Welche Nachweise für die von Muttergesellschaften beanspruchten Leistungen gelten als hinreichend?

Das Oberste Verwaltungsgericht hat vor Kurzem Leistungen einer tschechischen GmbH beurteilt, die für ihre Kunden Kunststoffteile für Fahrzeuge be- und verarbeitet hat (insbesondere Schleifen, Erneuerung und Renovierung von Bauteilen). Wegen des Personalmangels musste die tschechische Gesellschaft (ein Steuerpflichtiger) mit ihrer ausländischen Muttergesellschaft einen Vertrag über die technische Unterstützung abschließen. Anschließend wurden nach diesem Vertrag einige Mitarbeiter der Muttergesellschaft nach Tschechien entsandt, wo sie an Aufträgen für Kunden der tschechischen Gesellschaft mitgewirkt haben. Es musste gerichtlich entschieden werden, ob die dabei angefallenen Aufwendungen für die technische Unterstützung als Werbungskosten gelten bzw. diese Aufwendungen im erklärten Umfang und in der erklärten Art angefallen sind.

Die tschechische Gesellschaft hat den Abzug von angefallenen Aufwendungen vor allem durch den mit der Muttergesellschaft abgeschlossenen Vertrag über die technische Unterstützung, durch Rechnungen, E-Mails, ein Verzeichnis von entsandten Mitarbeitern sowie Kopien von Flugtickets und anderen Reiseunterlagen der von der Muttergesellschaft entsandten Mitarbeiter nachgewiesen. Die tschechische Gesellschaft hat bei Erbringung von Nachweisen des Weiteren darauf hingewiesen, dass weder sie noch eine andere tschechische Gesellschaft Techniker beschäftigt, die über technologische Kenntnisse für die Auftragsausführung verfügen. 

Nach Auffassung des Obersten Verwaltungsgerichts waren erbrachte Nachweise jedoch nicht hinreichend, um Zweifel zu beseitigen, dass die Aufwendungen tatsächlich angefallen sind. Die technische Unterstützung, deren Umfang und Art waren weder aus dem Vertrag über die technische Unterstützung noch aus den Mitarbeiterlisten ersichtlich. Als nicht hinreichend wurde auch die Äußerung beurteilt, dass in der Gesellschaft keine Techniker mit notwendigen Kenntnissen für die Auftragsdurchführung beschäftigt waren. Das Oberste Verwaltungsgericht hat in diesem Zusammenhang betont, dass durch diese Äußerung die Beweislast nicht getragen wurde. Eine bloße Vorlage von Kopien der Reisepässe oder Flugtickets der Techniker stelle keinen Nachweis für die technische Unterstützung dar. Diese Belege dokumentieren lediglich, dass die ausländischen Mitarbeiter in die Tschechische Republik eingereist sind. Für den Nachweis, dass die Aufwendungen in angegebener Höhe tatsächlich angefallen sind, sind sie jedoch nicht hinreichend.

Da die oben genannten Nachweise für den Abzug von Aufwendungen offensichtlich nicht ausreichen, stellt sich die Frage, wie die Aufwendungen nachgewiesen werden sollten. Aus dem Urteil ergibt sich, dass das Oberste Verwaltungsgericht die Beweismittel – den Vertrag, die Rechnungen oder die Mitarbeiterliste - zwar in der Regel für hinreichend hält, jedoch in diesem Falle nicht akzeptiert hat, da sie zu allgemein waren und die Leistungen sowie die in Rechnung gestellten Beträge nicht erläutert haben. Die Nachweise wurden durch das Oberste Verwaltungsgerichts wegen fehlender Details abgelehnt.  

Da die Gesellschaften die Beweislast zu tragen haben, sollten sie über ordnungsgemäße und ausführliche Aufzeichnungen verfügen. Der Vertragsgegenstand sollte z.B. präzise definiert werden (Leistungsverzeichnis), wobei die Grundsätze, nach denen das Entgelt kalkuliert wurde, detailliert zu erläutern sind. Für die Stärkung der Beweiskraft wäre es zweckmäßig, sorgfältige Leistungsverzeichnisse zu führen, insbesondere über die Arbeitszeitaufzeichnung und eine Liste von Arbeitsleistungen zu verfügen, die den einzelnen Rech¬nungen beigefügt werden können. Solche Nachweise können das Risiko einer Steuernachzahlung und der steuerlichen Nebenleistungen deutlich reduzieren. Das Oberste Verwaltungsgericht hat selbst bestätigt, dass es im Interesse der Gesellschaft liege, die Geschäftstätigkeit so zu gestalten, dass der Gesellschaft für Ermittlungsverfahren korrekte, vollständige, aussagekräftige und transparente Nachweise vorliegen. Das Oberste Verwaltungsgericht erinnert eigentlich daran, dass Glück auf die Dauer nur der Tüchtige hat.