Die Pflegebuchführung im digitalen Zeitalter

Papierlose Verwaltungsprozesse und digitale Buchhaltung bewirken nicht nur in stationären Pflegeein­richtungen eine Verschlankung. Laut Statistischem Bundesamt haben die zehn größten ambulanten Pflegedienste nur etwa 2 Prozent Marktanteil inne. Ein Konzentrationsprozess ist bereits im Gange. Hierbei können die Digitali­sierung der administrativen Prozesse und die papierlose Pflegebuchführung eine wichtige Basis für die schnelle und reibungslose Integration von Akquisitionen bilden.

Von der Vergangenheit zur Gegenwart

Noch vor einigen Jahren war ein Verzicht auf Papier in der Pflege­buch­haltung unvorstellbar. Typische Tätigkeiten zur Vorbereitung der Buchführung wie Rechnungen sortieren, Konto­aus­züge sammeln und dem Steuerberater alles in einem Pendelordner zusenden, waren ohne Papier undenkbar. Jedoch hat die voranschreitende Digitalisierung hier viel geändert. Lagerräume voller Regale mit Ordnern und staubige Archivkeller sind Zeichen der Vergangenheit. Eine große Zahl von Unternehmen arbeitet bereits mit papierlosem Schriftverkehr. Die Finanzverwaltung empfängt ebenso nur noch auf elektronischem Wege die Daten zu Steuererklärungen und Steuerbilanzen. Der anhaltende Fortschritt der Digitalisierung erlangt immer mehr Bedeutung und zwingt auch die Pflegeeinrichtungen und -dienste zu handeln.

Einstieg in die digitale Buchhaltung

Der erste Schritt besteht in der Verabschiedung von alten Gewohnheiten der vergangenen Jahre. Sämtliche papierbasierten Prozesse des Rechnungswesens müssen konsequent auf digitale Bearbeitung umgestellt werden. Dies beinhaltet auch die Digitalisierung von eingehenden Papierrechnungen und –belegen sowie deren revisionssichere Ablage in einem zentralen Speicher, wie etwa einer Datencloud. Um später böse Überraschungen zu vermeiden, sind gewisse Strukturen und die gesetzlichen Vorgaben des Handels- und Steuerrechts zu berücksichtigen, die auch für Unternehmen der Pflegewirtschaft gelten. Das klingt zunächst kompliziert, allerdings erfüllen viele Unternehmen einen gewissen Teil dieser Rahmenbedingungen bereits jetzt schon.

Zu diesen Vorgaben zählt auch ein revisionssicheres Dokumenten-Management- und Archivierungssystem, das die vollständige und unveränderbare Aufbewahrung von Daten und digitalen Unterlagen gewährleistet und den Zugriff durch einen Steuerprüfer ermöglicht. Außerdem stellt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren die Ordnungsmäßigkeit der Datenve­rarbeitung im Rechnungswesen sicher.

Darüber hinaus sind während der Umstellung auf digitale Pflege­buchführung insbesondere die folgenden Fragen zu beantworten: Welche gescannten Belege müssen trotz allem in Papierform erhalten bleiben? Welche Anforderungen werden an elektronische Ausgangsrechnungen gestellt? Entsprechen Verfahrensdokumentation und Speicherungs-/Verarbeitungsprozess den gesetzlichen Anforderungen? Welche IT-Infrastruktur ist erforderlich und wie gelangen die Belege direkt in die Buchhaltungssoftware?

Moderne Software zur Unternehmens­steuerung beinhaltet auch Funktionen zum Dokumenten­management bzw. zur Archivierung und bietet darüber hinaus auch integrierte Systeme für die Buchhaltung und Fakturierung gegenüber Pflegekassen, Sozialhilfeträgern und Selbstzahlern.

