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Betriebskosten in den Fokus nehmen – Kosteneinsparungen mit geringem Aufwand erzielen

veröffentlicht am 10. Januar 2015

In den vergangenen Jahren haben die Kommunen versucht, allgemeine Kostenpositionen im Sinne der Optimierung der Gesamtverwaltung zu verbessern. Hierzu zählen Projekte zur Reduzierung von Energiekosten, Druckkosten, Beschaffungskosten oder Papierkosten. Eine wesentliche Kostenposition ist in vielen Kommunen aber noch nicht im Fokus der Kosteneinsparung: die Betriebskosten bzw. deren richtige Abrechnung für Mietobjekte.

Was sind eigentlich Betriebskosten?

Betriebskosten sind nach der gesetzlichen Definition in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) die „Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen”. Hierunter fallen auch die Kosten der Heizung- und Warmwasserbereitung. Letztere bezeichnet man auch oft als „warme Betriebskosten”. Sogenannte „kalte Betriebskosten” sind damit insbesondere die Kosten für die Wasserver- und -entsorgung, die öffentlichen Lasten wie Grundsteuer, die Kosten der Müllbeseitigung, der Versicherungen und sonstige Bewirtschaftungskosten. Eine nicht abschließende Aufstellung der Kostenarten findet sich in § 2 BetrKV. Durch Anstieg der Kosten, insbesondere der Beschaffungskosten für die Erzeugung von Wärme, betragen die Betriebskosten im Vergleich zur Nettokaltmiete in der Zwischenzeit bis zu 50 Prozent. Deshalb spricht man hier auch von der „Zweiten Miete”.

Wo entstehen Betriebskosten in einer Kommunalverwaltung?

Die Betriebskosten verschwimmen aufgrund ihrer Vielschichtigkeit und ihrer Entstehungsformen über die Verwaltung verteilt. Typischerweise entstehen Betriebskosten in folgenden Bereichen der Verwaltung:

Anmietung von Verwaltungsgebäuden
Anmietung von Flüchtlingsunterkünften
Bereich der Kindertagesstätten (BK-Zuschuss)
Sport- und Vereinsheime (BK-Zuschuss)
Kulturbereich (Veranstaltungen, Volkshochschule, Musikschule, etc.)
Gewährung der Kosten der Unterkunft
Eigene Wohnungsimmobilien

Was sind die rechtlichen Grundlagen einer „richtigen” Abrechnung?

Jede Betriebskostenabrechnung muss zu ihrer Wirksamkeit zwei Hürden nehmen: die formelle und die materielle Rechtmäßigkeit. Während es bei der materiellen Rechtmäßigkeit in aller Regel um Fragen der rechnerischen Richtigkeit und der Angemessenheit der in die Abrechnung eingestellten Kosten geht, geht es bei der formellen Rechtmäßigkeit um die Einhaltung sehr enger Formalitäten. Die Erfahrung zeigt, dass den strengen Anforderungen des Gesetzes und der Rechtsprechung, insbesondere des Bundesgerichtshofes (BGH), nur sehr wenige Abrechnungen genügen.

Hier muss man zwischen Wohnraum- und Nichtwohnraummietverträgen unterscheiden. Bei Wohnraummietverträgen kann von den gesetzlichen Vorgaben der §§ 556 ff. BGB im Vertrag nicht zum Nachteil des Mieters abgewichen werden. Weicht der Vertrag aber hiervon ab oder ist die zulässige vertragliche Gestaltungsfreiheit, die das Gesetz einräumt, überschritten oder unklar geregelt, scheitert die Möglichkeit der Abrechnung über die Kosten insgesamt oder auch nur einzelner Kostenarten schon daran. In einem solchen Fall ist der Nachzahlungsbetrag nicht fällig und der Mieter hat die Möglichkeit, die von ihm geleisteten Vorauszahlungen vom Vermieter zurückzuverlangen. Letzteres kann der Vermieter nur dann vermeiden, wenn er innerhalb der Abrechnungszeit von einem Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode die Abrechnung auf das gesetzliche Maß korrigiert.

Hier liegt auch schon der zweite große Fehler bei der Erstellung der Abrechnungen. Diese sind nämlich innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes in formell ordnungsgemäßer Art und Weise zu erstellen. Die Abrechnung muss diese Mindestinhalte aufweisen:

Zusammenstellung der Gesamtkosten,
Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Umlageschlüssel,
Berechnung des Anteils des Mieters,
Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Diese Voraussetzungen sind bei Orientierung der Abrechnung an der zulässigen mietvertraglichen Vereinbarung leicht einzuhalten. Leider gelingt das den wenigsten privaten Vermietern als auch den Vermietergesellschaften nach unserer Erfahrung nicht.

In gewerblichen Mietverhältnissen sind die Vertragsparteien anlässlich der mietvertraglichen Vereinbarung einer Abrechnungsfrist freier. Solche Regelungen sind zulässig und zweckmäßig. Allerdings muss auch hier die Abrechnung mit der vertraglichen Grundlage übereinstimmen. Die Rechtsprechung stellt hier im Grunde genommen die gleichen Anforderungen, die es zu prüfen gilt.

Leider ist aber die hierin liegende Erkenntnis der Kosteneinsparung sowohl bei der Frage der zulässigen Auszahlung an Dritte oder den eigenen Vermieter als auch bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen für eigenverwaltete Gebäude noch nicht vorhanden. Dabei ist die Feststellung der Rechtmäßigkeit der Abrechnung anhand der formellen Kriterien mit einem – im Vergleich zum Einsparungserfolg – geringen Aufwand verbunden.

