Große Effizienzpotenziale bei der Ausschreibung von FM-Leistungen

​veröffentlicht am 04. November 2019

Viele Unternehmen legen großen Wert auf die Ausschreibung ihrer Facility Services. Das ist sinnvoll, folgt in der Regel aber nach wie vor den bekannten Mustern. Übersehen wird dabei, dass das Ergebnis der an den Markt gegebenen Ausschreibung häufig nicht optimal ist und gleichzeitig erhebliche Ineffizienzen im Prozess schlummern. Vorausschauende Planung und ein integrierter Ansatz können hier nennenswerte Verbesserungen liefern.

BUSINESS AS USUAL – GILT AUCH FÜR VIELE FM-AUSSCHREIBUNGEN

Viele Unternehmen investieren viel Zeit, Engagement und Geld in die Ausschreibung und Vergabe ihrer FM-Dienstleistungen. Bei üblichen Vertragslaufzeiten von 4-6 Jahren haben diese Vergaben auch für große Unternehmen eine gewisse wirtschaftliche Relevanz. Ganz zu schweigen von den praktischen Konsequenzen, wenn sich der Instandhaltungsprozess im Technischen Gebäudemanagement oder der reibungslose Ablauf im Infrastrukturellen Gebäudemanagement anders gestaltet als erhofft.

Der Prozess dieser Ausschreibungen läuft regelmäßig gleich ab. Man entscheidet sich nach einem individuellen Auswahlprozess für einen FM-Consultant, der die Ausschreibung von Anfang an begleiten soll. Je nachdem wie das ausschreibende Unternehmen bislang bei der Gebäudebewirtschaftung agiert hat, liegen dem Consultant mehr oder weniger gute Ausgangsdaten im Hinblick auf den Anlagenbestand und dessen Zustand vor. In verschiedenen Gesprächen werden dann mit dem Auftraggeber die Rahmenbedingungen der Vergabe und die Zielsetzung der Unternehmen besprochen. Dabei wird mehr nach dem Prinzip „Wünsch Dir was” vorgegangen, als tatsächlich nach dem jeweiligen Bedarf der auftraggebenden Organisation. Das führt im einen Fall zu ausgefeilten Reporting-Anforderungen, im anderen Fall zu komplexen Bonus-Malus-Systemen, oder zu einem umfangreichen Vertragsstrafenkatalog. Legt man die Leistungsbeschreibungen unterschiedlicher Ausschreibungen nebeneinander, finden sich neben selbstverständlich immer enthaltenen auftragsbezogenen Passagen auch erstaunliche Übereinstimmungen. Das muss zunächst nichts Negatives bedeuten, im Gegenteil, mit Blick auf Digitalisierung im FM ist das sogar eine gute Nachricht, es legt aber auch den Schluss nahe, dass individuelle Voraussetzungen von Auftraggebern die Leistungsbeschreibungen nicht entscheidend prägen. Das ist für die Umsetzung der Verträge oft von Nachteil. Die Frage, ob die Auftraggeberorganisation auf Grund ihrer qualitativen und quantitativen Ausprägung in der Lage ist, den ausgeschriebenen Vertrag effektiv zu managen, wird über alledem leider auch allzu oft nur am Rande diskutiert.

Gegen Ende des manchmal Monate dauernden, vorbereitenden Prozesses signalisiert dann die Inhouse-Rechtsabteilung, dass die Gestaltung des FM-Vertrags zumindest extern noch „kurz” überprüft werden soll. Der juristische Blick auf die bis dahin entstandenen Ausschreibungsunterlagen führt nicht selten zu maßgeblichen Überarbeitungen. Das liegt oft daran, dass z. B. mit dem Bonus-Malus-System und einem wenig juristisch geprägten Vertragsstrafenkonstrukt, bestehende, gesetzliche Gewährleistungsrechte sehr zum Nachteil des Auftraggebers ausgehebelt werden. Oder die Sorge des FM-Consultants in Sachen Betreiberverantwortung einen Fehler zu machen, zur Folge hat, dass das ausgeschriebene Leistungsbild und die Anforderungen an die Einhaltung von Gesetzen und Regelwerken nicht kompatibel sind. „Viel hilft viel” ist da dann meist das Motto, sodass schon in der Leistungsbeschreibung zahlreiche Stellen zur Übertragung der Betreiberverantwortung beschrieben sind, deren Konsistenz und Sinnhaftigkeit sich nicht immer unmittelbar erschließen und nicht nur zur Verwirrung der Beteiligten beitragen, sondern auch eine wirksame Delegation auf den Dienstleister gefährden können.

