IT-Governance und IT-Organisation in Kommunen gewinnen an Bedeutung

veröffentlicht am 3. Juli 2017

In Kommunen ist seit einiger Zeit ein Umdenken festzustellen: Wurde ursprünglich die IT als „Mittel zum Zweck” und allenfalls als Randthema angesehen, rückt sie inzwischen bei der Gestaltung von kommunalen Kernprozessen zunehmend stärker in den Mittelpunkt.

Digitale Agenda für Kommunen

Immer öfter werden klassische kommunale Kompetenzen mit Unterstützung von digitalen Lösungen erledigt, zum Beispiel ist die Anmeldung eines Hundes heute nicht mehr mit einem Gang ins Rathaus verbunden, sondern erfolgt online. Die Bezahlung von Gebührenbescheiden durch die Bürger kann mit Online-Bezahlverfahren wie PayPal oder giropay erfolgen, die Meldung des Zählerstands von Wasser- oder Stromzähler mobil per QRCode.

Neben diesen Prozessen, die auf einer Interaktion mit der Bürgerschaft beruhen, basieren viele Verwaltungsinterne Abläufe inzwischen auf Informationstechnik. Akten werden vollständig digitalisiert und archiviert, der digitale Workflow löst den klassischen papierbasierten Workflow ab, indem bereits in der Poststelle die Eingangsrechnung digitalisiert wird oder indem Bauhöfe mit mobiler Zeiterfassung arbeiten, die gleichzeitig eine Tourenplanung ermöglicht. Diese Aufzählungen ließen sich einerseits noch lange fortsetzen, andererseits zeigen sie, dass die Digitalisierung immer stärker in das kommunale Handeln eingreift. Den rechtlichen Rahmen geben dabei E-Government- und Datenschutzgesetze von Bund und Ländern.

Aufbau einer IT-Governance

Diese Entwicklung bedingt, dass der Fachbereich IT über passende Strukturen die Möglichkeit erhält, diese Prozesse wirkungsvoll unterstützen zu können und so dem Thema Digitalisierung auf Augenhöhe angemessen begegnen kann. Die Schaffung dieser Rahmenbedingungen – also Maßnahmen zur Steuerung, Kontrolle und Organisation – wird unter dem Begriff IT-Governance subsumiert. Dabei ist IT-Governance nicht im Fachbereich IT angesiedelt, sondern als zentrale Aufgabe der Verwaltungsführung anzusehen. Die Ausgestaltung und Umsetzung erfolgt nach dem Top-down-Prinzip.

Eine Ableitung der IT-Governance sollte sich somit vorrangig an den Verwaltungszielen und der strategischen Ausrichtung orientieren. Ziel von IT-Governance ist es, eine geeignete Organisationsstruktur zu schaffen, in der klare Entscheidungswege definiert und Entscheidungsgremien etabliert sind. Da der Fachbereich IT einer Kommune häufig einen Dienstleistungscharakter in der Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen besitzt, ist es essenziell, dass Prozesse mit Rollen und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden, um so klare Regeln für die Zusammenarbeit zu schaffen. Ebenso sind Erkennung, Minimierung und Umgang mit IT-Risiken sowie die Festlegung und Überwachung von IT-Zielen als Zielsetzung von IT-Governance zu sehen. Daneben müssen über IT-Governance die Rahmenbedingungen für die Arbeit eines Informationssicherheitsbeauftragten sowie eines Datenschutzbeauftragten geschaffen werden (organisatorisch sowie ressourcen- und kompetenztechnisch).

IT-Organisation als Grundlage der operativen IT

Der IT-Organisation (auch IT-Management genannt) fällt die Aufgabe zu, den Fachbereich IT zu führen und Entscheidungen zu treffen. Diese Entscheidungen müssen sich stets am Rahmenwerk
orientieren, das von der IT-Governance vorgegeben wird. Die IT-Organisation muss dabei den Aufbau des operativen IT-Betriebs vorgeben und gleichzeitig eine Ablauforganisation festlegen, die ein zielgerichtetes Handeln aller IT-Akteure unterstützt und fördert. Ein wesentliches Merkmal hierbei ist, dass aus Sicht des Fachbereichs IT die interne Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Dienstleistern – die in der IT-Governance beschrieben werden – ausgestaltet wird. Hierzu zählen vordergründig die Festlegung von Service Level Agreements, die Zuständigkeit, die Reaktionszeit, die Qualität und das Vorgeben des Leistungsumfangs. Um eine zukunftssichere Fortführung des IT-Betriebs zu ermöglichen, müssen Investitionen und Projekte geplant und priorisiert werden. Die IT-Organisation agiert somit auch als Bindeglied zwischen Fach- und IT-Bereich im Hinblick auf Investitionen und Maßnahmen: Wünsche und Anforderungen werden durch die Fachabteilung definiert, die IT-Organisation bewertet diese anhand von Kritikalität und benötigten Ressourcen, während die operative IT für die technische Ausgestaltung und Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich ist.

Mit zunehmender Digitalisierung und Verknüpfung von Prozessen erlangt die Zusammenarbeit von IT und Fachabteilung einen immer größeren Stellenwert. Eine Zusammenlegung der Sachgebiete Personal, IT und Organisation unter einer Verwaltungseinheit erscheint daher als sinnvoll.