Anforderungen an elektronische Registrierkassen ab 01. Januar 2017

veröffentlicht am 25. Februar 2016

Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten von Unternehmen werden durch die Finanzverwaltung regelmäßig angepasst und überarbeitet. Ab dem 01. Januar 2017 gelten neue Anforderungen an Kassensysteme mit denen sich Unternehmen bereits jetzt beschäftigen sollten, denn ab Beginn des kommenden Jahres sind alle Buchungsdaten elektronisch und unveränderbar aufzuzeichnen und über den Zeitraum von 10 Jahren jederzeit digital lesbar aufzubewahren.

​Falls das bisher verwendete Kassensystem die Anforderungen gemäß BMF-Schreiben vom 26. November 2010 (Az. IV A 4 - S 0316/08/10004-07 ) nicht erfüllt, ist eine Neuanschaffung bzw. Umrüstung bis spätestens 31. Dezember 2016 zwingend vorzunehmen, da andernfalls bei kommenden Betriebsprüfungen mit Verwerfung der Kassenaufzeichnungen und damit einhergehenden Hinzuschätzungen von Umsätzen gerechnet werden muss.
   
Alle Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln, sind von Gesetzes wegen zur Führung von Kassenbüchern verpflichtet. Andernfalls ist es zwar ausreichend, alle für die Besteuerung maßgebenden Sachverhalte z. B. mit einer vollständigen und geordneten Belegsammlung nachzuweisen, allerdings empfehlen wir ein Kassenbuch freiwillig zu führen. Dies ist bei Unternehmen, welche überwiegend Bareinnahmen erzielen, zweckmäßig, da sonst Auseinandersetzungen bei einer Betriebsprüfung zu erwarten sind.
  
Kassenbücher können handschriftlich oder mit Hilfe von Computerprogrammen erstellt werden. Mithilfe von EDV-Programmen und elektronischen Registrierkassen geführte Kassenbücher müssen nachträglich unveränderbar sein.
 
Auch die mit diesen Systemen erstellten digitalen Belege müssen den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) genügen und während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, un-verzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Grundgedanke dieser Vorschrift ist es, alle mittels Registrierkasse erzeugten Datensätze digital auswertbar zu archivieren.
Hierbei ist der Steuerpflichtige in der Verantwortung, die über Registrierkasse gespeicherten Daten zu archivieren und per Datenträger der Finanzverwaltung in einem auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen. Falls der interne Speicher der elektronischen Registrierkasse nicht ausreichen sollte, müssen die auf einen externen Speicher ausgelagerten Kassendaten ebenso unveränderbar, jederzeit lesbar und manipulationssicher archiviert werden. Entspricht die Kasse nicht diesen technischen Voraussetzungen, darf sie längstens bis 31. Dezember 2016 verwendet werden.
  
Werden durch die Finanzverwaltung Mängel bei Registrierkassen bzw. bei der Kassenführung entdeckt, kann dies je nach Betrieb und Branche schwere Folgen bis zum Verlust der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung haben. Die Beweiskraft der Buchhaltung im Sinne § 158 AO kann verloren gehen, was die Möglichkeit der Schätzung von Be-steuerungsgrundlagen nach § 162 AO eröffnet.
  
Die Anpassung der Aufzeichnungspflichten und die damit verbundenen Auswertungsmöglichkeiten zeigen die Aktualität der Thematik und das Bedürfnis des Staates, Bareinnahmen stärker zu kontrollieren. Um die Transparenz der Kassenaufzeichnungen zu gewährleisten, werden die Grundlagen dafür durch den Gesetzgeber normiert. Grundlage dafür bietet die Digitalisierung der Wirtschaft, welche die Entwicklung der elektronischen Datenverarbeitung unterstützt. Diesen Trend hat der Gesetzgeber erkannt und macht ihn für sich nutzbar.