Standardisierte Kataloge und strukturierte Datenmodelle am Beispiel REG-IS – Digitalisierung im Facility Management

veröffentlicht am 5. Februar 2021

Der Begriff Digitalisierung ist im steten Wandel. Zu Beginn war die Umwandlung eines analogen Dokumenten-Formats in ein digitales gemeint, später unter an​derem die Modernisierung von Arbeitsplätzen durch IT und heute wird Digitalisierung als Sammelbegriff für technologische Megatrends verwendet:

Digitalisierung durch standardisierte Datenmodelle

In vielen Bereichen des Facility Managements (FM) ist Digitalisierung schon spürbar und kann dessen Effizienz durch IT-technische Lösungen steigern. Solche Lösungen liegen bereits in Form verschiedener IT-Systeme vor. Damit diese noch besser miteinander interagieren können, müssen Modelle und Strukturen für Datenstandards geschaffen werden. Damit profitiert nicht nur die Betriebs- & Nutzungsphase, sondern der gesamte Facility Management Lebenszyklus.

Ein Datenmodell für FM hat das Ziel, Daten über den gesamten Lebenszyklus zu sammeln, zu strukturieren, in Datenbanken abzubilden und durch Standardisierung eine Kompatibilität verschiedener IT-Systeme zu schaffen, die auf dieselben Datenelemente zugreifen und diese austauschen können. Ein Datenmodell für das Facility Management wird in der GEFMA 924 „Datenmodell, Kataloge und Ordnungsrahmen für das FM” beschrieben.

Es besteht aus verschiedenen Datenelementen und unterscheidet sich im Aufbau je nach Anwendungsfall. Um den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes abdecken zu können und gleichzeitig die Rechtskonformität vor allem in der Betriebs- & Nutzungsphase zu gewährleisten, werden verschiedene Datenelemente benötigt.

Das Regelwerks-Informationssystem REG-IS ist Beispiel eines IT-Systems zur Digitalisierung im FM gemäß dieses standardisierten Datenmodells. Die dort in Katalogen vorliegenden Datenelemente lassen sich in 3 Stufen einteilen und bauen auf dem facilitären Prozess- und Datenmodell (FM-3D, GEFMA 924) auf.

Beziehung zwischen Datenelementen – Datensets

Durch konsequentes Verknüpfen von Datenelementen miteinander werden Datensets geschaffen. Die Anzahl von Datenelementen in einem Datensatz ist dabei vom Anwendungsfall abhängig. Sind die Verknüpfungen erst einmal geschaffen, lassen sich verschiedenste Zusammenhänge darstellen:

Abwasserhebeanlagen sorgen dafür, dass Gebäude wirkungsvoll gegen Rückstau aus dem Abwassernetz gesichert sind. Sie kommen dann zum Einsatz, wenn das Abwasser nicht durch natürliches Gefälle abgeleitet werden kann. Im Folgenden soll die Betreiberpflicht in einem Datenset mit verknüpften Datenelementen (je eines) dargestellt werden:

Abbildung 1: Darstellung eines Datensets (Vgl. GEFMA 924)

Abbildung 1 stellt Verknüpfungen einzelner Datenelemente zu einem Datenset dar. Es geht dabei um das
Facility „Abwasserhebeanlage” und den dazugehörigen Service „Anlagen & Einrichtungen inspizieren &
warten”. In der Norm DIN 1986-3 (Regelwerk) ist die Pflicht „Regelmäßiges Inspizieren und Warten von Entwässerungsanlagen und deren Bauteilen” zu finden. Bei Nichterfüllung der Pflicht besteht das Risiko eines Defekts der Hebeanlage. Adressiert ist die Pflicht an den Betreiber der Anlage, der wiederum entsprechende Tätigkeiten an eine fachkundige Person delegiert. Die Tätigkeit wird in einem Dokument (Wartungsprotokoll) nachgewiesen.

Das Datenset lässt sich beliebig erweitern und für verschiedene Anwendungsfälle anpassen. Die entsprechenden Datenelemente stehen dank der Verknüpfungen zu Verfügung.

Effizienzsteigerung durch standardisierte Kataloge?

REG-IS umfasst in der Summe aktuell ca. 2.000 digitalisierte Regelwerke mit den enthaltenen Datenelementen. Die Datenelemente werden in einer Datenbank verarbeitet, werden konsequent miteinander und zwischen den einzelnen Stufen verknüpft und in Katalogen zusammengefasst.

Jedes Datenelement bekommt eine ID zugeordnet. Durch diese klaren Strukturen und Verknüpfungen kann das Datenmodell jederzeit erweitert werden und wachsen. Jederzeit sind dadurch verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten geboten. Aus den katalogisierten Datenelementen lassen sich zum Beispiel Datensets und Workflows bilden, Pflichtenkataloge zusammenstellen, Leistungsverzeichnisse erstellen und vieles mehr.

Standardisierte Kataloge vereinfachen die Vernetzung und optimieren den Datenaustausch zwischen verschiedenen IT-Systemen, Datenschnittstellen und CAFM-Systemen. Der Austausch von Daten zwischen einem Kunden auf der einen Seite und dienstleistenden Unternehmen auf der anderen Seite gehört in der heutigen Zeit zum Alltag.

Durch standardisierte Datenmodelle und -kataloge wird der Aufwand durch Transformieren von Daten in verschiedene Systeme gemindert. Standardisierte Kataloge und klar strukturierte Datenmodelle sind nur ein kleiner Teil der Digitalisierung des Facility Managements, bieten aber die Möglichkeit, IT-Systeme noch besser zusammenarbeiten zu lassen.

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ZITIERTE PUBLIKATIONEN:

• GEFMA 924 Datenmodell, Kataloge und Ordnungsrahmen für das FM; Ausgabe 2017-09;
  GEFMA e. V.
• Arbeitshilfe: Rechtskonformität im FM - Digitalisierung mit REG-IS-Tools; Ausgabe 2017-
  06; Rödl & Partner