Verrechnungspreis-Dokumentation: Nationale Erstellungs- und Vorlagefristen nicht aus dem Auge verlieren

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Am 30. Januar 2014 hat die OECD ein bedeutsames Diskussionspapier zur Verbesserung der Transparenz und zur Straffung nationaler Dokumentationsvorschriften für Verrechnungspreise (VP) veröffentlicht. Dieser „Discussion Draft on transfer pricing documentation and country-by-country” der OECD geht zurück auf die Absicht der G20-Staaten, Maßnahmen gegen Gewinnverlagerungen und die Verminderung nationaler Steuerbemessungsgrundlagen, das sogenannte „Base Erosion and Profit Shifting” (BEPS), zu ergreifen, und beruht konkret auf „Action 13” des entsprechenden Aktionsplans der OECD. 
 
Jedoch zeigen nicht nur die aktuellen Entwicklungen auf OECD-Ebene eine künftige Verschärfung von Dokumentationsregeln. In einigen Ländern, wie Russland, Ukraine oder auch Frankreich, haben seit dem vergangenen Jahr bestehende Vorschriften schon jetzt zu einer Verschärfung für Unternehmen geführt. So fordern neuerdings viele Länder neben der bekannten VP-Dokumentation grenzüberschreitender Geschäftsbeziehungen zu verbundenen Unternehmen zusätzlich sogenannte VP-Mitteilungen. Diese jährlichen Meldepflichten sind oft nicht nur auf grenzüberschreitende Transaktionen beschränkt, sondern betreffen teils auch inländische Geschäftsbeziehungen, wie beispielsweise in Russland. Die Herausforderung für Unternehmen ist regelmäßig, dass trotz der weiterhin ansteigenden grenzüberschreitenden Vernetzung die nationalen VP-Regelungen auch künftig maßgeblich den lokalen steuerlichen Vorschriften folgen. Daher ist der OECD nur zuzustimmen, dass die Dokumentation von Verrechnungspreisen „one of the top tax compliance priorities on the agendas of both tax authorities and businesses” bleibt. Wir wollen die aktuellen Entwicklungen zum Anlass nehmen, auf die nationalen Erstellungs- und Vorlagefristen hinzuweisen, da bereits in einigen Ländern Fristen in Sichtweite sind.  
 

Unterschiedliche Dokumentationsanforderungen in immer mehr Staaten

Mit Blick auf die Fristen und Termine ist jeweils vorab national zu prüfen, ob die lokale Steuerbehörde eine VP-Dokumentation und / oder eine VP-Mitteilung fordert. Bei der VP-Dokumentation kann grundsätzlich zwischen der Frist zur Erstellung der Aufzeichnungen und der Frist zur Vorlage bei der zuständigen Steuerbehörde unterschieden werden. In einigen Ländern ist die Dokumentation bereits in Verbindung mit der Steuererklärung zu erstellen, jedoch erst auf Anfrage vorzulegen. Andere Länder haben für die Erstellung keine eindeutigen Regelungen getroffen, dagegen beträgt die Vorlagefrist teils weniger als 7 Tage, wie in Polen oder Ungarn. Für derart kurze Vorlagefristen bleibt lediglich noch die Zeit, eine bereits vorbereitete Dokumentation der zuständigen Finanzbehörde zu übermitteln. Demzufolge ist es empfehlenswert, sich auf die kurzen Fristen einzustellen und die Dokumentation bereits frühzeitig abzuschließen. Für die zunehmende Anzahl an Ländern mit der Verpflichtung zur Abgabe einer VP-Mitteilung, wie Russland, Ukraine, Indien, Türkei oder auch Panama, gilt, dass geforderte Informationen meist zu einem fixen Termin, beispielsweise in Verbindung mit der jährlichen Steuererklärung, der lokalen Behörde zugestellt werden müssen. Zudem sind die jährlichen Meldepflichten teils nicht ausschließlich auf grenzüberschreitende Transaktionen beschränkt, sondern können auch inländische Geschäftsbeziehungen, wie beispielsweise in Russland, betreffen. Obgleich VP-Mitteilungen zusätzlichen Aufwand verursachen, ist deren Umfang im Vergleich zu einer Dokumentation generell geringer und kann häufig in einer standardisierten Form erfolgen. Jedoch dürfen mögliche Folgen einer VP-Mitteilung nicht unterschätzt werden; bietet sie doch gerade die Möglichkeit einer ersten Identifizierung von Verrechnungspreisrisiken durch die jeweilige Steuerverwaltung und kann daher unmittelbare Auswirkung auf den Umfang der kommenden Betriebsprüfung haben. 
 
Die einzelnen Fristen und Termine zur Erstellung oder Vorlage der VP-Dokumentation und VP-Mitteilung weichen national erheblich voneinander ab und sind zudem international uneinheitlich. Trotz Bestrebungen zur Vereinheitlichung auf OECD-Ebene werden die vielen unterschiedlichen Regelungen sowohl für die Vergangenheit als auch unvermindert für die nähere Zukunft unserer Einschätzung nach unübersichtlich bleiben. Daneben sehen sich Unternehmen bei der Verletzung ihrer Mitwirkungspflichten, d. h. die Pflicht, Aufzeichnungen zu grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen zu erstellen, verstärkt empfindlichen Strafen bzw. Strafzuschlägen ausgesetzt. Auch diese sind zwischen den einzelnen Ländern sehr differenziert ausgestaltet. In einigen Ländern drohen bei einer verspäteten Mitwirkung (etwa Termin- bzw. Fristüberschreitung) unmittelbar Bußgelder, in anderen wiederum werden Strafzuschläge festgesetzt. Sollten Unternehmen ihren Mitwirkungspflichten nicht nachkommen oder sind die Aufzeichnungen im Wesentlichen unverwertbar, können die Finanzbehörden grundsätzlich die Einkünfte schätzen. Damit ist die Einhaltung der jeweiligen nationalen Fristen und Termine für weltweit vertretene Unternehmen längst eine Compliance-Aufgabe geworden. 
 
Zur Einhaltung der jeweiligen nationalen Fristen, die zu Jahresbeginn teils schon anlaufen, und Termine, mit denen Unternehmen schon in Kürze konfrontiert sind, haben die Spezialisten der weltweiten Verrechnungspreisgruppe von Rödl & Partner in gemeinsamer Abstimmung eine auf die wesentlichen Informationen reduzierte Matrix zu den steuerlichen Aufzeichnungspflichten erstellt. In der Matrix finden sich die jeweiligen nationalen Regelungen bezüglich der zeitlichen Erstellungs- und Vorlagepflichten von VP-Dokumentation und VP-Mitteilung. Ein erster Überblick zu den nationalen Aufzeichnungspflichten kann kostenlos bezogen werden bei magdalena.kalisz@roedl.de.

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