Belegeinsicht des Mieters unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten

Die Vermietung und Verwaltung von Immobilien führt grundsätzlich zur Anwendbarkeit der Datenschutzgrundverordnung. Dabei stellt insbesondere der richtige Umgang mit datenschutzrechtlichen Auskunftsersuchen eine Herausforderung dar, der sich auch Vermieter und Hausverwaltungen zunehmend stellen müssen. 

Das Auskunftsrecht stellt die Grundlage dar, um die weiteren Betroffenenrechte gezielt geltend zu machen. Im Mietverhältnis betrifft dies den Mieter, der als Betroffener seinen Auskunftsanspruch gegen den Vermieter als Verantwortlichen geltend macht.

Der Umfang der Auskunft ist dabei zweistufig aufgebaut. Zunächst geht es um die Frage, ob der Vermieter überhaupt personenbezogene Daten zu einer Person gespeichert hat. Wird dies bejaht, umfasst die weitere Auskunft genau diese personenbezogenen Daten. Dem Mieter sind dabei die konkreten „Klartextinformationen” mitzuteilen. Ergänzt wird das Auskunftsrecht durch den Anspruch auf Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO.

Es stellt sich daher die Frage, inwieweit auch Belege und Abrechnungsunterlagen zu einer Betriebskostenabrechnung als personenbezogene Daten gewertet werden können, die vom Auskunftsanspruch umfasst sind. 

Von einem Personenbezug kann immer dann ausgegangen werden, wenn eine Verknüpfung von Information und Person aufgrund von Inhalt, Zweck oder Auswirkung der Information auf die Person vorliegt. Im Mietverhältnis spielen vor allem Sachdaten eine große Rolle. Diese weisen grundsätzlich noch keinen Personenbezug auf. Soweit über diese Sachdaten jedoch ein Personenbezug hergestellt werden kann, werden diese auch zu personenbezogenen Daten. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sich über die Verbrauchsdaten eines Messunternehmens Rückschlüsse auf Verhaltensweisen oder personenbedingte Merkmale der Mieter aus dem privaten Lebensbereich ziehen lassen.

Die Reichweite des datenschutzrechtlichen Auskunftsrechts wird also in der Regel dort enden, wo die Belege zu den Betriebskosten keinen Personenbezug mehr aufweisen. Anders zu beurteilen ist das jedoch, wenn die Belege Informationen enthalten, die auf eine Mietpartei oder -einheit zurückzuführen sind. 

Die Abrechnungsbelege können dabei nicht nur eigene Mieterdaten enthalten, sondern auch Daten anderer Mieter und Dritter. Hier stellt sich wiederum die Frage, inwieweit dem Einsicht nehmenden Mieter diese personenbezogenen Daten offenbart werden dürfen. Um es kurz zu machen: Das Offenlegen von personenbezogenen Daten anderer Mieter oder Dritter, die in den betriebskostenrechtlichen Belegen enthalten sind, ist grundsätzlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO („berechtigtes Interesse”) gerechtfertigt. Mit Blick auf den datenschutzrechtlichen Grundsatz der Datenminimierung ist es hier sicherlich vorzuziehen, diejenigen Daten zu schwärzen, die zur Nachvollziehbarkeit der Betriebskostenabrechnung nicht erforderlich sind.

Doch wie ist das Verhältnis zwischen datenschutzrechtlichem Auskunftsrecht und dem Recht auf Belegeinsicht zu bestimmen?  

Die Pflicht des Vermieters, seinem Mieter die erforderlichen Belege zur Verfügung zu stellen, um die Betriebskosten überprüfen zu können, stellt eine Rechenschaftspflicht dar. Wohingegen der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch eben „nur“ eine Auskunftspflicht beinhaltet.

Aber auch der Sinn und Zweck der beiden Rechte sind unterschiedlich zu bewerten. Das Einsichtsrecht des Mieters soll diesen in die Lage versetzen, die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung zu prüfen, wohingegen Art. 15 DSGVO es dem Betroffenen ermöglichen soll, das ob und wie der Verarbeitung seiner Daten zu überprüfen, um ggf. daran anschließend seine datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte effektiv ausüben zu können. Die beiden Rechte des Mieters sind daher eigenständig und bestehen grundsätzlich nebeneinander, soweit personenbezogene Daten betroffen sind.

Enthalten Belege zu einer Betriebskostenabrechnung auch personenbezogene Daten des Mieters, sind diese Gegenstand beider Rechte. Ist dies der Fall, stellt sich die Frage, ob das Recht auf Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO einen Anspruch auf Überlassung von Kopien aller Unterlagen, die personenbezogene Daten des Mieters enthalten, umfasst. Denn soweit nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO dem Mieter Kopien zur Verfügung zu stellen sind, kann der Mieter die Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zur Betriebskostenabrechnung nur ausnahmsweise verlangen. 

Bislang ist dieser Punkt noch heftig umstritten. Für Rechtssicherheit könnte hier der Europäische Gerichtshof (EuGH) sorgen, dem die Frage zur Reichweite des Auskunftsrechts zur Vorabentscheidung vorliegt.  Sollte dieser jedoch bestätigen, dass das Auskunftsrecht einschließlich des Rechts auf Datenkopie als umfassendes Auskunftsrecht in Form der Zurverfügungstellung aller vorhandenen Daten und Belegunterlagen auszulegen ist, hätte dies zur Folge, dass aufgrund des unionsrechtlichen Anwendungsvorrangs im Kollisionsfall der Vermieter seinen Mieter nicht auf eine Belegeinsicht verweisen kann, wenn dieser zugleich sein datenschutzrechtliches Auskunftsrecht einschließlich Kopie geltend macht. Des Weiteren ist die datenschutzrechtliche „Erstauskunft“ immer unentgeltlich zu gewähren, sodass die Entscheidung auch Einfluss auf den bislang gewährten Auslagenersatz für Belegkopien in Form eines angemessenen Kopieentgelts haben könnte. 

Damit wird wieder einmal klar, dass der Datenschutz an vielen Stellen eng mit der Immobilienwirtschaft verzahnt ist. Enthalten die zur Betriebskostenabrechnung herangezogenen Belege personenbezogene Daten des Mieters hat dies auch Konsequenzen für die Belegeinsicht bzw. die Überlassung von Fotokopien. Die dynamische Entwicklung in diesem Bereich wird in Zukunft sicherlich für weiteren Anpassungsbedarf sorgen.