Steuerung der Kosten der Unterkunft – Ansätze und Erfahrungsberichte

veröffentlicht am 30. Juli 2014

Trotz hoher Zuschussintensität im kommunalen Haushalt nehmen viele Träger der Kosten der Unterkunft (KdU) diesen Bereich nicht als beeinflussbaren Aufwandsfaktor wahr. Prüfungen im Rahmen der internen Revision können hier Optimierungsansätze aufdecken.

Ausgaben für KdU nicht ausschließlich Produkt unbeeinflussbarer Faktoren

Die Kosten der Unterkunft (KdU) für Leistungsempfänger im Bereich Sozialgesetzbuch (SGB) II und SGB XII stellen einen der wichtigsten Posten in kommunalen Haushalten dar. Trotz hoher Transferaufwendungen nehmen viele Träger der KdU diesen jedoch nicht als beeinflussbaren Aufwandsfaktor wahr. Im Rahmen der gesetzlichen Regelungen müssen die Kommunen stets selbstständig Festlegungen treffen (z. B. die örtliche Ermittlung der kalten Neben- und Betriebskosten oder die Anwendung eines Betriebskostenspiegels), die, wie unsere Prüfungen im Rahmen der internen Revision in mehreren Kommunen zeigen, durchaus Optimierungsansätze und Einsparbeträge für den Haushalt aufweisen.

Rechtliche Grundlagen zur Prüfung bestehen

In den landesrechtlichen Gemeindeordnungen findet sich in der Regel implizit oder explizit die Prüfung der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der kommunalen Verwaltung als Aufgabe der Rechnungsprüfungsämter wieder. Korrespondierend dazu zeigt sich aus unserer Projekterfahrung, dass auch in den Kooperationsvereinbarungen zur Organisation der örtlichen Jobcenter zwischen der Bundesagentur für Arbeit und der jeweiligen Kommune ein Recht zur Kontrolle und Steuerung eingeräumt wird. Eine rechtliche Grundlage zur Untersuchung der Kosten der Unterkunft im Rahmen einer internen Revision ist somit gegeben.

Große Bandbreite an möglichen Prüfungsansätzen

Aus der Vielfalt der Einflussfaktoren im Bereich der KdU ergibt sich ein entsprechend breites Spektrum an Prüfungsansätzen unterschiedlicher Vertiefungsebenen. Die Prüfung unterteilt sich in drei Phasen:

1. Phase: Verfahren zur Ermittlung der Angemessenheitsgrenzen: Die Träger müssen selbstständig festlegen, welche Unterkunftskosten in ihrem Gebiet als angemessen anzusehen sind. Die Festlegung der Angemessenheitsgrenzen muss gemäß Rechtsprechung des Bundessozialgerichts auf einem schlüssigen Konzept beruhen, das eine hinreichende Gewähr dafür bietet, dass es die aktuellen Verhältnisse des örtlichen Wohnungsmarktes wiedergibt.
2. Phase: Anwendung der Angemessenheitsgrenzen in der Sachbearbeitung: Die ermittelten Angemessenheitsgrenzen werden in einem weiteren Schritt durch die Sachbearbeiter in den Bereichen SGB II und XII angewendet. Hierfür hat die Kommune entsprechende Richtlinien und Dienstanweisungen zu erstellen.
3. Phase: Nachhaltigkeit: Der Kostenträger hat für den wirtschaftlichen Umgang mit den Haushaltsmitteln Sorge zu tragen. Dies umfasst die laufende Überprüfung der ermittelten Angemessenheitsgrenzen, die Einhaltung der Richtlinien und Dienstanweisungen (Punkt 2) sowie das laufende (Finanz-) Controlling der eingesetzten Mittel.

