Ein ewiges Thema – das Hinterlegen von Dokumenten in die Urkundensammlung

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• In der heutigen Ausgabe unseres Newsletters möchten wir erneut auf die gesetzliche Pflicht zur Hinterlegung von Urkunden in die Urkundensammlung eines Registergerichts hinweisen, die bei Unternehmern in der Tschechischen Republik besonders unbeliebt ist und vielleicht auch deswegen oft vernachlässigt wird.

Die Gründe für die Unbeliebtheit sind bekannt: Für viele Unternehmer bedeutet diese Verpflichtung nur eine weitere administrative Belastung, andere wiederum sehen hierin eine Quelle mit Informationen über ihr Unternehmen, die sie nur ungern veröffentlichen und gegenüber der Konkurrenz preisgeben möchten. Sie wird jedoch zu Unrecht vernachlässigt, da sie gesetzlich begründet und ihre Verletzung mit spürbaren Sanktionen verbunden ist.

Betrachten wir nun die Verpflichtung zur Hinterlegung von gesetzlich festgelegten Dokumenten in die Urkundensammlung eines öffentlichen Registers (nachfolgend nur „Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden”) zunächst aus der Sicht der rechtlichen Regelung. Die Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden in die Urkundensammlung (bei Handelsgesellschaften wird diese durch ein Registergericht geführt) wird bereits seit über einem Jahr, mit Wirkung seit dem 01.01.2014, durch das Gesetz über öffentliche Register von juristischen und natürlichen Personen Nr. 304/2013 Slg.  (nachfolgend nur „Gesetz über öffentliche Register”) neu geregelt. Das Gesetz geht von der früheren Regelung des Handelsgesetzbuches aus und enthält nur einige wenige Abweichungen. Eine Abweichung der neuen rechtlichen Regelung gegenüber der alten, die eher unangenehm ist, besteht allerdings in der Verschärfung der Sanktionen für eine Unterlassung der Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden.

Diese, aus rechtlicher Sicht eher einfache Verpflichtung beruht im Wesentlichen auf der Tatsache, dass das Gesetz den Handelsgesellschaften und weiteren Subjekten die Verpflichtung auferlegt, bestimmte, genau definierte Dokumente in die Urkundensammlung zu hinterlegen, insbesondere Gründungsdokumente, Satzungen, Beschlüsse über die Wahl/Bestellung/Beendigung der Funktion von Organmitgliedern, Lageberichte, Jahresabschlüsse und Sachverständigengutachten. Insbesondere die Verpflichtung zur Hinterlegung von Jahresabschlüssen stößt auf Widerwillen und Desinteresse auf Seiten der Unternehmer. Laut einem Bericht der Obersten Kontrollbehörde der Tschechischen Republik haben in 2010 gar 81% der hierzu verpflichteten Subjekte ihren Jahresabschluss oder Lagebericht nicht offengelegt.

Wir werden an dieser Stelle nicht auf die Gründe und die Bedeutung dieser Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden eingehen. Vielmehr werden wir uns mit einigen, mit einer Unterlassung dieser Verpflichtung verbundenen Risiken und insbesondere den Sanktionen befassen.

Ein Unternehmen, das der Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden in die Urkundensammlung unterliegt und dieser Verpflichtung nicht nachkommt, kann mit einer Strafe sanktioniert werden, deren maximale Höhe von 20.000 CZK auf 100.000 CZK erhöht wurde. Der Grund für die Erhöhung der Sanktion besteht laut dem Gesetzgeber in dem Bemühen, die verpflichteten Subjekte dazu zu bewegen, ihrer Verpflichtung nachzukommen. Allerdings lässt sich darüber streiten, ob eine derart erhöhte Sanktion hinreichend spürbar sein wird. Der Gesetzgeber hat sich jedoch auch andere und beträchtlichere finanzielle Sanktionen einfallen lassen, siehe hierzu nachfolgend.

Die Voraussetzung für die Auferlegung eines Bußgeldes ist die erfolglose Aufforderung zur nachträglichen Erfüllung dieser Verpflichtung. Sollte das Subjekt der Aufforderung trotz Auferlegung eines Bußgeldes nicht nachkommen, kann ein weiteres Bußgeld auferlegt werden. Wird hingegen das verpflichtete Subjekt der Aufforderung erst entsprechen, nachdem ein Bußgeld auferlegt wurde, kann ihm dieses Bußgeld erlassen werden. Gegen den Beschluss über die Auferlegung eines Bußgeldes kann selbstverständlich ein Widerspruch eingelegt werden, falls hierfür sachlich relevante Gründe bestehen. 

Eine Verletzung der Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden stellt ferner eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 24, Abs. 1, lit. c), Punkt 2. des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten dar, wonach eine Ordnungswidrigkeit von demjenigen begangen wird, „der […] die Verpflichtung verletzt […] eine Urkunde in die Urkundensammlung zu hinterlegen […]”. In diesem Fall kann der verantwortlichen natürlichen Person als Sanktion ein Bußgeld von bis zu 50.000 CZK bzw. ein Tätigkeitsverbot bis zu 1 Jahr auferlegt werden.

In allen vorgenannten Fällen handelt es sich um Bußgelder in Höhe von einigen Tausend Kronen. Dies muss für einige Unternehmer nach wie vor nicht hinreichend motivierend sein.