Besonders kritisch wird es, wenn mit dem Versand der Ausschreibungsunterlagen bereits ein Vertragsentwurf verschickt wurde (was an sich richtig ist, aber immer wieder noch vor Einbindung der Juristen erfolgt). Eine nennenswerte Anpassung des Vertrags oder der Leistungsbeschreibung ohne Schwächung der eigenen Verhandlungsposition ist dann kaum noch möglich.

DER PROZESS IST OFT INEFFIZIENT UND BLEIBT HINTER DEN MÖGLICHKEITEN ZURÜCK

FM-Vergaben sind häufig komplexe Prozesse, deren Grundlagen sich auch im Austausch mit den Bietern stets verändern, was grundsätzlich sehr gut ist. Grundlage für die Zusammenarbeit soll ein vernünftiger partnerschaftlicher Vertrag mit allen Anlagen sein, der für beide Parteien möglichst wenig Überraschungen bereit hält.

Insofern liegt es im Interesse aller Beteiligten, auf Standards so wenig Zeit wie möglich zu verwenden und die Aufmerksamkeit im Prozess auf die für die praktische Abwicklung wichtigen Aspekte zu lenken.

Das setzt in einem ersten Schritt voraus, dass klar gestellt ist, was ein Auftraggeber von seinem künftigen FM-Dienstleister erwartet. Diese Erwartung muss im zweiten Schritt mit den tatsächlichen Möglichkeiten
der Auftraggeberorganisation abgeglichen und gemeinsam diskutiert werden. Passt die Auftraggeberorganisation nicht zu dem Konzept der Ausschreibung, sind Unstimmigkeiten bei der praktischen Umsetzung des Vertrags vorprogrammiert oder – noch häufiger – die intensiv diskutierten Optionen eines Vertrags werden zwar bezahlt, aber vom Auftraggeber nicht genutzt. Je nach Schwerpunkten und Möglichkeiten des Auftraggebers müssen Leistungsbeschreibung und Vertrag konsequent daraufhin ausgerichtet werden.

Grundlage dafür sollte ein gut strukturierter Workshop mit allen Beteiligten des Auftraggebers und erfahrenen FM-Consultants sein, die gemeinsam die wesentlichen klassischen und auftragsbezogenen Diskussionspunkte aus in der Vergangenheit erlebten Auseinandersetzungen mit den Dienstleistern kennen und beherrschen. Zielsetzung dieses Workshops sollte auch ein gemeinsames Verständnis zum Thema Betreiberverantwortung im Allgemeinen und zur Übertragung dieser Verantwortung auf den Dienstleister im Besonderen sein.

Es stellt sich in Verhandlungsterminen immer wieder heraus, dass die Dienstleister inzwischen ein sehr klares Verständnis der Delegation der Betreiberverantwortung haben und Auftraggeber mit unklar formulierten Vorgaben in der Leistungsbeschreibung oder nicht optimalen Aussagen im Verfahren für große Unsicherheit sorgen. Das muss unbedingt vermieden werden, denn Unsicherheit heißt in der Sprache der Dienstleister „Risikozuschlag beim Preis”.

Im Workshop bzw. im Nachgang dazu finden dann in einem dritten Schritt die konzeptionellen Weichenstellungen für die Ausschreibungsunterlagen statt, die ein individuelles „Customizing” vorliegender Standards ermöglichen. Dieses Customizing sollte eine Erstellung der Erstentwürfe von Leistungsbeschreibung und Vertrag aus einer Hand oder zumindest in sehr enger Abstimmung, umfassen. Das geschilderte Vorgehen, FM-Consulting und FM-Recht hintereinander zu „schalten”, wie bislang üblich, führt zu erheblichem Mehraufwand für den Auftraggeber, weil zusätzliche Abstimmungsrunden und Überarbeitungsschritte bei den Unterlagen zwangsläufig notwendig werden. Die Erstellung aus einer Hand spart Zeit, die den Mehraufwand zu Beginn des Prozesses, bei dem der wirkliche und nicht nur der vermutete Scope des Auftraggebers herausgearbeitet werden kann, ohne weiteres kompensiert.