Durch einen Scanner werden Belege und Rechnungen digitalisiert und hochgeladen. Software zur optischen Zeichenerkennung extrahiert wesentliche Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und fügt diese Angaben der Datei mit hinzu. Eine Buchhaltungssoftware kann mithilfe dieser Daten automatisch einen offenen Posten für Verbindlichkeiten aus empfangenen Lieferungen und Leistungen erzeugen und das digitale Rechnungsabbild mit der Buchung verknüpfen. In gleicher Weise lassen sich die Ausgangsrechnungen aus der Fakturierung an die Buchhaltung übergeben und dort als Forderungen erfassen.

Zudem ermöglicht die elektronische Verbindung zwischen Online-Banking und Finanzbuchhaltung die selbstständige Buchung des Zahlungsverkehrs in der Software. Durch einen Datenexport gelangen wichtige Informationen zum Steuerberater, ohne das zeitraubende Suchen und Sortieren von Papierunterlagen.

Vorteile der digitalen Buchführung

Diese umfassende Veränderung administrativer Prozesse und auch der Pflegebuchhaltung durch Digitalisierung und Erweiterung der Software­unterstützung führt zu finanziellem Einsparpotenzial. Dies betrifft ganz besonders die Beschleunigung des Prozesses der Prüfung und Verbuchung von Eingangs- sowie der Erstellung und Versendung von Ausgangsrechnungen.

Vom Einsparpotenzial sind jedoch weniger die Kosten des Prozesses der Dokumenten­ablage betroffen, da die digitale Ablage nur vereinzelt zeitliche Vorteile bewirkt. Vielmehr resultieren die Kostenvorteile aus der schnellen Verfügbarkeit von digitalen Dokumenten und Daten. Die Zeit und damit die Kosten für die Suche von Belegen durch die Mitarbeiter werden minimiert und damit die Verwaltungsprozesse verschlankt. Die durch höhere Arbeits­effizienz frei werdenden Kapazitäten der Mitarbeiter lassen sich an anderer Stelle einsetzen.

Die Digitali­sierung von Abläufen in der Pflege rentiert sich dann besonders, wenn Formulare und Dokumente den stationären Einrichtungen und Pflege­diensten schon in elektronischer Form zugehen. Die Voraussetzungen hierfür hat der Gesetzgeber bereits geschaffen: So lässt das Umsatz­steuergesetz zu, dass Rechnungen ausschließlich auf elektronischem Wege an den Empfänger versandt werden dürfen.

Im Gegenzug für die notwendigen Investitionen in IT-Infrastruktur spart das Unternehmen die Aufwendungen für Papier, Ordner, Drucker und Toner sowie Lagerräume. Durch Speicherung der digitalisierten Unternehmensdaten in besonders gesicherten elektronischen Speichern lässt sich zudem die Gefahr des Untergangs von Belegen durch Brand- und Wasserschäden minimieren.

Die Reduktion von Verwaltungskosten wirkt allerdings nicht nur intern, sondern auch im Zusammen­spiel mit Dienstleistern, wenn es um die digitale Weitergabe von Dokumenten und Unterlagen an den Steuerberater geht. Ferner lässt sich der Schriftwechsel mit Partnern, Lieferanten und Leistungsträgern im Gesundheits­wesen auf papierloser Basis effizienter ausgestalten.

Hemmnisse bei der Einführung der digitalen Pflege­buchhaltung

Trotz aller Vorteile birgt die digitale Pflege­buchhaltung auch Nachteile. Ihre Einführung bringt einen beachtlichen Zusatzaufwand. Nicht zu unterschätzen ist die notwendige Veränderung der Prozesse und Routinen, die über viele Jahre durch die Mitarbeiter praktiziert wurden. Hier ist Überzeugungsarbeit zu leisten und Aufwand zur Schulung in den geänderten Abläufen in Kauf zu nehmen. Häufig müssen, insbesondere bei älteren Mitarbeitern, anfangs gewisse Vorbehalte vor der digitalen Systematik ausgeräumt werden.