Daher hat der Gesetzgeber im Gesetz eine weitere Sanktion geregelt, die in der Tat schmerzen kann. Eine Unterlassung der Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden stellt nämlich ein Verwaltungsdelikt gemäß § 37a, Abs. 1, lit. h) des tschechischen Rechnungslegungsgesetzes dar, wonach „eine Gesellschaft […] ein Verwaltungsdelikt begeht, indem es […] den Jahresabschluss oder Lagebericht nicht veröffentlicht […]”. In diesem Fall kann mit einem Bußgeld von bis zu 3 % des Gesamtwertes der Aktiva des betreffenden Subjekts gerechnet werden; hierbei kann es sich um einen Betrag im neunstelligen Bereich und mehr handeln.

Es liegt nahe, dass in Zeiten halbleerer Staatskassen es dazu kommen kann, dass solche Sanktionen im erhöhten Maß auferlegt werden. Es muss darauf hingewiesen werden, dass die Nichterfüllung der Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden einfach festzustellen ist und nur schwer gerechtfertigt werden kann. Die Gefahr, dass eine solche Sanktion auferlegt wird, ist daher durchaus real.

Neben den finanziellen Sanktionen drohen den verpflichteten Subjekten auch noch weitere Strafen. Insbesondere wurde die Sanktion für die Nichterfüllung der Verpflichtungen gemäß § 104 des Gesetzes über öffentliche Register (Missachtung einer Aufforderung) verschärft; die Registergerichte haben demnach die Möglichkeit, ein Verfahren über das Erlöschen einer eingetragenen Person mit Liquidation auch ohne Antrag einzuleiten, unter der Bedingung, dass die eingetragene Person ihren Pflichten wiederholt nicht nachkommt oder eine solche Pflichtunterlassung schwerwiegende Folgen für Dritte haben kann und ein rechtliches Interesse hieran besteht. Das Registergericht muss die eingetragene Person auf diese Folgen selbstverständlich hinweisen und derselben eine angemessene Frist zur Mängelbeseitigung gewähren. Ein wiederholtes Auferlegen von Verwaltungsstrafen ist jedoch keine Bedingung. Zur Auflösung einer Handelsgesellschaft und angeordneten Liquidation derselben kann es auch nur durch eine wiederholte Unterlassung der Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden, ohne Auferlegung einer Strafe, kommen. Die Bedingung einer Gefahr, dass die Pflichtunterlassung für Dritte schwerwiegende Folgen haben könnte, ist durch eine unterlassene Hinterlegung von Jahresabschlüssen oder Lageberichten dagegen immer erfüllt.

Ferner muss noch auf ein persönliches Risiko hingewiesen werden, welches sich in diesem Zusammenhang für Statutarorgane von Unternehmen ergibt, die ihrer Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden nicht nachkommen. Für eine juristische Person werden die gesetzlichen Pflichten durch Mitglieder der Statutarorgane erfüllt. Werden diese Pflichten missachtet, gilt im Falle dieser Personen die unwiderlegliche rechtliche Annahme, dass diese Personen gegen die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verstoßen (§ 159 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch). Die Beweislast für eine etwaige Widerlegung dieser Vermutung liegt bei dem betroffenen Mitglied des Statutarorgans persönlich. Eine negative Folge im persönlichen Bereich der betroffenen Personen könnte dann die Verpflichtung zum Ersatz des entstandenen Schadens darstellen (§ 53 Handelsgesellschaftsgesetz) sowie die Möglichkeit, dass ein Ausschluss von der Funktion des Mitglieds des Statutarorgans beschlossen werden kann (§ 65 Handelsgesellschaftsgesetz).

Die schwerwiegendste Folge für das Statutarorgan könnte die Begehung einer Straftat gemäß § 254 Strafgesetzbuch darstellen, welcher eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren oder ein Tätigkeitsverbot für jeden festlegt, „der […] eine andere Person einschränkt oder deren Rechte gefährdet, indem er eine Urkunde nicht unverzüglich […] in die Urkundensammlung hinterlegt, obwohl er hierzu kraft des Gesetzes verpflichtet ist”. Diese, in der Tat bereits spürbare Sanktion kann somit Geschäftsführern oder Vorstandsmitgliedern von Handelsgesellschaften auferlegt werden, auch wenn es sich hier um eine wirklich nachgewiesene Einschränkung oder Gefährdung fremder Rechten handeln müsste.

Abschließend kann daher festgestellt werden, dass die rechtliche Regelung der Verpflichtung zur Hinterlegung von Urkunden sowie auch die Sanktionen für die Unterlassung dieser Verpflichtung einer Änderung unterzogen wurden, d.h. verschärft wurden. Es kann damit gerechnet werden, dass Gerichte und staatliche Behörden sich mit dieser Problematik befassen werden. Wir empfehlen daher, diese Verpflichtung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen und erachten es – trotz des gelegentlichen Widerwillens bezüglich ihrer Erfüllung, insbesondere bei Konzerninhabern – als erforderlich und erwünscht, dieser Pflicht ordnungsgemäß und rechtzeitig nachzukommen, um Handelsgesellschaften und ihre Organe nicht unnötigen negativen Folgen auszusetzen.