Die so besser auf den jeweiligen Account zugeschnittenen Ausschreibungsunterlagen führen zu vergleichbareren Kalkulationen der Dienstleister und im weiteren Verlauf des Verfahrens auch zu wesentlich konstruktiveren Diskussionen über die tatsächliche Umsetzung der Facility Services. Auch hier sind Verhandlungstermine unter Mitwirkung aller Disziplinen, also auch der Juristen, unbedingt zu empfehlen. Das gilt umso mehr, wenn diese Termine dazu genutzt werden sollen, die vorgelegten Betreiberkonzepte und die Erwartungshaltung der Auftraggeber im Detail bestmöglich aufeinander abzustimmen. Denn in diesen Fällen wird das regelmäßig auch Auswirkungen auf Details der Vertragsgestaltung haben.

Ist der Auftrag dann an den besten Anbieter vergeben, sollte unbedingt noch sichergestellt werden, dass ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich der getroffenen Vereinbarungen bei allen Beteiligten (nicht beim Vertrieb und/oder der Start-up-Mannschaft des Dienstleisters) entsteht. Dazu wurden zuletzt einige mehr oder weniger erfolgversprechende Varianten in die FM-Verträge formuliert, wie eine gemeinsame Vertragslesung oder die Pflicht, zumindest Teile des Vertrags zu lesen. Es wird sich zeigen, welche Erfahrungen damit gemacht werden und welche Varianten sich dabei durchsetzen können.

Eine besonders interessante Idee scheint insoweit, wesentliche Elemente eines gemeinsamen Auftragsverständnisses (u. a.: Was bedeutet Betreiberverantwortung? Welche Teile davon liegen beim Auftraggeber, welche beim Dienstleister? Wie stellen wir uns die Kommunikation im Betrieb vor? Wie soll sich der FM-Dienstleister im Hinblick auf Optimierungen einbringen?) in Form von kurzen Videos bereit zu stellen. Sie sind schnell produziert und können über entsprechende Plattformen für jedermann leicht zugänglich gemacht werden. Der Kanon der Inhalte der regelmäßig 3-5 minütigen Filmsequenzen kann vom allgemeinem Grundverständnis der Zusammenarbeit bis zu sehr individuellen Details des Umgangs mit bestimmten Elementen der Leistungsbeschreibung reichen. Einige der dafür in Frage kommenden Softwarelösungen bieten dabei die Möglichkeit, über abschließende Fragen das Verständnis der vermittelten Inhalte abzufragen und zu dokumentieren. Mitarbeiter von FM-Dienstleistern kennen das vielfach bereits durch entsprechend gestaltete Einweisungen in die arbeitsschutzrelevanten Sachverhalte eines Standorts, sodass hier kaum zusätzlicher Vermittlungsaufwand entsteht. Die Vorteile, der Vermittlung von Inhalten zum Vertrag auf diesem Weg liegen auf der Hand. Die Vermittlung ist dezentral und zeitunabhängig jederzeit möglich. Neue Mitarbeiter sind schnell „eingewiesen” und der Nachweis, dass die eingesetzten Mitarbeiter, die für sie relevanten Teile der getroffenen Vereinbarungen kennen, ist leicht zu führen. Mit dieser Lösung kann man selbstverständlich nicht alle Winkel der praktischen Umsetzung eines umfangreichen FM-Vertrags und seiner Leistungsbeschreibung erreichen, aber einen Beitrag zum reibungsloseren Ablauf kann dieses moderne Instrument sicher liefern.

EINE BESSERE PLANUNG UND DURCHFÜHRUNG DES AUSSCHREIBUNGSPROZESSES LOHNT SICH!

Auch die Prozesse zur Ausschreibung von FM-Dienstleistungen sollten einem Modernisierungsprozess unterzogen werden. Die Zufriedenheit auf Seiten der Auftraggeber dürfte dadurch nennenswert steigen und das in allen Vertragspräambeln angekündigte partnerschaftliche Zusammenarbeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird damit wahrscheinlicher. Das beginnt mit einer intensiven Auftragsklärung zu Beginn des Prozesses, reicht dann über eine optimierte und kosteneffizientere Abstimmung zwischen Leistungsbeschreibung und Vertrag, idealerweise durch Erstellung der Unterlagen aus einer Hand und reicht bis in die Verhandlungsgespräche und die Unterstützung der Dienstleister bei der Vermittlung wesentlicher Vertragsinhalte. Alles in allem dürfte der Vergabeprozess für Facility Services dadurch besser, aber nicht teurer werden. Und auch die praktische Umsetzung wird mit verbesserten Grundlagen optimiert. Diese Aussicht auf eine „win-win”-Situation sollte allen Auftraggebern den Versuch wert sein, ausgetretene Pfade bei der nächsten Ausschreibung zu verlassen.