Elektronische Rechnungsstellung: verpflichtende Neuerungen ab 2022

Ab dem 1. Januar 2022 wird die Versendung der Rechnungen über die Austauschplattform der italienischen Steuerbehörde (SDI) und damit der elektronischen Rechnung im XML-Format auch für aktive und passive Geschäftsfälle mit ausländischen Unternehmen obligatorisch. Die elektronische Übermittlung des XML-Dokuments muss bei Verkäufen innerhalb der üblichen Fristen für die Ausstellung von Rechnungen erfolgen, bei Einkäufen innerhalb des fünfzehnten Tages des Folgemonats zum Geschäftsfall bzw. zum Eingang der Dokumente.

Italienische Unternehmen sind seit dem 1. Januar 2019 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im XML-Format auszustellen und diese über die Austauschplattform der italienischen Steuerbehörde, genannt SDI (Akronym für „Sistema Di Interscambio“), an ihre Kunden zu senden, wenn der Rechnungsempfänger (B2B und B2C) in Italien ansässig oder niedergelassen ist. 

Mit dem Haushaltsgesetz 2021 (Gesetz Nr. 178 vom 30. December 2020) wurde die Verpflichtung eingeführt, den Steuerbehörden (über das SDI) im XML-Format auch Transaktionen mit nicht ansässigen Unternehmen zu melden. Derzeit werden diese Transaktionen den Steuerbehörden mit einer vierteljährlichen kumulativen Mitteilung, der so genannten „Mitteilung der getätigten grenzüberschreitenden Transaktionen“ (im Fachjargon „Esterometro“ genannt), gemeldet. Das „Esterometro“ ist nichts anderes als eine Datenbank, in der alle ein- und ausgehenden Rechnungen von oder an nicht ansässige Unternehmen erfasst sind. Ab dem 1. Januar 2022 wird das Esterometro abgeschafft, und an seiner Stelle wird die Verpflichtung eingeführt, dem SDI - im Format einer XML-Eigenrechnung - jede einzelne Transaktion mit nicht ansässigen Unternehmen zu melden. 

Diese Neuerungen haben sehr unterschiedliche Auswirkungen, je nachdem, ob es sich um einen Ein- oder Verkauf handelt.

Was die ausgestellten Rechnungen betrifft, wirft diese Neuerung keine besonderen Fragen auf, da es künftig ausreichen wird, eine Rechnung im XML-Format (unter Angabe eines bisher „üblichen“ Dokumententyps wie beispielsweise TD01) auch für Transaktionen mit ausländischen Unternehmen auszustellen und sie an SDI zu übermitteln, ähnlich wie es bereits bei Rechnungen geschieht, die an in Italien ansässige oder niedergelassene Unternehmen ausgestellt werden.

Die Erstellung der XML-Datei und ihre Übermittlung an das SDI wird zu einer Anforderung, die die Ausstellung einer „traditionellen“ Rechnung (PDF oder Papier) an den Endkunden begleitet und nicht ersetzt (einfach aus dem Grund weil dem Kunde die elektronische Rechnung nicht zugestellt wird). Die Frist für die Erstellung und Übermittlung der XML-Datei an das SDI beträgt unverändert 12 Tage ab dem Zeitpunkt in welchem die Rechnungsstellungspflicht entsteht.

 

Außerdem ist zu beachten, dass in das Feld Codice Destinatario (Empfängercode) der Wert „XXXXXXX“ eingefügt werden muss, während für Rechnungen, welche an Unternehmen mit Sitz in San Marino ausgestellt werden, seit dem 1. Oktober 2021 der Empfängercode „2R4GTO8“ angegeben werden muss.

Ähnlich wie die ausgestellten Rechnungen müssen auch die Einkaufsrechnungen von ausländischen Parteien elektronisch im XML-Format an SDI übermittelt werden.

Daher muss der Steuerpflichtige, der eine analoge Rechnung von einem ausländischen Lieferanten erhält, ein elektronisches Dokument erstellen, d.h. die Daten zur Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens in das XML-Format konvertieren und sie bis zum 15. des Folgemonats zum Rechnungserhalt, über SDI an die italienische Steuerbehörde senden. Dieses Dokument muss dieselbe Struktur aufweisen wie das derzeit für Ausgangsrechnungen verwendete Format, jedoch mit einigen Besonderheiten hinsichtlich seines Inhalts, die im Folgenden beschrieben werden. 

Dokumenttyp:

Es besteht auch die Möglichkeit, ein Dokument im XML-Format (Dokumenttyp TD16) für die Anwendung des sog. internen Reverse Charge Verfahrens auf Rechnungen für inneritalienische Geschäftsfälle mit Umkehrung der Steuerschuld zu erstellen.

Im Feld Empfänger (Leistungsempfänger/Käufer) sind in diesem Fall die Daten des Mehrwertsteuersubjektes einzutragen, welches das Reverse-Charge-Verfahren in Italien anwendet oder die hierzu notwendige Eigenrechnung ausstellt.

Das Feld „Datum“ im Abschnitt „Allgemeine Daten“ der elektronischen Rechnungsdatei muss je nach Art der Transaktion unterschiedlich ausgefüllt werden. Insbesondere müssen folgende Angaben gemacht werden:

Die Strafe für die unterlassene Übermittlung von Rechnungen für Umsätze mit ausländischen Unternehmen an das SDI wurde ab dem 1. Januar 2022 mit 2 Euro für jede nicht übermittelte Rechnung, bis zu einem Höchstbetrag von 400 Euro pro Monat festgesetzt. Die Strafe wird um die Hälfte bis zu einem Höchstbetrag von 200 Euro pro Monat reduziert, wenn die Übermittlung innerhalb von fünfzehn Tagen nach den festgelegten Fristen erfolgt oder wenn die Daten innerhalb desselben Zeitraums korrekt übermittelt werden.

Ab dem 1. Januar 2022 müssen elektronische Rechnungen, die an sog. gewohnheitsmäßige Exporteure (esportatori abituali) für nicht steuerbare Umsätze gemäß Art. 8, Absatz 1, Buchstabe c) des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 ausgestellt werden, dem neuen Layout den Vorgaben aus der Verordnung vom 28. Oktober 2021 entsprechen. 

In der Verordnung wurde nämlich klargestellt, dass ab 2022 drei Felder des Abschnitts 2.2.1.16 „AltriDatiGestionali“ der XML-Datei wie unten angegeben ausgefüllt werden müssen, um die telematische Zustell-Protokollnummer (bestehend aus zwei Teilen, wobei der erste aus 17 Ziffern und der zweite aus 6 Ziffern besteht) der vom gewohnheitsmäßigen Exporteur erhaltenen Absichtserklärung (sog. „lettera d’intento“) anzugeben: