Keine Verpflichtung mehr elektronisch geführte Buchhaltungsunterlagen zu drucken oder digital aufzubewahren

veröffentlicht am 14. Oktober 2022 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Art. 1 Abs. 2bis des DL 73/2022 (DL „Semplificazioni fiscali“) hat endlich und hoffentlich endgültig die Unsicherheit beseitigt, die unter den Wirtschaftsbeteiligten hinsichtlich des tatsächlichen Anwendungsbereichs von Art. 7 Abs. 4quater des DL 357/94 (zuletzt geändert durch DL 34/2019) entstanden war.

Die vor der letzten Regulierungsmaßnahme geltende Fassung dieses Artikels sah vor, dass die Führung eines Kontobuchs durch elektronische Systeme auf einem beliebigen Datenträger in jedem Fall als ordnungsgemäß angesehen wird, wenn keine Abschrift auf Papier im Sinne des Gesetzes erfolgt, wenn diese während des Zugangs, der Einsichtnahme oder der Prüfung auf den genannten elektronischen Systemen aktualisiert und auf Verlangen der Prüfer und in deren Anwesenheit ausgedruckt werden.

Diese Vorschrift sollte eine Ausnahme vom vorherigen Absatz 4ter desselben Artikels darstellen, der stattdessen vorschreibt, dass die „maschinellen“ Register innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Steuererklärung gedruckt werden müssen.

Obwohl die Absicht der Vorschrift für die Meisten bereits ausreichend verständlich gewesen sein dürfte, insbesondere angesichts der parlamentarischen Dokumente, die die Verabschiedung des Gesetzesdekrets Nr. 34/2019 begleiteten, hatte die Steuerbehörde in mehreren späteren Stellungnahmen (insbesondere in der Antwort auf die Interpellation Nr. 236 vom 9. April 2021 und in dem Beschluss Nr. 16 vom 28. März 2022) stattdessen erwogen, eine Unterscheidung zwischen dem in der Vorschrift erwähnten Begriff der „Aufbewahrung“ und dem der „Lagerung“ vorzunehmen, die nach Ansicht des Amtes als unterschiedliche Verpflichtungen zu betrachten sind, auch wenn sie mit einander im Zusammenhang stehen.

Aufgrund dieser Unterscheidung kam die Agentur zu dem Schluss, dass in Fällen, in denen die Buchhaltungsunterlagen in elektronischer Form geführt werden:

für die Zwecke der Ordnungsmäßigkeit sie erst im dritten Monat nach Ablauf der Frist für die Einreichung der betreffenden Steuererklärung ausgedruckt oder ersatzweise aufbewahrt werden müssen, es sei denn, die Kontrollorgane verlangen dies bei einem Zugriff, einer Prüfung oder einer Kontrolle;
Sie zu diesem Zeitpunkt jedoch auf Papier materialisiert oder ersatzweise eingelagert werden müssen (gemäß Ministerialerlass vom 17. Juni 2014).

Es ist offensichtlich, dass der erleichternde Zweck der Vorschrift durch die ministerielle Praxis weitgehend zunichte gemacht wurde.

Die bei der Umwandlung von DL 73/2022 eingefügte Änderung, die einen Vorschlag des Nationalen Rates der Wirtschaftsprüfer und Buchhaltungsexperten aufgreift, hebt die restriktive Haltung der Steuerbehörde wirksam auf.

In der Tat wird direkt im Text der Verordnung ausdrücklich klargestellt, dass die in Artikel 7 Absatz 4quater des DL 357/94 vorgesehene Befreiung nicht nur für die Führung, sondern auch für die Aufbewahrung eines elektronischen Buchführungsregisters gilt.

Dank dieser Regelung wird es den Steuerpflichtigen also möglich sein, sowohl den Papierausdruck der Buchhaltungsunterlagen als auch die digitale Ersatzaufbewahrung gemäß dem Gesetz über die digitale Verwaltung zu vermeiden, indem sie die Unterlagen nur auf elektronischen Datenträgern aufbewahren und sie nur auf Verlangen der Steuerbehörden bei Prüfungen und in deren Anwesenheit ausdrucken.

Die Änderung gilt ab dem 20. August 2022, dem Datum, an dem das Gesetz zur Umsetzung des Gesetzesdekrets 73/2022 in Kraft getreten ist.

An dieser Stelle stellt sich die Frage, wie sich diese Änderung auf die Vorjahre auswirkt, wenn der Steuerpflichtige aus eigener Nachlässigkeit oder aufgrund des bisherigen Wortlauts der Vorschrift die Steuerunterlagen nicht rechtzeitig ausgedruckt oder aufbewahrt hat.

Da es sich um eine günstige Regelung handelt, ist zu erwarten, dass ein solches Verhalten nicht mehr als strafbar angesehen werden kann. Man hofft daher auf eine Klärung dieses Punktes durch das Finanzamt.