Interne Revision - Ein vergessenes Instrument der ganzheitlichen Unternehmensführung

​veröffentlicht am 02. Juni 2020

 

 

Die steigende Komplexität und die verschärften Entwicklungen in der Energiewirtschaft sind die Ursachen für steigende Risiken, mit der Unternehmensführungen immer stärker konfrontiert sind. Die Interne Revision ist in der Branche zur Steuerung dieser Risiken noch ein eher vernachlässigtes Instrument. Dabei verfolgt die Interne Revision nicht nur das Ziel der Risikominimierung - die Vorteile von regelmäßigen Revisionsprüfungen sind vielseitig.

AKTUELLE NOTWENDIGKEIT DER INTERNEN REVISION

Die letzten 5 Jahre haben gezeigt, dass dem Themengebiet der Internen Revision eine immer größere Bedeutung zugesprochen wird. Die Anzahl an Pressemitteilungen zu Fraud-Fällen, fehlender Funktionstrennung, betrügerischen Tätigkeiten im laufenden Geschäft, mangelnder Dokumentation, strukturellen Defiziten im Risikomanagement oder einem gänzlich fehlenden 4-Augen-Prinzip steigen kontinuierlich – unabhängig der Unternehmensgröße. Aussagen wie „in unserem Unternehmen passiert das nicht” sind längst überholt. 

Insbesondere innerhalb der sich volatil entwickelnden Energiebeschaffung haben die Risiken in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Immer wieder wird in Revisionsprüfungen klar, dass das notwendige Know-how im Unternehmen nicht oder nur unzureichend vorhanden ist. Die Folge sind nicht zuletzt entgangene Gewinne oder gar Verluste in entsprechender Höhe.

 

Dabei ist die Interne Revision nur ein Baustein des internen Kontrollsystems. Im Zusammenspiel mit einem Compliance- sowie Risikomanagementsystem sollen Risiken minimiert werden und Missachtungen von Regeln, Richtlinien und Vorgaben identifiziert werden.

ZIELE UND NUTZEN DER INTERNEN REVISION

Die Verringerung von Risiken – vor allem zur Vermögensicherung und Vermeidung von dolosen Handlungen – ist nur ein Ziel der Internen Revision. Darüber hinaus steht die Optimierung von Geschäftsprozessen im Fokus und damit einhergehend die Schaffung von Mehrwerten.

Häufig wird die Interne Revision als Kontrolle und/oder Überwachung interpretiert und leider viel zu selten als Chance gesehen. Durch die geschaffene Transparenz und die unabhängige sowie objektive Prüfung tragen Revisionsprüfungen dazu bei, Unternehmensziele unter Effizienzgesichtspunkten zu erreichen. Die nachfolgende Abbildung fasst dies auch noch einmal schematisch zusammen.

 

 

Durch die direkte Berichterstattung an die Unternehmensleitung erhält diese einen Überblick über die eigenen Prozesse – insbesondere im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit. Darüber hinaus kommt die Unternehmensleitung ihrer Aufsichts- und Sorgfaltspflicht nach.

Die potenziellen Prüfbereiche sind dabei vielseitig: von klassischen Themen des Forderungsmanagements oder Einkaufs sind auch Themen in der Technik (beispielsweise die Einhaltung von Dokumentationspflichten vor dem Hintergrund von Zertifizierungen) oder der Energiebeschaffung und Verbrauchsabrechnung denkbar. Die Prüfungsschwerpunkte können dabei ganz individuell mit der Unternehmensleitung festgelegt werden.

AUFGABEN DER INTERNEN REVISION

Zur wesentlichen Aufgabe gehört die Durchführung von Revisionsprüfungen zur Reduzierung von Risiken und kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse.

Durch eine Prüfung von Soll- und Istvorgaben werden sowohl die Einhaltung als auch Zweckmäßigkeit beurteilt (Grundsätze der Internen Revision). Zur besseren Beurteilung ist daher auch in den meisten Revisionsprüfungen eine Stichprobenprüfung von wesentlicher Bedeutung.

 

Die Formulierung von Handlungsempfehlungen zur Behebung von Feststellungen und auch die Klassifizierung von Feststellungen gehören ebenfalls zur den Aufgaben der Internen Revision. Im Rahmen von Revisionsprüfungen geht Rödl & Partner bei der Klassifizierung anhand eines vierstufigen Modells vor – die schwerwiegendste Klasse beurteilt Geschäftsabläufe mit erheblichen Defiziten, bei denen eine angemessene Prozesssicherheit nicht gewährleistet ist und bedeutende Vermögensnachteile eingetreten sind oder eintreten können.

Darüber hinaus ist die Interne Revision für die Erstellung einer angemessenen d. h. der Unternehmensgröße angepassten, Prüfungsplanung verantwortlich. Dabei sind kontinuierliche Prüfungen sowie anlassbezogene Prüfungen durchzuführen.

Das moderne Verständnis der Internen Revision geht dabei über die reine Prüfungsfunktion hinaus. Auch bei der Umsetzung der Handlungsempfehlung – anders als häufig angenommen – kann die Interne Revision unterstützen und agiert verstärkt auch als unabhängiger Berater des Managements.

DAS EWIGE UND LEIDIGE THEMA DER DOKUMENTATION

Wesentlich im Rahmen einer Revisionsprüfung sind die vorhandenen (Soll-)Dokumentationen. Häufig wird jedoch bei Energieversorgern das Thema Dokumentation vernachlässigt, stiefmütterlich behandelt und/oder als lästige Aufgabe gesehen. Im technischen Bereich sind die Dokumentationen durch die Vorgaben aus dem Bereich Arbeitssicherheit insbesondere durch eine Zertifizierung zum Technischen Sicherheitsmanagement (TSM) besser und umfänglicher. Im kaufmännischen oder vertrieblichen Bereich sind die Dokumente meist jedoch nicht existent, veraltet oder entsprechen nicht mehr dem aktuellen Stand.

Ein vollumfängliches Betriebs- und Organisationshandbuch mit einer Systematik zu Anweisungen und Prozessdokumentationen ist vor allem bei kleinen und mittleren Energieversorgern eine Seltenheit. Als Ursache werden häufig mangelnde Personal- und Zeitkapazitäten aufgeführt.

 

Meist tritt die Dokumentation erst in den Vordergrund, wenn es zu spät ist und Vermögensnachteile eingetreten sind. Neben fehlenden Sollvorgaben mangelt es auch an Dokumentationen zu Kontrollmechanismen, wie beispielsweise dem 4-Augen-Prinzip. Durch fehlende Vorgaben können Risiken und umfängliche Nachteile entstehen. Beispielsweise werden Abläufe mitarbeiterabhängig und somit nicht einheitlich durchgeführt, die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern gestaltet sich schwer und als wichtigstes Risiko wird bei fehlenden Vorgaben durch die Verletzung der Organisationspflicht auch schnell von Organisationsverschulden bzw. -haftung gesprochen - ein originärer Verantwortungsbereich der Unternehmensleitung.

IST EINE EXTERNE INTERNE REVISION DENKBAR?

Die Interne Revision kann grundsätzlich entweder durch eine eigene Stabsstelle innerhalb des Unternehmens abgebildet werden oder sich externen Dienstleistern bedienen.

