Kombination verschiedener Filterelemente lassen sich unterschiedliche Zusammenhänge darstellen.
 
Jeder „Klick” auf ein Datenelement filtert den Datenbestand, bis die gewünschte Information dargestellt wird. Durch Wahl eines Teilgewerks, zum Beispiel „Aufzugsanlagen”, werden die angezeigten Daten auf die für das jeweilige Teilgewerk relevanten Informationen redu-ziert. Ein weiterer „Klick” auf eine bestimmte Tätigkeitsart, z. B. „Wartung“, filtert die Daten weiter auf die Kombination aus Teilgewerk und Tätigkeitsart. Ein dritter „Klick” zeigt alle Pflichten, die es für die entsprechende Kombination gibt, zum Beispiel alle Pflichten für die „Wartung von Aufzugsanlagen”. Dabei werden die grafischen Elemente ausgeblendet und durch eine Liste der Pflichten ersetzt. Dadurch stehen die wesentlichen Informationen auf einer Bildschirmseite und müssen nicht erst durch Scrollen gefunden werden. 

Um unseren Mandanten möglichst viel Arbeit abzunehmen, haben diese nun die Möglichkeit, für die gefilterten Daten – z. B. Warten von Aufzugsanlagen – eine entsprechende Zuständigkeit hinzuzufügen und einen Dienstleister für die Durchführung zuzuordnen. Hierfür reicht ein weiterer „Klick” und über ein Eingabeformular lässt sich der Name eintragen und automatisiert den dazugehörigen Daten zuordnen. Die neu bestimmte Person wird der Liste „Zuständigkeit” hinzugefügt und lässt sich zukünftig mit filtern. Mit dem Pflichtenkatalog werden unseren Mandanten die identifizierten (Betreiber-)Pflichten zur Verfügung gestellt und durch das Dashboard übersichtlich aufbereitet. Somit werden unsere Mandanten bei der widerspruchsfreien und lückenlosen Verteilung der Aufgaben unterstützt. 

REG-IS-Tool: Begehungsprotokoll

Eine weitere Erleichterung sollen unsere Mandanten durch automatisiert generierte Checklisten bzw. Begehungsprotokolle für Kontrolltätigkeiten erhalten. Begehungen können somit dokumentiert und mit Anmerkungen zu den einzelnen baulichen Anlagen festgehalten werden. Der Pflichtenkatalog enthält alle dafür relevanten Informationen und bietet die Möglichkeit, diese Listen aufzubauen. Dafür werden 3 Informationen abgefragt:

  • Für welche zuständige Mitarbeiterin, für welchen zuständigen Mitarbeiter soll die Checkliste generiert werden?
  • Wer führt die Kontrollen durch?
  • Für welchen zugrundeliegenden Zyklus sollen die Checklisten aufgebaut werden?

Diese Fragen werden in einer Eingabemaske beantwortet und die Prozedur abschließend durch einen Bestätigungsbutton gestartet. Als Ergebnis wird eine PDF-Datei erstellt, die alle Tätigkeiten aus der Kombination der zuvor festgelegten Kriterien „Zuständiger Mitarbeiter, durchführender Dienstleister/Mitarbeiter und Zyklus” beinhaltet. Alternativ kann auch für jede Kombinationsmöglichkeit das entsprechende Protokoll generiert wer-den und in einen dafür vorgesehenen Ordner abgespeichert werden.
 
 


 

Abbildung 2: automatisiert erstelltes Begehungsprotokoll für Kontrolltätigkeiten


Mit den Begehungsprotokollen wird eine Zustandsüberwachung (Kontrolle) realisiert. Es werden einfache Sicht- oder Funktionsprüfungen im Rahmen regelmäßiger Kontrollrundgänge durch unterwiesene bzw. eingewiesene Personen durchgeführt. Jedes Protokoll ist durch eine eindeutige Kennung gekennzeichnet und lässt sich dadurch in den folgenden Prozessen weiterverarbeiten. 

REG-IS-Tool: Jahresplaner

Der Jahresplaner dient der Planung der wiederkehrenden operativen Tätigkeiten. Damit die baulichen Anlagensicher und ordnungsgemäß betrieben werden können, sind diese in regelmäßigen Intervallen zu prüfen, zu warten und zu kontrollieren. Dadurch können Instandsetzungsbedarfe erkannt und gleichzeitig Störungen und Anlagenausfälle reduziert werden. 
 
