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Organisation einer effizienten Internen Revision in der Sozialwirtschaft

Schnell gelesen:

Die Themengebiete der Internen Revision in der Sozialwirtschaft unterscheiden sich teilweise deutlich vom Aufgabenspektrum in klassischen Revisionsbranchen. Die Prüfungsschwerpunkte beinhalten neben Themen des Rechnungswesens insbesondere Themen im Zusammenhang mit Patienten, Bewohnern, Personal und Krankenkassen. Die Ausgestaltung der Internen Revision, angefangen bei der Geschäftsordnung bis hin zur risikoorientierten Prüfungsplanung, muss der Branche angepasst und nach ihr ausgerichtet werden.

Die Interne Revision unterstützt die Geschäftsführung bzw. den Vorstand in der Steuerungs- und Überwachungsfunktion. Durch ihre organisatorische Unabhängigkeit im Unternehmen kann die Interne Revision neutrale und transparente Optimierungsvorschläge erarbeiten und vorbringen, um die Prozesse innerhalb des Unternehmens ganzheitlich zu verbessern. Zu dem klassischen Aufgabenbereich der Internen Revision gehören ebenso die Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit zum Schutz vor dolosen Handlungen.

Interne Revision in der Sozialwirtschaft

Die Einführung einer Internen Revision in Unternehmen bzw. in Organisationen der Sozialwirtschaft ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Dennoch macht die Einführung einer Internen Revision aufgrund steigender Komplexität und sich häufig ändernder gesetzlicher Bestimmungen Sinn.

Die Interne Revision in der Sozialwirtschaft unterscheidet sich mitunter deutlich von Internen Revisionen aus klassischen Revisionsbranchen, wie dem Banken- und Versicherungswesen. In der Sozialwirtschaft werden von der Internen Revision häufig nicht nur Prüfungen im Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt, sondern gerade auch in den Bereichen, die in anderen Branchen nicht von der Internen Revision überwacht werden. Hierzu zählen beispielsweise die Prüfungen der Patienten-/Bewohnerabrechnung, der Abrechnung gegenüber den Kassen und Selbstzahlern, der ambulanten Leistungserbringung und -abrechnung, der Chefarztabrechnungen, der Einhaltung der Vergaberichtlinien bei öffentlichen Unternehmen, der Spendenverwaltung, der Schlüsselverwaltung, des Archivwesens, des Facility-Managements, vergleichende Prüfungen von Risikomanagementsystemen verschiedener Krankenhäuser und Einrichtungen oder die Überprüfung der Compliance-Organisation und Compliance-Kultur innerhalb der Organisation.

Daneben stehen Themen, bei denen eine Unterstützung und Beratung durch die Interne Revision erfolgen kann, wie etwa die Berechnung der Erfolgsquote gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung, das Patientenmanagement, die Optimierung der Personalplanung unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (insbesondere bei Schichtpersonal), der Aufbau eines Risikomanagementsystems oder die Implementierung einer Compliance-Kultur innerhalb der Organisation.

Wie sieht eine effiziente Organisation der Internen Revision aus?

Nach unserer Erfahrung ist die Basis für eine effiziente Organisation der Internen Revision die Etablierung einiger zentraler Bausteine, ohne die eine zielgerichtete, risikoorientierte Prüfungsplanung und -durchführung nicht möglich ist. Zu den Bausteinen gehören:

Abbildung 1: Grundlegender Ablauf einer mehrjährigen Durchführung der Internen Revision