Zwei praktische Optimierungsbeispiele

Eine Optimierung der kommunalen Abläufe zeigt hier jedoch erhebliche Einsparpotenziale auf. Mit dem Artikel wollen wir Ihnen erste Praxisbeispiele vorstellen, um dieses weite Feld näher betrachten zu können.

Fall 1

Die Kosten der Unterkunft (KdU) für Leistungsempfänger im Bereich Sozialgesetzbuch (SGB) II und XII stellen einen der wichtigsten Posten in kommunalen Haushalten dar. Trotz hoher Transferaufwendungen nehmen viele Träger der KdU diesen jedoch nicht als beeinflussbaren Aufwandsfaktor wahr. Rödl & Partner hat in kreisfreien Städten und Landkreisen eine Überprüfung der Kosten der Unterkunft durchgeführt. Inhalt unserer Tätigkeit in den Jobcentern war die Prüfung der Betriebs- und Heizkostenabrechnungen. Das Thema wird aus Sicht der personellen Kapazitäten und der personellen Überlastung in den Jobcentern eher vernachlässigt oder nur im Falle von Nachzahlungen aufgegriffen.

Prüfungsziel ist eine Überprüfung der Einhaltung von hauptsächlich formalen Kriterien sowie eine Plausibilisierung anhand materieller Kriterien für die eingereichten Betriebs- und Heizkostenabrechnungen im Rahmen einer Stichprobe. Folgende Fragen wurden dabei u.a. geprüft:

Liegen die erforderlichen Grundlagen (Mietvertrag, Abrechnungen) in der Akte vor?
Werden nur zulässige Kostenpositionen verlangt?
Ist die Abrechnung nachvollziehbar und nachprüfbar?
Sind die richtigen Umlagemaßstäbe zutreffend angewendet?
Ist die Höhe der Kosten plausibel? (Wasserverbrauch, etc.)

Unsere Erfahrungen aus den bisherigen Prüfungen zeigen ein „erschreckendes” Bild:

In jeder fünften Akte ist die Prüfungsgrundlage (Mietvertrag oder Abrechnungen) im aktuellen Band der Akte nicht gegeben.
Ein großer Teil der bemängelten Betriebskostenabrechnungen scheitert schon an den formellen Kriterien (z. B. Vereinbarung Mietvertrag und Betriebskostenabrechnung, korrekte Anwendung der Umlageschlüssel etc.).
Bei über 50 Prozent der Fälle konnte ein Einsparpotenzial (fehlerhafter formeller und inhaltlicher Betriebskostenabrechnungen) von über 100 Euro je Fall ermittelt werden.
Potenziale bestehen nicht nur in Fällen, in denen eine Betriebskostennachzahlung geleistet wurde, sondern auch in Fällen, in denen eine Gutschrift (Rückzahlung der Vorauszahlungen) erfolgt ist.

Je nach Ausgangslage und Ausgestaltung ist selbst unter Berücksichtigung von einem personellen Mehraufwand für die Prüfung der Betriebs- und Heizkostenabrechnungen (z.B. durch die Schaffung einer zentral verorteten und spezialisierten Sachbearbeitung) ein Einsparpotenzial vorhanden.

Fall 2

In einem weiteren Fall hat Rödl & Partner die Prüfung der Abrechnung einer WEG-Verwaltung vorgenommen, deren Mitglied die Kommune mit nicht unerheblichem Anteil war. Nach der Abrechnung der Verwaltung wäre ein hoher fünfstelliger Betrag fällig gewesen. Nach intensiver Prüfung aller Unterlagen im Hinblick auf

Abrechnung stimmt mit Teilungserklärung und aktueller Beschlusslage überein
Abrechnung genügt den formellen Anforderungen der Rechtsprechung
Abrechnungsunterlagen stimmen mit den in die Abrechnung eingestellten Zahlungen überein
Belege sind den Kontenbewegungen zuzuordnen
Belege sind nachvollziehbar und entsprechen sog. ordnungsgemäßer Verwaltung

war festzustellen, dass nicht eine Nachzahlung zu leisten, sondern ein ebenfalls hoher vierstelliger Betrag als Guthaben auszuzahlen war. Erschreckend war hierbei, dass die Belege nicht mit den Kontobewegungen und die einzelnen Ausgaben nicht mit der Beschlusslage bzw. der Teilungserklärung in Einklang zu bringen waren. Es ergab sich damit eine hohe sofortige Kosteneinsparung, da so freilich auch die monatliche Hausgeldzahlung für zukünftige Zeiträume anzupassen war.

Fazit

Rödl & Partner steht Ihnen mit einem erfahrenen Expertenteam von Betriebswirtschaftlern mit Fokus auf Haushaltskonsolidierung und Rechts- und Fachanwälten mit Fokus auf die Erstellung und Überprüfung von Betriebskostenabrechnungen zur Seite, damit auch Sie in Ihren Kommunen die bisher wenig beachtete Kosteneinsparungsmöglichkeit „Betriebskosten im Sozialrecht und Betriebskosten als Mieter/Vermieter optimal umsetzen” erkennen und anwenden.

Hierzu bieten wir Ihnen

Stichprobenartige Quick-Check-Analyse Ihrer Kostensituation bei den KdU unter besonderer Berücksichtigung der Betriebskosten
Inhouse-Seminare „Betriebskosten richtig einsetzen und Kosteneinsparungspotenziale erkennen”
Erstellen rechtssicherer Mietverträge als Mieter oder Vermieter
und natürlich die konkrete Prüfung an.