Um bei der Vielzahl an Tätigkeiten und verschiedener Zyklen nicht den Überblick zu verlieren, werden die Tätigkeiten gebündelt und als Termine in dem Jahresplaner hinterlegt. Hier werden auch die Termine der zuvor genannten Begehungsprotokolle aufgenommen. Durch die eindeutige Kennung lassen sich die Protokolle dem entsprechenden Eintrag im Jahresplaner zuordnen und die Gefahr, das falsche Dokument zu verwenden, wird minimiert. 

Im Jahresplaner wird das Datum der Objektbegehung eingetragen. Dadurch lassen sich Aussagen über die Zuverlässigkeit, die Auslastung und über die Kapazität des eigenen Personals bzw. des Dienstleisters machen. Wenn Kontrollen nicht fristgerecht wahrgenommen werden können, kann es daran liegen, dass dem Dienstleister Kapazitäten fehlen. Ein gepflegter Jahresplan kann unsere Mandanten so auch bei zukünftigen personellen Überlegungen unterstützen.

REG-IS-Tool: Leistungsverzeichnis (LV)

Leistungsverzeichnisse sind Bestandteil der der Ausschreibung von Facility Services und listen die kostenrelevanten Teilleistungen der zu erbringenden Gesamtleistung in Preispositionen. Dies bildet die Grundlage für die Kalkulatoren für die Preisbildung.

Auch in diesem Projektabschnitt können unsere Mandanten unterstützt werden. Nachdem die Bestandsdaten erfasst, ein Regelwerkskataster durch REG-IS aufgebaut und die (Betreiber-)Pflichten identifiziert und über den Pflichtenkatalog abgebildet wurden, kann das Leistungsverzeichnis automatisiert erstellt werden. Das Leistungsverzeichnis ist nach Kostengruppen gegliedert und bietet eine Vergleichbarkeit zwischen den einzelnen Anbietern durch Zwischensummen nach jeder Kostengruppe. Über die Positionsnummern kann eine Verbindung zu den Vertragsunterlagen und zur Leistungsbeschreibung hergestellt werden. Ziel war es, unseren Mandanten ein schlankes und vereinfachtes Leistungsverzeichnis zu bieten. Als Ergebnis liegt ein LV vor, in dem jede Positionsnummer genau einer baulichen Anlage bzw. einem Facility entspricht, konkretisiert durch Informationen wie der Leistungsart und dem dazugehörigen Intervall. 

 

 


Abbildung 3: automatisiert erstelltes Leistungsverzeichnis

 

Eine Besonderheit des Leistungsverzeichnisses ist die Angabe des zugrundeliegenden Regelwerks für die zu erbringende Leistung. Dem Kalkulator wird somit die Möglichkeit gegeben, sich ein klareres Bild über die zu erbringende Leistung zu machen. Zusätzlich wird der entsprechende Konformitätslevel (KL) mit ausgegeben. Konformitätslevel bilden Grade unterschiedlicher Verbindlichkeiten von Regelwerken ab und bieten unseren Mandanten die Möglichkeit einer Abwägung von Risiko und Kosten. So steht es dem Mandanten frei, sich bewusst für geringere Kosten zu höheren Restrisiken zu entscheiden und nur die Leistungen aus den Konformitätsleveln 1 und 2 auszuschreiben oder für höhere Kosten und geringere Restrisiken KL 3 mit dazuzunehmen. 

Mehr Komfort für Mandanten

Mit der Entwicklung der REG-IS-Tools soll der Aufwand unserer Mandanten reduziert werden. Mithilfe automatisierter Prozessabläufe werden einzelne Arbeitsschritte abgenommen, sodass sich unsere Mandanten auf das Wesentliche konzentrieren können – die sichere Wahrnehmung der Betreiberverantwortung. Durch die automatisch generierten Pflichtenkataloge, Protokolle und Leistungsverzeichnisse wird über alle zukünftigen Projekte hinweg ein einheitliches Bild geschaffen.
 
Damit die Arbeitsergebnisse zueinander schlüssig sind, sind die Tools fest in definierten Prozessen verankert und bauen aufeinander auf.


 

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ZITIERTE PUBLIKATIONEN:
GEFMA 190 (E) Betreiberverantwortung 2.0 im Facility Management; Ausgabe 2022-01; GEFMA e.V.

 

 

 

 

 

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