Die Gründe für eine Auslagerung sind vielgestaltig. So können fachliche Spezialthemen, die nicht über die internen Ressourcen an Personal und Zeit abgedeckt werden können, eine Ursache sein. Bei Knappheit oder Nichtvorhandensein von Ressourcen ist es häufig unabdinglich, Revisionsaktivitäten auszulagern, um in weiterer Folge eine professionelle und kompetente Prüfung zu gewährleisten. Je nach Branche und den entsprechenden Themen sowie der Größe des Unternehmens kann die Ausgestaltung bzw. Art der Revisionsleistung sehr unterschiedlich sein. Die Revisionen von Handbüchern für die Energiebeschaffung oder etwa von Prozessen innerhalb des Vertriebs und der Verbrauchsabrechnung sind häufige Auslagerungsfelder von Stadtwerken bzw. Energieversorgern und Netzbetreibern.

 

 

 

 

Für eine effiziente Durchführung der Internen Revision müssen Zielsetzungen und Bedarfe seitens der gesetzlichen Vertreter und Revisionsleiter klar und deutlich formuliert werden. Im Falle einer vollkommenen Auslagerung der Internen Revision an einen externen Dienstleister ist zu berücksichtigen, dass die Verantwortung und Aufsicht der Revisionsaktivitäten beim Management des Unternehmens verbleiben und nicht ausgelagert werden können. Ebenso nimmt die Geschäftsleitung eine Überwachungsfunktion im Rahmen der Auslagerung der Internen Revision ein.

Dies gilt gleichermaßen für den Fall, dass eine interne Stelle für den Bereich Revision geschaffen wird.  Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass die Interne Revision möglichst unabhängig von der Geschäftsleitung agiert.

VERKNÜPFUNG UND ABGRENZUNG ZUM JAHRESABSCHLUSS

Die Interne Revision kann im Kontext der Jahresabschlussprüfung und damit verbundener Prüfung des internen Kontrollsystems als Bestandteil der prozessunabhängigen Überwachungsmaßnahmen innerhalb des internen Überwachungssystems verstanden werden. Die nachfolgende Übersicht, entnommen aus dem Prüfungsstandard 261 neue Fassung des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PS 261 n.F.), verdeutlicht diesen Zusammenhang:

 

 

Vereinfachend kann festgestellt werden, dass das Vorhandensein einer angemessenen und wirksam eingerichteten Internen Revision eine Reduktion der Prüfungshandlungen durch den Abschlussprüfer zur Folge haben kann.

Die Jahresabschlussprüfung ist jedoch entscheidend von der Internen Revision dahingehend abzugrenzen, dass sie eine externe Revision mit Fokus auf das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem darstellt. Die Interne Revision verfügt über ein vergleichbares Repertoire an Prüfungshandlungen, geht jedoch deutlich weiter in Bezug auf unternehmensweite Prozesse und Kontrollen und berücksichtigt zudem in der Regel nicht den Grundsatz der Wesentlichkeit.

Insbesondere im Kontext von Stadtwerken, Energieversorgern und Netzbetreibern, die oftmals Anteilseigner der öffentlichen Hand haben, rückt die Prüfung gemäß § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) vermehrt in den Vordergrund. Diese beinhaltet u. a. die Beurteilung der eingesetzten Internen Revision bzw. vergleichbarer Instrumente zur Überwachung der Geschäftsprozesse durch den Abschlussprüfer.

FAZIT

Das Thema Interne Revision hat an Aktualität nicht verloren, wie diverse Pressemitteilungen im Hinblick auf Fraud-Fälle der jüngsten Vergangenheit zeigen. Mittels einer Internen Revision können die Verlässlichkeit der Aufbau- und Ablauforganisation und die Funktionsfähigkeit von eingerichteten Kontrollen im innerbetrieblichen Kontrollsystem überprüft werden. Der Mehrwert liegt dabei überwiegend in der Minimierung von diversen Risiken sowie in der Optimierung von Geschäftsprozessen und damit letztlich einer Verbesserung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit.

 

Die Ausgestaltung einer Internen Revision kann je nach Größe des Unternehmens, Komplexität der Geschäftsvorfälle und der Betroffenheit von relevanten Spezialthemen variieren. Dabei kann es sich als zweckmäßig erweisen, Teile der Internen Revision auszulagern.

 

 

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