Spielregeln: Geschäftsordnung

Die Interne Revision ist üblicherweise als Stabsstelle der Geschäftsleitung organisiert und übernimmt keine operativen Aufgaben im Unternehmen. Bevor die Arbeit der Internen Revision beginnen kann, muss eine Geschäftsordnung für sie erstellt werden. Die Geschäftsordnung spiegelt dabei die „Spielregeln” wider, an die sich die Interne Revision zu halten hat. Sie dient der Festlegung von Aufgabenstellung, Befugnissen, Pflichten, Verantwortung und Auftreten der Internen Revision. Sie beschreibt die Stellung bzw. die Eingliederung der Internen Revision in die Organisation und in ihr werden Informations- und Berichtspflichten, Zuständigkeiten, Arbeitsumfeld und Vorgehensweisen festgehalten. Die Geschäftsordnung sollte von der Geschäftsleitung freigegeben werden. In der Sozialwirtschaft achten wir darauf, dass die Besonderheiten der Branche, d. h. insbesondere die Fokussierung der Internen Revision auf sog. Leistungsbereiche bei der Erstellung der Geschäftsordnung Berücksichtigung finden. Die Befugnisse der Internen Revision sollten unbedingt auf die „Außenstellen” der Organisation ausgedehnt werden. Darüber hinaus sollte die Geschäftsordnung einen gesonderten Passus enthalten, der die Geheimhaltungspflicht der Internen Revision betont. In Organisationen der Sozialwirtschaft erlangt die Interne Revision häufig Einblick in Kranken- oder Patientenakten, die äußerst sensibel zu behandeln sind.

Risikoworkshop

Als Auftaktveranstaltung führen wir in der Regel einen Risikoworkshop durch, an dem die Interne Revision und die Geschäftsleitung teilnehmen. Innerhalb dieses Risikoworkshops werden die Grundlagen der Internen Revision (Corporate Governance, Festlegung von Prüfungsstandards, etc.) erarbeitet und anschließend in Zielen, ggf. in einem Revisionshandbuch und einer Prüfungsstrategie, dargestellt.

Hauptbestandteil des jährlich stattfindenden Risikoworkshops bildet die Benennung der Geschäftsrisiken. Diese werden gemeinsam erarbeitet und klassifiziert (bspw. anhand abgebildeter Vorgehensweise in A-, B- oder C-Risikogruppen).

A-Risiken sollten aufgrund ihrer Bedeutung (Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit) am häufigsten geprüft werden, z.B. jährlich oder in festen, im Risikoworkshop abzustimmenden Abständen. B-Risiken werden weniger häufig als A-Risiken geprüft, z.B. alle zwei Jahre und C-Risiken aufgrund ihrer Einstufung je nach Bedarf und Zeit- bzw. Prüfungsplanung.

Zudem sind die Einzelheiten, die die Prüfung an sich betreffen, wie die Dauer der Prüfungen, die zu prüfenden Abteilungen, Prüfungsschwerpunkte und Sonderthemen innerhalb des Risikoworkshops abzustimmen.

Risikoorientierte Prüfungsplanung

Aufbauend auf dem Risikoworkshop legen wir die Prüfungsplanung im „Masterplan” fest. Hier erfolgt die risikoorientierte Prüfungsplanung zeitlich über das Kalenderjahr hinweg und sachlich über die Bestimmung der Prüfungsschwerpunkte und Prüfungsmethoden.

Entscheidend für einen ganzheitlichen Prüfungsansatz ist die Einbindung aller Organisationseinheiten. So sollten beispielsweise bei Trägern von Alten- und Pflegeeinrichtungen nicht nur die Hauptverwaltung, sondern auch die einzelnen Einrichtungen Prüfungsgegenstand der Internen Revision sein. In der Planung sollte darauf geachtet werden, dass die Prüfungsfrequenz gleichmäßig auf die einzelnen Einrichtungen verteilt ist, damit eine größtmögliche Akzeptanz in der Belegschaft erzielt wird.

Wichtig ist, dass die unterschiedlichen Prüfungsschwerpunkte regelmäßig und in wechselnden Einrichtungen der Organisation geprüft werden. Auf diese Weise erhält der Revisor schnell einen Gesamtüberblick über die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens.

