Digitalisierung des kommunalen Finanz- und Rechnungswesens – Das ERP-System als digitaler Kern

​​​​​​​​​​veröffentlicht am 1. Juli 2020

• Ein digitales kommunales Finanz- und Rechnungswesen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für eine bürgerzentrierte Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
• Mit einer Fit-Gap-Analyse lassen sich die Handlungsfelder zur Optimierung des ERP-Systems schnell und effizient bestimmen 
• Die Optimierung des ERP-Systems sollte in 3 Schritten erfolgen: Entscheidung zur Systemstrategie, Verbindung mit der Roadmap Digitale Kommune, Integration aller für das Finanz- und Rechnungswesen relevanteren Prozesse 
• In das ERP-System sind operative Prozesse aus den Fachbereichen zu integrieren, insbesondere Abwicklungsprozesse im Bürgerservice. Dadurch werden die Prozesse durchgängig, effizienter und bürgerfreundlicher.

Ist Ihr ERP-System fit für die Digitalisierung?

Die Digitalisierung des kommunalen Finanz- und Rechnungswesens ist aus mehreren Gründen dringend notwendig. Die wichtigsten sind das krisenunabhängige Funktionieren aller Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen, der zu leistende Beitrag zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, die zunehmenden Anforderungen der Stakeholder an Schnelligkeit und Datenverfügbarkeit oder die Hebung von Service- und Effizienzpotenzialen, etwa durch die Minimierung manueller Tätigkeiten im Rechnungswesen.

Im Newsletter-Beitrag „Übernehmen Roboter bald das kommunale Finanz- und Rechnungswesen?” vom April 2020 wurden die Eckpunkte einer Roadmap für die Digitalisierung dargestellt. Bestandteil dieser Roadmap ist ein an den digitalen Anforderungen ausgerichtetes ERP-System. Wir von Rödl & Partner ermitteln mithilfe einer Fit-Gap-Analyse welche Handlungsfelder im ERP-System gegeben sind. Schlüsselfragen in der Analyse sind die 

• Unterstützung einer schnellen, integrierten und effizienten Planung und Analyse (Planung, Budgetierung, Forecasting, Reporting und Abschlusserstellung) U
• Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und des „Once Only Ansatzes”
• Gewährleistung einer vollständigen Prozessintegration und Prozesseffizienz (End-to-End-Finanzprozesse)
• Verzahnung der Fachverfahren mit ERP-System z. B. bei den Bezahlprozessen
• Anbindung von Web-Anwendungen/Apps
• Stammdatenzentralisierung, Vereinheitlichung und Dublettenbereinigung

Die Fit-Gap-Analyse zeigt häufig ein über viele Jahre inhomogen gewachsenes ERP-System, das unter Digitalisierungsüberlegungen an seine Grenzen stößt. Typische Beobachtungen sind: 

• Ein hoher Aufwand bei Planung und Reporting (Verteilte Systeme, Abstimmungsprobleme, aufwendige Prognosen und Simulationsrechnungen)
• Zu geringe Prozessintegration (Bestellwesen, Personalwesen, Immobilienwirtschaft)
• Eine Fehlende Aktualität der Entscheidungsgrundlagen (z. B. wirtschaftliche Jugendhilfe)
• Multiple Systeme mit unterschiedlichsten Stammdatenanforderungen, -logiken und vielen Stammdatendubletten
• Viele manuelle Buchungen mit Fehleranfälligkeit
• Mehrfache Datenverarbeitungsprozesse bei gleichen Sachverhalten
• Schwierige und fehleranfällige Schnittstellenbeziehungen
• Störanfälligkeit der Systemlandschaft bei Systemupgrades oder Integration neuer Prozesse
• Fehlende Möglichkeit der Einbindung von Internettechnologien

Schritte für die Optimierung des ERP-Systems am Beispiel SAP S/4HANA

Die Ergebnisse der beschriebenen Fit-Gap-Analyse sind in der Praxis abhängig vom eingesetzten IT-System. Demzufolge sind auch die Optimierungsschritte spezifisch. Am Beispiel der ERP-Lösung von SAP wollen wir aufzeigen, wie ein Optimierungsprozess aussehen kann.

