Kommunaler Jahresabschluss – Ein effizienter Ansatz in Zeiten von Personalmangel und Krisenmodus

veröffentlicht am 2. Januar 2023

Die Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik, die Einführung eines neuen Buchführungsprogramms (ERP-System), fehlende Unterstützung aus den Fachbereichen, der Weggang befasster Personen ... die Gründe für Verzögerungen und Rückstände bei der Aufstellung kommunaler Jahresabschlüsse können individuell sehr unterschiedlich sein. Aufgrund immer knapperer zeitlicher und personeller Ressourcen ist ein konzeptionelles Vorgehen jedoch unabdingbar, um die Aufstellung der Jahresabschlüsse so effizient wie möglich zu gestalten. Unserer Erfahrung nach sind die folgenden Arbeitsschritte dabei von signifikanter Bedeutung:

1. Analyse des Status-quo

Im Rahmen der „Status-quo-Analyse” wird beispielsweise erhoben, in welchem Umfang offene Prüfungsfeststellungen aus der Prüfung der Eröffnungsbilanz bzw. bisheriger Jahresabschlüsse bestehen, ob signifikante Buchungsrückstände im Bereich der Anlagenbuchhaltung bestehen, die Nebenbücher regelmäßig mit dem Hauptbuch abgestimmt werden oder Rückstellungssachverhalte systematisch abgefragt werden. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für die sich anschließende Maßnahmenplanung.

2. Erstellung eines Maßnahmenplans

Bezogen auf die einzelnen Positionen und Prozesse werden aus den zuvor gewonnenen Erkenntnissen Maßnahmen abgeleitet, um vom Status quo zum fertigen Jahresabschluss zu gelangen. Dabei ist es wichtig, die Jahresabschlusserstellung als Projekt zu denken. Zu jeder Maßnahme ist zu entscheiden, wer die Maßnahme durchführt, welche Ressourcen hierzu benötigt werden und wann bzw. bis wann die Maßnahme durchzuführen ist.

3. Schulung der Mitarbeitenden

Die Schulung der Mitarbeitenden ist ein stetiger Prozess, der dazu beitragen soll, Fehler und daraus resultierende Doppelarbeiten zu vermeiden, Ressourcen effizient einzusetzen und dem drohenden Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Wir unterscheiden dabei grundsätzlich zwischen den Handlungsfeldern „Handlungskompetenz”, „IT-Kompetenz” und der eigentlichen „Fachkompetenz”.

4. Betroffene zu Beteiligten machen

Während in den meisten Kommunen der „Fachbereich II” bzw. die Kämmerei für die Erstellung der Jahresabschlüsse zuständig ist, fallen die meisten Sachverhalte und Geschäftsvorfälle in den dezentralen (Fach-)Bereichen an. Aus diesem Grund ist eine gute Kommunikation zwischen den einzelnen Bereichen unabdingbar. Es ist wichtig, die zuliefernden Bereiche dahingehend zu sensibilisieren, welche Bedeutung ihre Zuarbeit für den Jahresabschluss hat und sie inhaltlich abzuholen. Dabei sollte klar festgelegt werden, WAS, WANN in welcher FORM benötigt wird. Formblätter sind kein Muss, können aber helfen gegenseitige Rückfragen zu vermeiden.

5. Wissensmanagement

Einige Prognosen gehen davon aus, dass im Jahr 2030 – aufgrund des demografischen Wandels und des sich verschärfenden Fachkräftemangels – etwa jede sechste Stelle im öffentlichen Dienst nicht oder nicht adäquat besetzt werden kann. Schon heute klagen viele Verwaltungen darüber, Stellen nicht nachbesetzen zu können. Neben der höheren Belastung für die verbleibenden Mitarbeitenden ist das größte Problem eines personellen Abgangs der Verlust an Wissen und Know-how. Nicht selten ist dieses Problem jedoch hausgemacht. So finden geordnete Übergaben mit einer angemessenen Einarbeitungszeit (beispielsweise bei Pensionierungen) nicht statt. Ebenso wird das vorhandene „Kopfwissen” häufig nicht geteilt.

Hier bedarf es neben einer gesunden Wissenskultur, Werkzeugen und Strukturen, die verhindern, dass das vorhandene Wissen befasster Personen sowohl bei geplanten als auch bei ungeplanten Abgängen verloren geht.

Fazit

Die vorgenannten Punkte geben einen kurzen Einblick, wie man sich dem Thema der Jahresabschlusserstellung effizient nähern kann. Unabhängig von der Vorgehensweise ist es jedoch wichtig, die Probleme und Rückstände zeitnah aktiv anzugehen. Werden die Rückstände erstmal zu groß, ist eine Bearbeitung „nebenbei” kaum möglich oder führt zu einer deutlichen Mehrbelastung bei den befassten Personen.

Durch unsere langjährigen und vielfältigen Erfahrungen im kommunalen Sektor ist es uns möglich, Kommunen und kommunale Einrichtungen vom Projektmanagement bis zur Übernahme der Buchungsarbeiten in ihrer Software professionell zu unterstützen. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.