Betreiberverantwortung mit REG-IS effizient umsetzen

veröffentlicht am 06. Mai 2013

Betreiberverantwortung ist inzwischen kein Fremdwort mehr für Facility Manager. Die konkrete Umsetzung der Betreiberverantwortung bleibt allerdings für viele Verantwortliche eine große Herausforderung. Das beginnt mit der Identifikation der geltenden Normen und Regelwerke, erfordert eine praxistaugliche Integration der Anforderungen in den betrieblichen Alltag und reicht bis zur regelmäßigen Aktualisierung der konkreten Inhalte. Rödl & Partner bietet mit dem Regelwerks-Informationssystem REG-IS ein Instrument zur Wahrnehmung dieser Verantwortung an, das sich zunehmend etabliert und auf dem besten Weg zur Standardlösung für die Branche ist.

Betreiberverantwortung – was ist das konkret?

Seit Erscheinen der GEFMA Richtlinie 190 zur Betreiberverantwortung im Facility Management vor etwa zehn Jahren ist die Branche verstärkt sensibilisiert für die Einhaltung der zahlreichen gesetzlichen und untergesetzlichen Anforderungen an den Betrieb von Immobilien. Risikobewusstsein und das Ziel eine Haftung wegen Organisationsverschuldens zu vermeiden sind seither spürbar gestiegen. Auch die Rechtsprechung, Großschadenereignisse und nicht zuletzt Forschung und Lehre haben dazu geführt, dass Lösungen zum Umgang mit dem Thema Betreiberverantwortung heute in den meisten FM-Organisationen diskutiert und umgesetzt werden. Viele Akteure stellen dabei fest, wie schwierig es ist, zunächst einmal ganz konkret festzustellen, was Betreiberverantwortung in ihrem individuellen Fall bedeutet. Es existieren tausende Gesetze und Regelwerke, in denen Anforderungen an den Betrieb von Immobilien gestellt werden. Diese für den eigenen Bestand zu „scannen” und die zutreffenden Pflichten zu selektieren erscheint auf den ersten Blick ein sehr schwieriges Unterfangen. Zur Umsetzung der Betreiberverantwortung ist diese Analyse allerdings unbedingt erforderlich. Erst wenn für den eigenen Bestand geklärt ist, welche Vorschriften gelten, kann entschieden werden, wer und in welcher Form diese umsetzen soll.

Neben dem methodischen Ansatz zur Umsetzung der Betreiberverantwortung ist eine praxistaugliche „Bibliothek” als zentrales Werkzeug für den Erfolg erforderlich. Das Regelwerks-Informationssystem REG-IS ist eine solche „Bibliothek” und wird in der Branche immer beliebter.

Strukturelement 1: Facilities

Facilities sind der zentrale Betrachtungsgegenstand der Branche. REG-IS verwendet dafür als Grundkatalog die Kostengruppen der DIN 276-1, wobei an Stelle der KGr. 700 „Baunebenkosten“ ersatzweise Räume und Innenflächen nach DIN 277-2 eingefügt werden. Mit weiteren Ergänzungen und Detaillierungen entsteht daraus ein umfassender Bauelementekatalog:

Bauelementkatalog: Strukturbum Facilities

Abbildung 1: REG-IS Screenshot: Strukturbaum Facilities

Strukturelement 2: Services im Lebenszyklus

GEFMA 100 und 200 definieren neun Lebenszyklusphasen (LzPh.), in denen 37 Haupt- und 128 Teilprozesse des FM stattfinden. Auch dieser Katalog wurde für die Verwendung in REG-IS weiter detailliert und ausgebaut.