Altsystem optimieren oder umsteigen? – Die Systemstrategie

Ohne ein gut funktionierendes ERP-System sind Digitalisierung und der Weg zur Smart City unmöglich. Deswegen muss bewusst entschieden werden, ob die bestehende Systemlandschaft den Anforderungen der Zukunft standhält und beibehalten werden kann. Die Ergebnisse der Fit-Gap-Analyse sind dabei detailliert zu bewerten. Eine Optimierung eines bestehenden ERP-Systems ist auf den ersten Blick immer die kostengünstigere Lösung. Die Projekterfahrung zeigt aber, dass sich eine Vielzahl der in der Fit-Gap-Analyse identifizierten Probleme nicht mit der bestehenden ERP-Lösung beseitigen lassen. Die dadurch verbundenen Kostennachteile sollten in einer Wirtschaftlichkeitsrechnung zu Ansatz kommen. Dauerhaft ineffiziente Prozesse können ein erheblicher Kosten- und Servicenachteil sein. Ein Übergang z. B. hin zu S/4HANA bietet eine Chance, sich von alten technischen und prozessualen Übergangslösungen zu trennen. Was zuerst als komplexere und teurere Lösung erscheint, kann auf lange Sicht und unter strategischen Aspekten die deutlich günstigere und zukunftsorientiertere Lösung sein.

ERP-SYSTEM ALS DIGITALER KERN

Mit den neuen Technologien des Webbrowsers für ERP-Systeme, die zum Beispiel SAP mit S/4HANA nutzt, lassen sich in Zukunft viele Anwendungen und Programme in Form von Apps einbinden und auch auf verschiedenen Geräten wie Handys oder Tablets betreiben. Damit kann das ERP-System zum digitalen Kern werden und Bürgerdienste über Apps als Selfservice integrieren. Dadurch erleben die Bürger einen vertrauten Standard.

Die technologische Innovation im Vergleich zu einer klassischen ERP-Umgebung ist neben vielen anderen Innovationen die Arbeitsweise. S/4HANA arbeitet mit einer In-Memory-Technologie und ist im Vergleich zu anderen Datenbanksystemen wesentlich performanter und schneller. Dies erlaubt zum Beispiel größere Auswertungen wie Budget- oder MRP II-Läufe häufiger und während der Arbeitszeit durchzuführen. Auch aufwendige Analysen können schnell und zielkonform durchgeführt werden. Dies bedeutet, bei S/4HANA werden die Daten aus dem Arbeitsspeicher RAM gelesen, nicht von der Festplatte ROM. Große Datenmengen sind hierbei schnell verfügbar und verarbeitbar. Dies ist die Grundlage für den Umgang mit dem massiv erhöhten Datenbedarf in der heutigen Zeit von Big-Data und hoher Online- und Informationsverfügbarkeit für den Kunden und Bürger.

Prozesse schrittweise optimieren

Mit der Umsetzung der Systemstrategie und der Einbindung von Bürgerservicefunktionen in das ERP-System entsteht gleichzeitig die Grundlage für Prozessoptimierungen. Entlang der Prozesslandkarte für das kommunale Finanz- und Rechnungswesen erfolgt die Prozessaufnahme aller End-to-End-Finanzprozesse:

• Beschaffung bis zur Zahlung Bürgerdienstleistung bis zum Zahlungseingang
• Haushaltsplanung bis zum Abschluss
• Personalplanung bis zum Personalabgang

Die aufgenommenen Prozesse werden den von SAP S/4Hana vorgeschlagenen Soll-Prozessen gegenübergestellt und dort wo notwendig angepasst. So werden z. B. für den Beschaffungsprozess alle Schritte von der Anfrage über die Bestellanforderung und Freigabe, der Bestellung, des Wareneingangs bis zur finalen Rechnungsabwicklung integriert abgewickelt. Die Finanzbuchungen laufen synchron und voll integriert im Hintergrund mit. Auch sind die Workflows vollständig integriert, ebenso wie E-Rechnungsfreigabeprozesse.

Durch die Prozessoptimierungen sind generell folgende Effekte möglich: 

• Erfolgreiche Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und Unterstützung Ihrer Smart City Initiativen durch eine optimierte Einbindung von Bürgern, Unternehmen und Verwaltungen durch mobile und digitale Anbindung und Nutzung des ERP-Systems
• Nutzung von Big-Data-Analysetools zur zentralen und dezentralen Steuerung von Verwaltungsprozessen
  Schnellere und vereinfachte Haushaltsplanung
• Durchgängige Homeoffice-Fähigkeit der Finanzverwaltung aufgrund digitaler und mobiler Arbeitsplatzmodelle