Wie findet man das richtige ERP-System?

​veröffentlicht am 19. Dezember 2016

Wer kennt das nicht? IT-Systeme, die einmal eingeführt sind, werden im Laufe der Zeit immer wieder so hingebogen, dass man damit die aktuellen Anforderungen erfüllen kann. Oftmals bedient man sich dann an Hilfslösungen in MS Excel, bis man merkt, dass es so nicht weitergehen kann. Doch wie findet man das passende System?

​Zunächst gilt es, die eigenen Prozesse und Abläufe im Unternehmen zu überdenken: Ist alles was wir machen sinnvoll? Oder wie könnte man es besser gestalten? Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist der beste Zeitpunkt um alle Abläufe kritisch zu hinterfragen und für die Zukunft zu optimieren.

Ein erster Schritt ist daher die Aufnahme aller besonders geschäftsrelevanten Prozesse. Besonders hilfreich erweisen sich hier Prozessablaufdiagramme (z.B. in MS Visio), anhand derer man die Abläufe gut nachvollziehen kann. Im nächsten Schritt sind diese Abläufe zu hinterfragen und zu klären, ob sie alle Anforderungen des Unternehmens abdecken. Beispiele hierfür sind die Einhaltung eines Vier-Augen-Prinzips oder eine Zentralisierung wichtiger Unternehmensfunktionen. Aufbauend daraus wird ein Soll-Konzept erstellt, das die zukünftigen Abläufe im Unternehmen darstellt und so im Idealfall in Workflows im neuen ERP-System abgebildet werden kann.

Nachdem die geplanten zukünftigen Abläufe klar sind, müssen daraus die konkreten Anforderungen an die Software herausgearbeitet und in einem Lastenheft festgehalten werden. Dies sind u.a. funktionale Anforderungen auf Basis der Prozesse, Anforderungen durch die vorhandene IT-Infrastruktur, Anforderungen an die Architektur der Software oder sonstige Anforderungen an die Leistungsfähigkeit des Dienstleisters. Da die ERP-Systeme auf dem Markt sehr unterschiedlich sein können und nicht jede Software alle Anforderungen abdecken kann, müssen die konkreten Anforderungen des Unternehmens gewichtet werden: Muss-Kriterien, Standard-Funktionen oder wünschenswerte Funktionen.

Auf Basis dieses Lastenheftes findet je nach rechtlichen Anforderungen entweder eine Markterkundung oder eine Ausschreibung statt. Im Rahmen beider Verfahren, erhalten die Softwareanbieter die Möglichkeit Ihre Anwendungen vorzustellen. Dabei müssen sie auch nachweisen, dass sie die gestellten Anforderungen erfüllen können. Der jeweilige Erfüllungsgrad wird mithilfe von identischen Fragebögen/Tabellen beurteilt und fließt neben den Erfahrungen aus Software-Teststellungen in die Beurteilung der Anbieter und ihrer Softwareprodukte ein. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Software ausgewählt wird, die am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passt und die gleichzeitig aber auch von den zukünftigen Anwendern akzeptiert werden wird.

Im nächsten Schritt erfolgen die Vertragsverhandlungen mit dem oder den ausgewählten Anbieter(n). Hier empfiehlt es sich dringend auf die Unterstützung von Anwälten aus dem Bereich IT-Recht zurückzugreifen, da in der Gestaltung von Verträgen oftmals Fallstricke verborgen liegen. Die weiteren Schritte erfolgen dann bereits in Zusammenarbeit mit dem neuen Dienstleister: Definition der genauen Umsetzung und Konzepte, Design und Customizing der Anwendung, Testphase, Datenmigration und Produktivsetzung.

Um sicherzugehen, dass alle Phasen von der Prozessaufnahme bis zur Produktivsetzung im Interesse des Unternehmens ablaufen, empfiehlt es sich, das gesamte Projekt durch einen kritischen Wirtschaftsprüfer begleiten zu lassen.