Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) und ihre Umsetzung in der Praxis

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat am 14. November 2014 die aktualisierten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern bekannt gegeben und diese mittlerweile auch im Bundessteuerblatt veröffentlicht, so dass diese seit dem 1. Januar 2015 anzuwenden sind (siehe auch Fonds-Brief direkt 27. November 2014).

Die Anwendung der Grundsätze bezieht sich ausdrücklich auf alle steuerlichen Aufzeichnungspflichten und gilt für Steuerpflichtige, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO, hier zum Beispiel § 90 Abs. 3 sowie §§ 140,141 AO) und den Einzelsteuergesetzen (zum Beispiel § 4 Einkommensteuergesetz) zur steuerlichen Buchführung verpflichtet sind. Daher sind auch die Aufzeichnungspflichten für die Steuerpflichtigen eingeschlossen, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen und ansonsten nicht buchführungspflichtig sind. Die GoBD gelten auch für die Nebenbücher, wie zum Beispiel Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Warenwirtschaftssysteme.

Die zeitgerechte Verbuchung und Aufzeichnung muss so umgesetzt werden, das Geschäftsvorfälle unmittelbar nach der Entstehung, mindestens aber innerhalb von zehn Tagen erfasst werden, damit der zeitliche Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht. Mit „erfassen” ist eine Belegidentifikation, Belegsichtung, Belegsicherung und eine geordnete Ablage gemeint. Wird dies durch den Steuerpflichtigen gewährleistet, kann auf eine Erfassung der Geschäftsvorfälle in der EDV innerhalb von zehn Tagen verzichtet werden, so dass der Steuerberater die Unterlagen zum Beispiel auch erst zur Vorbereitung der monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldung im jeweiligen Buchführungsprogramm erfassen kann. Für die praktische Umsetzung (und zum Beweis im Falle einer Betriebsprüfung) ist es daher wichtig, dass für die „Erfassung” der Unterlagen ein klar geregelter und gut dokumentierter Prozess beim Steuerpflichtigen vorliegt. Dieser sollte mindestens die Zugriffsrechte und das zu verwendende Ordnungssystem definieren.

Alle Geschäftsvorfälle müssen durch entsprechende Unterlagen im Original dokumentiert und nachvollziehbar über die Aufbewahrungsdauer vorgehalten werden. Neben den steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung im Einzelfall von Bedeutung sind. Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg” (auch Belegprinzip genannt) gilt weiterhin und wurde konkretisiert. Im Schreiben des BMF wird außerdem explizit darauf hingewiesen, dass ein sicherer und klarer Nachweis zu dem jeweiligen Geschäftsvorfall zu erbringen und ein Eigenbeleg zu erstellen ist, sofern kein Fremdbeleg vorhanden ist.

Damit diese Vorgaben in der Praxis umgesetzt werden können und im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen keine Unstimmigkeiten auftreten, gibt das BMF Schreiben vor, dass Belege in Papierform möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern sind. Bei Papierbelegen soll diese Sicherung durch laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen/Lieferscheine erfolgen, ergänzend dazu ist eine laufende Ablage in Mappen oder Ordnern vorgesehen.

Es ist jederzeit sicherzustellen, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit die Belege überprüfen kann, das BMF-Schreiben orientiert sich auch an dieser Stelle an den Vorgaben des HGB für die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung (hier: § 238 HGB) und behält diese für steuerliche Zwecke bei.

Die Unveränderbarkeit der Daten bzw. Protokollierung von Änderungen ist eine weitere Herausforderung für die Praxis. § 146 Abs. 4 AO gibt vor, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dies gilt ab dem Zeitpunkt der Erfassung (entweder auf dem Papier oder in der EDV) und nicht nur für die erfassten Daten der Finanzbuchführung, sondern für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten. Sofern also eine Veränderung vorgenommen werden muss, sollte darauf geachtet werden, dass diese protokolliert und nachvollziehbar dokumentiert werden. Die bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführten Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.

Abschließend ist festzuhalten, dass eine formell nicht ordnungsgemäße Buchführung durch das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen werden kann und infolge dessen die Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden können. Die Einhaltung der Vorgaben des BMF-Schreibens vom 14. November 2014 und die entsprechende Dokumentation ist daher sehr wichtig.

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- Fonds-Brief März 2015

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