Organisationsdiagnose als Grundlage der strukturierten Weiterentwicklung

Praxisbeispiel Landkreis Bautzen

Von Susanne Eymold

Ausgangslage und Status quo

Mit dem Gesetz zur Neugliederung des Gebietes der Landkreise des Freistaates Sachsen erfolgte auch die Fusion der Landkreise Kamenz und Bautzen mit der kreisfreien Stadt Hoyerswerda zum neuen Landkreis Bautzen. Ziel der Kreisneugliederung war die Bildung von Landkreisen, die nach Gebiet, Wirtschaft und Bevölkerungszahl eine ausreichende Verwaltungs-, Planungs- und Finanzkraft besitzen. Um zum sparsamen und wirtschaftlichen Einsatz öffentlicher Mittel beizutragen, sollten effektivitäts- und

effizienzfördernde Kreisstrukturen geschaffen werden. Im Landkreis Bautzen wurden die drei Verwaltungsstandorte (Kamenz, Hoyerswerda, Bautzen) erhalten.

Im Rahmen von organisatorischen und finanziellen Weiterentwicklungsbestrebungen in der Jugendhilfeverwaltung beschloss der Landkreis Bautzen Ende des Jahres 2011 den Ist–Zustand seines Jugendamtes durch eine Organisationsdiagnose erheben zu lassen. Rödl & Partner wurde mit der Durchführung beauftragt.

Verständnis der Organisationsdiagnose

Wir verstehen unter einer Organisationsdiagnose einen analytischen Befund des Ist-Zustandes einer Organisation zum Zweck der Organisationsentwicklung. Im Jugendamt des Landkreises Bautzen wurde mithilfe einer Organisationsdiagnose

mit den verantwortlichen Akteuren ein gemeinsames Bild der Ist-Situation im Jugendamt entwickelt,
in den Sachgebieten, in denen ein Veränderungsprozess angestoßen werden sollte, der Ist-Zustand vor dem Soll- Zustand reflektiert und
Handlungsfelder für potenzielle Optimierungen identifiziert.

Ziel der Untersuchung war es, mit den gewonnenen Erkenntnissen die Basis für einen strukturierten Organisationsentwicklungsprozess anzustoßen.

Vorgehensweise im Projekt

Eine zwingende Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt ist eine transparente und konsistente Methode. Unsere angewandte Methode gliederte sich daher in die Phasen der Ist-Erhebung, Ist-Analyse, Identifikation von Handlungsfeldern und schließlich die Diagnoseerstellung.

Im Rahmen der Ist-Erhebung wurden relevante Dokumente und Daten erhoben, die als Grundlage für die sich anschließende Phase der Ist- Analyse dienten. Gemeinsam mit den verantwortlichen Akteuren des Amtes setzten wir die Schwerpunkte der Analyse auf die drei wesentlichen Prüfkriterien:

Organisation (Aufbau- und Ablauforganisation),
Steuerung und Führung (z.B. Managementinstrumente) und
Personal (z.B. Personalausstattung).

Der Erfolg einer Organisation hängt maßgeblich von ihren Mitarbeitern ab. Wir glauben, dass durch ein frühzeitiges Einbinden der Mitarbeiter der Organisationsentwicklungsprozess entscheidend beeinflusst werden kann und die Möglichkeit entsteht, sich abzeichnende Blockaden und Ängste frühzeitig

aufzuklären. Für die Phase der Ist-Analyse verfolgten wir daher einen partizipativen Ansatz, bei dem die Mitarbeiter des Amtes aktiv eingebunden wurden. Im Zuge sogenannter 360-Grad- Interviews war es uns möglich, zu den drei genannten Prüfkriterien Gespräche mit einem repräsentativen Mitarbeiteranteil des Jugendamtes zu führen. Ziel war es, vom Sachbearbeiter bis zur Dezernentin am Ende der Projektphase die Blickwinkel aller Hierarchiestufen abzubilden. So konnte ein ganzheitliches Bild der

Ist-Situation im Jugendamt gezeichnet werden.

Die gemeinsam erarbeiteten Ansätze wurden zusammengefasst und den Führungskräften des Amtes vorgestellt. Um stetige finanzielle und organisatorische Optimierungen realisieren zu können, sind in diesem Gremium die vier wesentlichen Themen identifiziert worden:

Identifizierte Themen der Organisationsdiagnose

Zur Erreichung der in der obigen Abbildung dargestellten prospektiven Themen, wurden im Zuge eines Workshops mit den verantwortlichen Leitungskräften konkrete Maßnahmen erarbeitet.

Die Maßnahmen gliedern sich in die drei Handlungsfelder

Inhaltliche Ausrichtung des Amtes,
Ablauforganisation und
Aufbauorganisation.

Ergebnis der Organisationsdiagnose: Handlungsfelder des Jugendamtes Bautzen

Im Ergebnis der Organisationsdiagnose lagen nun drei Handlungsfelder vor, die die Basis der weiteren Entwicklungsschritte und den Ausgangspunkt des Organisationsentwicklungsprozesses markieren.

Die Organisationsdiagnose als Ausgangspunkt des Veränderungsprozesses Nach dem Abschluss der Organisationsdiagnose sind potenzielle Handlungsfelder identifiziert worden. An diesem Meilenstein im Projekt entscheidet der Auftraggeber üblicherweise, ob er den Organisationsentwicklungsprozess von nun an aus eigener Kraft bestreiten oder eine weitere Begleitung durch Externe anstreben möchte.

In jedem Fall konnten im Zuge der Organisationsdiagnose als Voruntersuchung die Problemstellung sowie die Zieldefinition des Untersuchungsbereiches formuliert und konkretisiert werden.

Mit Hilfe der 360-Grad-Interviews war es uns möglich, mit einer relativ geringen Personalbindung für den Auftraggeber einen schnellen Einblick in die Ausgangslage und die Rahmenbedingungen des Untersuchungsbereiches zu erlangen und einen Organisationsbefund zu erstellen.

Der Landkreis Bautzen beauftragte Rödl & Partner nach dem erfolgreichen Abschluss der Organisationsdiagnose zur weiteren Begleitung des Organisationsentwicklungsprozesses und

Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen. Die Hauptuntersuchung wird voraussichtlich Mitte des Jahres 2013 abgeschlossen sein.

Gerne bringen wir unsere Erfahrungen auch in Ihren Prozess ein.