Abbildung 2: REG-IS Screenshot: Strukturbaum Services im Lebenszyklus (tlw. geöffnet)

Kombination von Facilities und Services

Nachdem die meisten Services entweder mit oder an Facilities erbracht werden, liegt die Kombination beider Kataloge nahe. Dieses ist in GEFMA 200 bereits seit 2004 beschrieben und schafft einen geeigneten Ordnungsrahmen für die Strukturierung von Daten im FM, z.B. betreffend:

461 – 6.312 Aufzugsanlagen überwachen

Im Falle von REG-IS sind es nun fachliche und rechtliche Anforderungen aus Regelwerken, die in diesen Ordnungsrahmen eingefügt werden und dessen praktische Anwendungsmöglichkeiten unter Beweis stellen. Die erfassten Datenelemente sind derzeit:

Regelwerke (gesamt)
Begriffe (Definitionen)
Pflichten (mit Adressaten und Sanktionen)
Tätigkeiten (mit Fristen)
geforderte Befähigungen
Nachweise (Dokumente).

Diese Datenelemente werden den Facilities und Services kombiniert zugeordnet.

Durch die logischen Verknüpfungen in REG-IS ist es beispielsweise möglich, eine schlüssige Antwort auf folgende typische Frage zu erhalten:

Auf Grundlage welcher Rechtsvorschriften bestehen bei Aufzugsanlagen Pflichten, wonach Kontrolltätigkeiten durchzuführen sind; welche Befähigung muss die ausführende Person haben, welche Nachweise sind zu führen und welche Sanktionen drohen bei Verstoß?

Nun wäre eine Antwort darauf (auch ohne REG-IS) leicht zu finden, solange diese Informationen innerhalb eines einzelnen Regelwerkes stehen. Häufig sind diese Angaben aber über mehrere Regelwerke verstreut (z.B. BetrSichV, mehrere TRBS, DIN usw.), was die Recherche sehr erschwert. Die Datenbanklogik und die schlüssige Verknüpfung einzelner Informationen anhand der vorstehend skizzierten Kategorien erleichtert die Suche erheblich. Dazu kommt, dass in REG-IS auch die Art der Nutzung eines Gebäudes (Schule, Verwaltungsgebäude etc.) ausgewählt werden kann und besondere Anforderungen, die aus der Art der Nutzung entstehen, ebenfalls Berücksichtigung finden können.

Kopplung von REG-IS und CAFM-Systemen

Sofern im CAFM- (oder SAP-) System eines Anwenders Stammdaten verwaltet werden, die Analogien zu den Facilities in REG-IS aufweisen, lassen sich Verknüpfungen zwischen CAFM und REG-IS herstellen, bis hin zu einer systemtechnischen Kopplung beider Systeme. Die Vorteilhaftigkeit ist evident. Einem geringen Mehraufwand der Kopplung steht ein erheblicher Mehrwert an Informationen für den Anwender gegenüber, was insgesamt das Kosten-/Nutzen-Verhältnis verbessert. Die Verknüpfung fällt umso leichter, wenn die Bestandsdaten im CAFM bereits in ähnlichen Katalogen vorliegen, wie die Facilities in REG-IS, also nach DIN 276-1 (ggf. mit den REG-IS-spezifischen Ergänzungen). Es gibt inzwischen erste CAFM-Systeme und Anwender, bei denen solche Kopplungen bereits realisiert sind.

Fazit und Ausblick

Wenngleich erst wenige Jahre auf dem Markt, so hat sich REG-IS inzwischen doch als eine wichtige Informationsquelle im Facility-Management herumgesprochen, insbesondere wenn es gilt, Betreiberverantwortung umzusetzen. Die Entwicklung von REG-IS ist längst noch nicht abgeschlossen. Ein intensiver Austausch mit den Nutzern im Rahmen von Projekten zur Umsetzung der Betreiberverantwortung zeigt, welche hervorragenden Möglichkeiten die Auswertung von Regelwerken nach den im FM etablierten Kategorien bei einer intelligenten Verknüpfung der Informationen bieten kann. Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr über das Thema Betreiberverantwortung und den Beratungsansatz von Rödl & Partner wissen möchten.