Prüffelder der KdU

Stellschrauben bei der Ermittlung der Angemessenheitsgrenzen müssen bekannt sein

Die marktgerechte Ermittlung der Angemessenheitsgrenzen für KdU stellt eine grundlegende Voraussetzung dafür dar, dass der Träger im Zuge der Leistungsgewährung nicht mit unnötigen finanziellen Belastungen konfrontiert wird. Liegen die angewandten Richtwerte über dem tatsächlichen Mietniveau, ist eine überhöhte Auszahlung die Folge. Das Aussenden falscher Impulse an den Wohnungsmarkt fördert zudem einen Anstieg der Mietpreise, wodurch sich die negativen finanziellen Auswirkungen für den Leistungsträger in den Folgejahren weiter ausdehnen. Optimierungspotenziale zeigen sich in der Praxis insbesondere bei Fällen, in denen anstelle eigener örtlicher Datenerhebungen Werte aus anderen Auswertungen (z. B. Mietspiegel) unreflektiert übernommen werden oder bundesweite Werte (z. B. Betriebskostenspiegel) herangezogen werden. Die Prüfung soll Aufschluss darüber geben, welche Auswirkungen das Handeln und die getroffenen Entscheidungen auf die finanzielle Situation der Kommune haben.

Anwendungsfehler ermitteln und beheben

Weitere Steuerungspotenziale können im Bereich der operativen Anwendung der Angemessenheitsgrenzen verankert sein. Im Rahmen kommunaler Prüfungen werden immer wieder zeitliche Versäumnisse bei Kostensenkungsaufforderungen, unbegründete bzw. ungeprüfte Übernahmen erhöhter KdU oder auch fehlende Prüfungen des Anspruchs auf vorrangige Leistungen identifiziert.

Einen potenzialträchtigen Bereich stellt zudem die regelmäßige Prüfung von Betriebskostenabrechnungen der Leistungsempfänger dar. Eine korrekte Abrechnung hat verschiedene formelle und materielle Kriterien zu erfüllen, wozu beispielsweise die Vereinbarkeit von Mietvertrag und Abrechnung, die richtige Anwendung von Umlageschlüsseln und letztendlich auch die Korrektheit im Sinne des Mietrechts zählen. Sind die erforderlichen Kriterien nicht erfüllt, ist die Abrechnung ungültig und eventuell anfallende Nachzahlungen sind folglich nicht in der veranschlagten Höhe vom Mieter zu übernehmen. Die Quote fehlerhafter Abrechnungen liegt nach ersten Erfahrungen von Rödl & Partner zwischen 50 und 80 Prozent der gezogenen Stichproben. In einer deutlichen Mehrheit dieser Leistungsfälle führt die Prüfung zu einem Einsparpotenzial aus Sicht des Leistungsträgers.

Nachhaltigkeit durch eine bessere Steuerung sichern

Für eine effiziente und nachhaltige Steuerung ist es erforderlich, dass Controlling-Instrumentarium und Berichtswesen in der Lage sind, dem Leistungsträger Transparenz und Klarheit hinsichtlich der Wirkungszusammenhänge und Entwicklungen im Bereich der KdU zu verschaffen. Das KdU-Controlling umfasst in der Praxis jedoch häufig nur eine reine Darstellung von finanziellen Ergebnissen ohne hinreichende Begründung, auf welche Einflussfaktoren diese zurückzuführen sind. Erläuterungen oder Analysen von Auffälligkeiten finden nur in sehr eingeschränktem Maße statt. Zudem erfolgt in vielen Fällen eine Konzentration auf lediglich öffentlich zugängliches Datenmaterial (z. B. der Bundesagentur für Arbeit) und damit keine Nutzung tiefergehender Auswertungsmöglichkeiten.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Steuerung der kommunalen Aufgaben im Bereich der Kosten der Unterkunft. Beispielsweise bieten wir Tages-Workshops für Kreise und kreisfreie Städte an, in denen wir ein erstes Screening hinsichtlich möglicher Optimierungspotenziale in den genannten Bereichen durchführen. Darauf basierend werden für jeden Leistungsträger individuelle Themen identifiziert, die sich für eine optionale weitere Vertiefung anbieten.

Bei Interesse oder anderen Fragen zu diesem Thema stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

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Christian Griesbach

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