So vermeidet das Zusammenspiel von IT- und Tax Compliance Management Systemen steuerliche Risiken

veröffentlicht am 2. November 2017

Ein wirksames steuerliches internes Kontrollsystem (IKS) kann Sie – als für ein Unternehmen handelnde Person – schützen. Neu entfacht wurde die Diskussion über die Notwendigkeit eines Tax Compliance Management System (Tax CMS) durch das BMF-Schreiben vom 23. Mai 2016 zu § 153 AO. Demnach kann die Finanzbehörde ein vorliegendes steuerliches IKS als Indiz werten, den Vorwurf der Steuerhinterziehung nach § 371 AO zu entkräften. Für die Implementierung eines wirksamen Tax CMS ist es jedoch unerlässlich, die vorhandenen IT-Systeme in einem Unternehmen mit einzubeziehen.

Das Zusammenspiel von IT- und Tax Compliance Management Systemen

Zusammenspiel: IT-Systeme und Tax CMS

Ein Tax Compliance System ist definiert als ein abgegrenzter Teilbereich eines Compliance Management Systems, dessen Zweck die vollständige und zeitgerechte Erfüllung aller steuerlichen Pflichten ist. Eine sehr wichtige Voraussetzung für die Implementierung eines angemessenen und wirksamen Tax CMS ist es, Schnittstellen zwischen der Steuerfunktion und den anderen Bereichen des Unternehmens (Produktion, Vertrieb, Corporate Finance, etc.) zu schaffen. Steuerliche Risiken können hierbei nur unter folgenden Voraussetzungen wirksam verhindert werden:

Die im Unternehmen angewandte Softwarelösung (z.B. Microsoft Dynamics) leitet die involvierten Mitarbeiter über integrierte steuerliche Checklisten (z.B. zu Betriebsstättenrisiken oder VAT) und Richtlinien an
und sensibilisiert sie für steuerliche Fallstricke.

Zudem müssen die IT-Systeme folgendes bieten:

Kontrollmöglichkeiten (prozessintegrierte Kontrollen, organisatorische und technische Kontrollen)
Systematische Auswertungsmöglichkeiten für die Verantwortlichen

Erst durch fest verankerte steuerliche Prozesse und Checklisten innerhalb Ihrer IT-Landschaft wird das geforderte Tax CMS auch tatsächlich gelebt und damit wirksam. Unerlässlich ist es hierbei, einen Aufbau- und Ablaufprozess im Unternehmen zu implementieren, bei dem v.a. auch die IT-Systeme eingebunden werden.

Toolbasiertes Tax Compliance Management

Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung kann zur Einhaltung der geforderten Tax Compliance auch der Einsatz von eigenständigen Steuertools sehr nützlich sein.

Durch ein Steuertool sollen insbesondere die Massendaten bei Plausibilitätsprüfungen auf verdächtige Sachverhalte analysiert und die Steuerfunktion systemseitig überwacht werden können. Das von Rödl & Partner empfohlene Tool DefTax® bietet als effizientes in sich geschlossenes Steuersystem vielerlei Vorteile:

Mit Hilfe von Algorithmen und geeigneten Schnittstellen in Ihre ERP-Systeme (z.B. Microsoft Dynamics 365) können durch DefTax^® kontinuierlich große Datenmengen über alle Konzerngesellschaften ausgewertet werden.
Durch die Importfunktion können ebenfalls steuerlich relevante Stammdaten oder Sachverhalte (z.B. Country-by-Country Reporting) aus Microsoft-Office-Anwendungen in das Steuertool eingespielt und bearbeitet werden.

Das gewährleistet für die Steuerfunktion in Ihrem Unternehmen eine höhere Transparenz sowie neue Möglichkeiten zur frühzeitigen Analyse- und gleichzeitigen Vermeidung von steuerlichen Risiken. Zudem werden die notwendigen Korrekturprozesse initiiert und eine Dokumentation gemäß der rechtlichen Anforderungen, wie z.B. das systemseitige Country-by-Country Reporting, sichergestellt.

Durch ein Dokumentenmanagement-System und Zugriffsberechtigungskonzept werden die Freigabe von einzelnen Dokumenten und Daten für autorisierte Nutzer ermöglicht. Dadurch können Zuständigkeiten klar geregelt und einzelne Funktionen voneinander getrennt werden. Durch das geschlossene System wird die Einhaltung von definierten Prozessen und Kontrollen sowie eine automatische Fristenkontrolle gewährleistet, da der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit ersichtlich ist. Ein Ampelsystem hilft, die Fristen der jeweiligen Länder leicht im Blick zu behalten. Weiterhin ermöglicht es das Tool durch umfangreiche Exportmöglichkeiten in Microsoft Office-Anwendungen, die durch das Tool gewonnenen Erkenntnisse weiterzuverarbeiten, um bspw. regelmäßig einen Managementbericht für die verantwortlichen Personen zu erstellen.

Empfehlung

Um die Anforderungen an ein Tax Compliance Management System zu bewältigen, sind IT-Anwendungen die Basis, um operationale Steuerrisiken effektiv zu identifizieren und zu analysieren. Das bildet somit den optimalen Ausgangspunkt für Ihr innerbetriebliches Kontrollsystem. Durch Einsatz von Softwarelösungen wird der steuerliche Compliance-Ansatz in Ihrem Unternehmen ganzheitlich gelebt und umgesetzt.