Compliance für Energieversorgungsunternehmen – wichtiger denn je

veröffentlicht am 1. März 2018

Compliance, d.h. die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Normen, betrifft nicht nur internationale Großkonzerne, sondern ist auch für kleine und mittlere Unternehmen von grundlegender Bedeutung. Denn für Stadtwerke und kommunale Energieversorgungsunternehmen besteht selbstverständlich auch die Pflicht, das eigene Unternehmen und die internen Prozesse dergestalt zu organisieren, dass Gesetzes- und sonstige Regelverstöße vermieden werden. Hierfür ist die Implementierung eines Compliance-Management-Systems unerlässlich. Die Einführung und Umsetzung eines Compliance-Management-Systems stellt kleine und mittlere (Energie-)Versorgungsunternehmen jedoch regelmäßig vor große Herausforderungen.

Zunehmende Bedeutung von Compliance

In den letzten Jahren stehen kleine und mittlere Unternehmen, aber auch die öffentliche Hand vermehrt im Fokus von Ermittlungsbehörden. Häufig geht es dabei um Steuer- und Vermögensdelikte. Darüber hinaus bringt vor allem auch die zunehmende Komplexität an Gesetzen und anderen Rechtsvorschriften (z.B. aktuell die Datenschutz-Grundverordnung, die ab dem 25. Mai 2018 verbindlich gilt) kleine und mittlere Energieversorgungsunternehmen an die Grenze ihrer Möglichkeiten. Damit einher geht die erhöhte Gefahr von Regelverstößen, die bei Unternehmen kleinerer Strukturen im schlimmsten Fall zu einer Existenzvernichtung führen. Besonders anfällig für Verstöße sind innerhalb des Unternehmens vor allem die Bereiche Vertrieb, Einkauf, Personal und IT.

Nach der Rechtsprechung hat die Unternehmensführung im Rahmen ihrer Legalitätspflicht jedoch dafür Sorge zu tragen, dass ein Unternehmen so organisiert und beaufsichtigt wird, dass keine (Gesetzes-)Verstöße erfolgen (LG München I, Urteil vom 10. Dezember 2013, 5 HK O 1387/10). Dies gilt für Großkonzerne ebenso wie für kleine und mittlere Unternehmen. Dieser Pflicht genügt die Unternehmensführung regelmäßig dann, wenn sie ein Compliance-Management-System einführt, das auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegt ist. Für die Einführung und Umsetzung eines solchen Systems gibt es indes keine „Standard-Lösung”. Ein Compliance-Management-System muss stets individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sein. Entscheidend für den Umfang des Compliance-Management-Systems sind insbesondere Art, Größe, Branche und Rechtsform des Unternehmens.

Pflicht und Kür

Die Implementierung eines Compliance-Management-Systems ist dabei nicht nur verpflichtend, sondern birgt zugleich Chancen. Ein Mehrwert für das Unternehmen resultiert – neben der Prävention von Regelverstößen und Schadensfällen – daraus, dass ein funktionierendes Compliance-Management-System zu Effizienzsteigerungen, zur Qualitätssicherung, zu einer positiven Außendarstellung und vor allem zu einer Verringerung des Haftungsrisikos der Geschäftsführung beiträgt. So führt nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesgerichtshof die Installation eines effizienten Compliance-Management-Systems, das auf die Vermeidung von Rechtsverstößen ausgelegt ist, in der Regel zu einer Reduzierung von Geldbußen bei Gesetzesverstößen (BGH, Urteil vom 9. Mai 2017, 1 StR 265/16).

Compliance-Management-System – was ist das?

Wie bereits erwähnt, ein Compliance-Management-System muss maßgeschneidert sein, damit es den verfolgten Zweck erfüllen kann. Folgende grundsätzliche Elemente sind jedoch regelmäßig bei der Einführung eines Compliance-Management-Systems zu berücksichtigen:

Risikoanalyse (Identifizierung von Verpflichtungen und Risiken)
Organisation/Compliance Officer (Aufbau- und Ablauforganisation)
Kommunikation (Berichtswesen, Hinweisgebersystem)
Dokumentation (Verhaltenskodex/Richtlinien/
Stellenbeschreibungen)
Überwachung (Zuständigkeiten/Prozesse/Sanktionen).

Nur das optimale Zusammenspiel dieser einzelnen Elemente bezogen auf die individuelle Situation im Unternehmen kann dazu führen, Gesetzes- und Regelverstöße zukünftig zu vermeiden bzw. zu minimieren.

Neue Wege gehen

Die Einführung eines Compliance-Management-Systems ist nach alledem nicht nur zwingend, sondern sollte von kleinen und mittleren Energieversorgungsunternehmen zugleich als Chance verstanden werden, die eigene Aufgabenerfüllung nachhaltig sicherzustellen und einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Hierfür erforderlich ist oftmals in einem ersten Schritt die Sensibilisierung sowohl der Geschäftsführung als auch der Mitarbeiter für ein solches Compliance-Management-System: weg von negativen Impulsen wie Argwohn und Überwachung, hin zu positiven Impulsen wie Sicherheit, Verlässlichkeit und Risikominimierung.

Sprechen Sie uns an, gerne begleiten wir Sie auf dem Weg zu einem funktionierenden Compliance-Management-System.