Prüfen, Berichten, Kommunizieren, Nachverfolgen

Bereits einige Wochen vor der geplanten Prüfung sollten nach unserer Erfahrung von der Internen Revision wesentliche, die Prüfung betreffende Unterlagen von der zu prüfenden Abteilung/Einrichtung angefordert werden. Diese Vorgehensweise hat sich bewährt, da so bereits vor Beginn der Prüfung Unterlagen ausgewertet werden können und den Revisoren die Möglichkeit gegeben wird, sich auf die anstehende Prüfung vorzubereiten.

Am ersten Prüfungstag werden i.d.R. in einem Eröffnungsgespräch mit dem Abteilungsleiter der zu prüfenden Abteilung/ Einrichtung die Prüfungsschwerpunkte und der Ablauf der Prüfung besprochen. Anschließend beginnt die Prüfung durch die Interne Revision. Dabei werden in Zusammenhang mit der Prüfung stehende Unterlagen und Daten eingeholt und ausgewertet, Interviews mit Mitarbeitern geführt, Prozesse aufgenommen und zusammen mit den Mitarbeitern „live” am System nachvollzogen sowie die Dokumentation in den Akten geprüft (je nach Prüfungsschwerpunkt).

Die Prüfungsergebnisse werden in einem Bericht festgehalten (Umfang, Form und Inhalt des Berichts werden im Rahmen des Risikoworkshops festgelegt) und, falls gewünscht, in einem persönlichen Gespräch mit der Geschäftsführung kommuniziert.

Zudem ist es sinnvoll, die Umsetzung der Empfehlungen in einer Follow-Up Prüfung in einem zeitlichen Abstand von ca. einem halben bis einem Jahr nachzuverfolgen.

Masterplan

Der Masterplan ist speziell auf das Unternehmen bzw. auf die Organisation abgestimmt und beinhaltet die im Risikoworkshop erarbeiteten Risiken, deren Klassifizierung (A-, B- oder C-Risiko) sowie die zeitliche Prüfungsplanung. Daneben können weitere Bestandteile wie z. B. die Risikobeschreibung etc. mit aufgenommen werden. Zudem sind im Masterplan die zeitliche Durchführung und die Ergebnisse der Prüfung dokumentiert. Anhand des Masterplans lässt sich erkennen, ob die Prüfungsplanung zeitlich eingehalten wird, bei welchen Prüfungsthemen bzw. in welchen organisatorischen Einheiten Schwächen bestehen und Follow-Up Prüfungen durchgeführt werden sollten. Der Masterplan dient zusammen mit den Prüfberichten der Internen Revision als Nachweis für die Geschäftsleitung. Anhand des Masterplans und der Prüfberichte kann nachvollzogen werden, dass risikoorientierte Prüfungen in allen Bereichen bzw. Abteilungen in zeitlich fixierten Abständen durchgeführt und daher die Aufsichts- und Präventionspflichten erfüllt wurden.

Fazit

Die zentralen Themengebiete der Internen Revision in der Sozialwirtschaft beinhalten neben Themen des Rechnungswesens insbesondere Prüfungen im Zusammenhang mit Patienten, Bewohnern, Personal und Krankenkassen. Die Ausgestaltung der Internen Revision, angefangen bei der Geschäftsordnung bis hin zur risikoorientierten Prüfungsplanung, muss auf die Branche zugeschnitten und nach ihr ausgerichtet werden. Dementsprechend werden auch andere Ansprüche an die internen Revisoren in der Sozialwirtschaft gestellt. Neben Spezialisten für Einzelthemen müssen sie vor allem „Allrounder” sein. Sie müssen in der Lage sein, sich schnell in die unterschiedlichsten Themengebiete einzuarbeiten und vor allem pragmatische Lösungsansätze zu finden.

Rödl & Partner blickt auf eine langjährige Erfahrung in der Prüfung und Beratung sozialwirtschaftlicher Organisationen zurück. Nutzen Sie unsere Erfahrung für den Aufbau einer effizienten Internen Revision bei Ihnen im Unternehmen. Gerne übernehmen wir diese Aufgabe auch für Sie als externer Dienstleister.