Buchführung digital: Worauf müssen Unternehmen achten?

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zuletzt aktualisiert am 4. November 2015

Die allumfassende Digitalisierung verändert durch Internet und moderne Kommunikationsformen große Teile der Wirtschaft. Natürlich beeinflusst diese Entwicklung auch erheblich die buch­halterischen und steuerlichen Prozesse in Unternehmen. Eine Konsequenz: Unternehmen müssen buchhalterische Systeme laufend anpassen, um steuerliche Risiken zu vermeiden.

Die Buchführung wird zusehends digital, was bspw. die Einführung der elektronischen Rechnung zeigt. Papierunterlagen werden nach und nach ersetzt. Hierdurch lassen sich Kostenvorteile in etwa bei der Ablage realisieren. Jedoch müssen Unternehmen auch darauf achten, digitalisierte Daten sachgerecht zu behandeln und aufzubewahren.
 
Die Finanzverwaltung konkretisierte deshalb im letzten Jahr, wie eine elektronische Buchführung ordnungsgemäß einzusetzen ist: Dies geschah durch das BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zur „ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (kurz GoBD).
 

Umsetzung der GoBD in der Praxis

Für Unternehmen heißt das: Sie müssen strengere Anforderungen an die elektronische Buchführung beachten, wie bspw. eine zeitgerechte Erfassung von Buchungsvorfällen oder eine ordnungsgemäße Archivierung digitaler Daten. Aufgrund dieser Entwicklung werden damit zunehmend der Schutz und die Datensicherheit der steuerlich relevanten Informationen für Unternehmen wichtiger.
 

Die wichtigsten Änderungen der GoBD auf einen Blick

Unveränderbarkeit

  • Die GoBD ordnen an, dass Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingebracht werden, nicht mehr ohne Kenntlichmachung geändert bzw. gelöscht werden können.
  • Dies kann Unternehmen fordern. Denn häufig werden Buchungsvorläufe noch nicht festgeschrieben, um potenzielle Fehler unterjährig beheben zu können.
  • Aus Sicht der Finanzverwaltung ist das künftig nicht mehr regelkonform. Kommt es anschließend zu einer steuerlichen Außenprüfung, hat der steuerpflichtige Unternehmer ein Problem.
  • Es kommt durchaus vor, dass Prüfer die Beweiskraft der Buchführung anzweifeln, weil die Festschreibung fehlt.
 

Aufbewahrungspflicht

  • Belege sind stets in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren.
  • Ein elektronisch erstellter Beleg ist auch als solcher aufzubewahren. Wird lediglich ein Ausdruck in Papierform verwahrt, ist dies ungenügend.
  • Zudem erlaubt es die Finanzverwaltung nicht, dass durch die Archivierung Strukturmerkmale des ursprünglichen Beleges verlorengehen. Dies kann bereits auftreten, wenn eine PDF-Datei in eine TIFF-Datei umgewandelt wird: Die zugrundeliegende XML-Information kann dabei verlorengehen, sodass der Beleg nicht mehr maschinell auslesbar ist.
  • Bei digitalen Unterlagen machen es die GoBD Unternehmen vereinzelt leichter: E-Mails sind dann nicht aufbewahrungspflichtig, wenn sie lediglich als Transportmittel dienen (z.B. wenn die E-Mail im Anhang eine PDF-Rechnung enthält).
  • Durch die Neuregelungen sind Unternehmen aufgefordert, detailliert zu analysieren, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und welche nicht.
 

Datensicherheit

  • Die DV-Systeme sind gegen jegliche Art des Verlustes von steuerlich relevanten Daten zu sichern.
  • Es sind Zugriffs- und Zugangskontrollen zum Schutz der Systeme vor unberechtigten Eingaben zu installieren.
  • Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Buchführung nicht als formell ordnungsgemäß gilt.
  • Unternehmen haben diese Sicherheitsanforderungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist der Daten zu gewährleisten.
  • Insgesamt bedarf es eines strukturierten Prozesses der Informationssicherheit im Unternehmen, in welchem die Anforderung an die Sicherheit der Systeme kontinuierlich überwacht und angepasst wird.
 

Was droht bei Verstößen gegen die neuen GoBD?

In der Praxis zeigt sich: Die buchhalterischen Prozesse auf die neuen GoBD auszurichten, ist immens zeitaufwendig – v.a. bei Unternehmen mit komplexen IT- und Prozess-Strukturen.
 
Da die GoBD bereits seit 1. Januar 2015 in Kraft getreten sind, war die Zeit für die Umsetzung sehr knapp bemessen. Wer gegen die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten verstößt oder sie nicht vollumfänglich erfüllt, riskiert, dass die materielle Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung beanstandet wird. Die Finanzbehörde ist berechtigt, beanstandete Unternehmen zu sanktionieren. Hier ist ein verschärftes Vorgehen zu beobachten.
 

Digitalisierung und GoBD: Fazit

Die Digitalisierung verändert durch die Art und Mengen der Belege die Anforderungen an die Buchführung. Gleichzeitig sind dabei die verschärften Anforderungen der GoBD umzusetzen. Die neuen GoBD konkretisieren die bisherigen Vorgaben an die elektronische Buchführung – und verschärfen sie zugleich. Um die Chancen der Digitalisierung unternehmerisch zu nutzen und mögliche Sanktionen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die GoBD ordnungsgemäß umzusetzen.
 
Rödl & Partner hilft Unternehmen dabei, indem wir bspw. die GoBD-Konformität der Buchführung prüfen oder sie bei erforderlichen Umstellungsmaßnahmen professionell unterstützen.

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Andreas Brunnhübner

Diplom-Kaufmann, Steuerberater

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