Lizenzmanagement & Software Asset Management as-a-Service: Cash in hidden places?

​veröffentlicht am 23. Juni 2020

Lizenzmanagement führt in den meisten Unternehmen immer noch ein Schattendasein, ganz zu Unrecht! Der folgende Artikel stellt dessen Bedeutung im Unternehmen und für die IT richtig dar und zeigt Wege auf, vergleichsweise einfach ein professionelles Level zu erreichen.

Wenn in Ihrem Unternehmen Lizenzmanagement auch als unergiebig und vor allem administrativer Aufwand – also langweilig - eingestuft wird, sind Sie eigentlich in guter, zahlreicher Gesellschaft. In den Fokus wird das Thema dann eher von Controllern gerückt, wenn die Budgets der IT-Bereiche und Funktionen untersucht werden, weil sie „mal wieder über die Limits schießen”. Dieser Blick ist sehr berechtigt, weil Lizenzaufwendungen schon ein Drittel des IT-Budgets ausmachen und spätestens mit der „Cloudifizierung” weitere Kosten hinzukommen.

Nicht nur das:
Je mehr die Anbieter ihre Cloud-Angebote priorisieren, desto unpopulärer (=teurer) werden klassische Lizenz-Modelle überarbeitet und bepreist. Damit werden alte Bestandsstrukturen bisweilen zu teuer und bergen zunehmend Risiken falscher oder unzureichender Ausstattung inklusive fehlender Lizenzen, die dazu Strafzahlungen auslösen können.

Was ich nicht weiß … kostet mich mehr

Während in der Materialwirtschaft längst detaillierte Zu- und Abgänge nachvollziehbar sind, recherchieren auch viele größere Unternehmen ihren Lizenzbestand erst, wenn die Hersteller mit eigenen Tools und Dienstleistern „ihre” genutzten Produkte nachweisen wollen – oder dazu gezwungen sind, weil auch sie krisenbedingt „cash suchen” müssen.

In dieser Situation stehen die Unternehmen vor mehreren Problemen, die dann nicht nur schnell, sondern auch zuverlässig gelöst werden müssen:

• Die beteiligten (verantwortlichen?) IT-Abteilungen haben keine Ressourcen für so umfangreiche Projekte und keine oder wenig Erfahrungen in diesem Gebiet
• Es gibt keine Standards, was und wie von wem an Informationen eingeholt werden muss
• Mögliche Unterlagen sind unvollständig, passen nicht mit den technischen Nutzungsformen zusammen und sind – nicht selten – sogar widersprüchlich.
• Wer hat die Bestände eingekauft und die Verhandlungen geführt? Wer kennt die Lizenz-Modelle und kann die Bedürfnisse des Unternehmens erfolgreich platzieren?

Hausaufgaben, die Zeit kosten …

Um diese Situationen zu vermeiden oder wenigstens zu entschärfen sollten frühzeitig folgende Schritte geprüft werden:

• Welchen Anteil an den Betriebs- bzw. IT-Kosten machen die Lizenzgebühren und Mietzah­lungen derzeit aus? Welche Einflüsse / Veränderungen sind z.B. aus den strategischen Ent­scheidungen zukünftig zu erwarten?
• Welche Faktoren sind für die Kostenentwicklungen und Bedarfsmengen relevant?
• Sind dabei inhaltliche oder strukturelle Änderungen zu berücksichtigen, welche die Lizenz­basis betreffen können?
• Welche Prozesse und Tools sind im Einsatz (z.B. Ticketsysteme), um laufende Installationen und De-Installationen systematisch zu steuern und zu dokumentieren?
• Wie zuverlässig sind die Angaben zum Bestand und zur Struktur der IT-Assets (inklusive Blech, User, Lizenzen)?
• Nutzen die Fachabteilungen automatisierte Tools, die die vorhandenen Verteilungen detail­liert ermitteln und Veränderungen aufzeigen? Kann man diese für Simulationen nutzen?
• Kann z.B. über Audits der Internen Revision belegt werden, dass die vorgesehenen Prozesse und Richtlinien schlüssig angewendet werden?

