Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung in der öffentlichen Verwaltung – Eine Chance für Effizienzsteigerung und langfristige Kostenersparnis

veröffentlicht am 1. Juli 2025

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht an einem entscheidenden Wendepunkt. Trotz intensiver Bemühungen der letzten Jahre durch das E-Government-Gesetz und das Onlinezugangsgesetz (OZG) bleibt die Digitalisierung in vielen Bereichen hinter den Erwartungen zurück. Auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene gibt es ein uneinheitliches Bild: Einige Verwaltungen haben bedeutende Fortschritte gemacht, während andere noch immer mit grundlegenden Herausforderungen kämpfen. Der Fachkräftemangel und begrenzte finanzielle Mittel erschweren eine konsequente Digitalisierung und treiben den Modernisierungsbedarf voran.

Der digitale Wandel ist jedoch nicht nur eine Notwendigkeit, sondern eine Chance. Eine moderne, digitale Verwaltung ist effizienter, bürgerfreundlicher und langfristig kostensparender. Diese Erkenntnis ist auch im aktuellen Koalitionsvertrag verankert, der die Digitalisierung als zentrales Ziel festschreibt. Doch um die gewünschten Effekte zu erzielen, ist eine durchdachte Strategie und ein zuverlässiger Partner erforderlich, der die Verwaltung auf dem Weg der Digitalisierung unterstützt.

Aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse zur Verwaltungsmodernisierung

Aktuelle Studien zur Verwaltungsdigitalisierung¹ bestätigen die großen Potenziale, die die Digitalisierung für die Effizienzsteigerung der öffentlichen Verwaltung bietet. Die Forschung zeigt, dass digitale Prozesse nicht nur administrative Aufgaben schneller und präziser erledigen, sondern auch die Ressourcennutzung optimieren. Laut einer Analyse von Gräfe et al. (2024)² kann die vollständige Implementierung digitaler Bürgerdienste zu einer signifikanten Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten führen. Dabei kommt es vor allem auf die Integration von digitalen Schnittstellen und die Nutzung von Plattformen an, die eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen ermöglichen.

Ein weiteres Beispiel aus der wissenschaftlichen Literatur belegt, dass insbesondere die Automatisierung von Prozessen wie der Elterngeldbearbeitung oder der Kfz-Zulassung zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führen kann. Diese Effizienzgewinne resultieren aus der Reduktion manueller Tätigkeiten und der Vermeidung von Fehlern durch Plausibilitätsprüfungen und automatische Datenvalidierung.

Wie sich digitale Effizienzen lohnen: Beispielhafte Berechnungen

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen wie der Bearbeitung von Elterngeldanträgen bietet konkrete, messbare Vorteile. Berechnungen zur Effizienzsteigerung bei der Elterngeldbearbeitung zeigen, dass sich die Bearbeitungszeit pro Antrag durch eine automatisierte Datenverarbeitung von mehreren Tagen auf nur wenige Stunden reduzieren lässt. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren Bearbeitung und einer höheren Bürgerzufriedenheit, sondern auch zu einer erheblichen Entlastung des Verwaltungspersonals.

Bei der Kfz-Zulassung konnte durch die Einführung einer digitalen Schnittstelle bereits in 83 % der Zulassungsstellen eine Automatisierung erfolgen, die sowohl Bearbeitungszeiten als auch Fehlerquoten signifikant senkte. Diese digitale Optimierung führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer besseren Nutzung der Ressourcen.

Ein weiteres Beispiel aus einem Bürgeramt zeigt, dass die Bearbeitung eines einfachen Meldevorgangs analog durchschnittlich 20 Minuten dauert. Wird dieser Vorgang jedoch digitalisiert, reduziert sich die Bearbeitungszeit auf nur noch 5 Minuten. Bei 100.000 Vorgängen pro Jahr ergibt sich eine Zeitersparnis von rund 25.000 Stunden – das entspricht etwa 14 Vollzeitstellen. Dies zeigt deutlich, wie erhebliche Effizienzgewinne durch Digitalisierung erzielbar sind, die sowohl die Arbeitsbelastung der Verwaltungskräfte reduzieren als auch zu einer verbesserten Servicequalität für die Bürger führen.

Wir begleiten öffentliche Verwaltungen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft

Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen für eine schnelle und kosteneffiziente Digitalisierung von Verwaltungsprozessen durch den gezielten Einsatz unserer hauseigenen No-Code-/Low-Code-Plattform
Unsere Plattform bildet den gesamten End-to-End-Prozess ab, z. B. durch digitale Antragsverfahren
Die Vorteile einer digitalisierten Verwaltung: geringere Kosten, reduzierte Arbeitsbelastung für Mitarbeitende und damit eine bessere Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger
Umfassende Beratung und Begleitung in allen Phasen des Digitalisierungsprozesses durch Rödl & Partner – von der Analyse bestehender Abläufe über die Planung und Implementierung bis zur kontinuierlichen Optimierung

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„Gemeinsam gestalten wir die digitale Verwaltung von morgen – effizient, nachhaltig und zukunftsfähig.“

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¹ FOKUS, 2015.

² Philipp Gräfe, 2024.