War's das schon?

Sofern nicht bereits elementare Standards in der Beantragung und Installation von Software (-Lizenzen) stattfinden, wird die erstmalige Umsetzung solcher Analysen einen nicht unerheblichen Aufwand an Ressourcen und langen Laufzeiten nach sich ziehen. Dies gilt umso mehr, wenn die relevanten Zielsetzungen und praktikablen Methoden nicht ad hoc zur Verfügung stehen und die Lernkurve selbst erarbeitet werden muss.

Gerade für mittelständische Unternehmen ist zu bedenken, dass die Auseinandersetzung mit multi­nationalen Lizenzgebern in den meisten Fällen sehr einseitig zugunsten der Großen ausfällt. Erschwerend kommt hinzu, dass im nachlaufenden Geschäft eher nur geringe Verhandlungspositionen ausgespielt werden können. Die IT-technischen und juristischen sowie betriebswirtschaftlichen Aus­wir­kungen neuer Lizenz-Modelle sind dabei auch noch komplexer Natur und ein Thema für sich.

Disrupt homework!

In diesem Umfeld entstand ein sinnvolles Dienstleistungspaket, mit dem Unternehmen nicht nur die oben genannten Schritte strukturiert und systemgestützt abarbeiten können, sondern auch einen Ansprechpartner gewinnen, der die aufkommenden Themen professionell und zielgerichtet mit den zuständigen Mitarbeitern und Leitungskräften aufarbeitet.

Ein erfahrenes Team begleitet beim „Software Asset Management as a Service” (SAMaaS) diesen Prozess in einem toolgestützten, automatisierten Verfahren, um die bestehenden Lücken zu schließen und die relevanten Chancen zur Entscheidung zu bringen. Die Tools verschaffen Vorteile hinsichtlich des Zeitbedarfs, der Kosten und der nachweisbaren Methodik und Vollständigkeit.
Die oben skizzierten Probleme werden erheblich minimiert oder ausgemerzt und die notwendigen Antworten mit der Erfahrung von Spezialisten beschafft, die sich mit den Modellen der wesentlichen Marktpartner und deren Gepflogenheiten auskennen.

Diese sind unverzichtbar, um effektive Lizenzmodelle zu bewerten und eine belastbare Position gegenüber den Anbietern beziehen zu können.

Zusammenfassung:

Durch „Software Asset Management as a Service” (SAMaaS) steht mittelständischen Unternehmen ein innovatives Instrument zur Steuerung und Reduzierung der IT-Budgets zur Verfügung, indem

• Schneller, effizienter und vollständiger IT-Grundlagen bewertet werden können
• eigene, interne Ressourcen entlastet und mit Know how von Spezialisten angeleitet werden
• und aktuelle und künftige Kostenvorteile in Lizenzverhandlungen professionell offengelegt und bestehende oder potentielle Risiken von Strafzahlungen minimiert werden
  

Für Sie interessant? Webinare zum Thema

Rödl & Partner arbeitet dabei eng mit der Blu Eye GmbH zusammen. Um die Möglichkeiten und Vorteile von SAMaaS in der Praxis aufzuzeigen haben wir eine Webinar-Reihe entwickelt, in der neben Grundlagen und praktischen Beispielen zu den Ergebnissen der automatischen Analyse gängige Lizenzmodelle und Vorgehensweisen erörtert werden.

Die Termine und Möglichkeiten zur Anmeldung finden Sie hier. Die Teilnahme ist kostenlos. Es sind Webinare jeweils in deutscher und englischer Sprache vorgesehen.

Soweit die Webinare für internationale Tochter-/Beteiligungsunternehmen z.B. als Awareness- oder Schulungskonzept interessant sind, sprechen Sie uns bitte an, um ggf. andere Terminabsprachen mit Ihnen zu treffen.