Die elektronische Archivierung als Must–have in Zeiten der Digitalisierung

veröffentlicht am 23. November 2015

Kennen Sie das Problem, dass viele Rechnungen innerhalb Ihres Unternehmens erst sehr spät oder manchmal gar nicht bei der richtigen Person ankommen? Sie haben Kapazitätsprobleme bei der Archivierung von Belegen und müssen deswegen bereits Ihr Büro mit Ordnern zustellen und können trotzdem in dem einen Moment den gewünschten Beleg nicht wiederfinden? Technische Lösungen können hier Abhilfe verschaffen.

Die Digitalisierung hat weitreichende Auswirkungen im privaten Bereich, aber auch der  berufliche Bereich ist hiervon bereits sehr stark geprägt. Als Beispiele lassen sich weitreichende Datenschutzregelungen, die Nutzung von sozialen Medien oder Notebooks & Smartphones am Arbeitsplatz nennen. Ein weiterer Aspekt, der auch immer stärker Einzug in das Arbeitsleben hält, ist die elektronische Archivierung von Belegen, die bisher noch in Papierform abgelegt wurden.
  
Bei der elektronischen Archivierung handelt es sich um eine unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Informationen, die zumeist mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) erfolgt. Unter einem DMS versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten mit dem Ziel, Dokumente zu erfassen, zu erstellen, zu speichern, zu verwalten, zu bearbeiten und zu veröffentlichen bzw. recherchierbar zu machen.
   
Damit in Zukunft überfüllte Archivräume oder verlangsamte Prozesse entfallen können, bedarf es jedoch mehr als einer rein elektronischen Ablage. Denn um den tatsächlichen Mehrwert eines DMS ausschöpfen zu können ist es essentiell, bestehende Prozesse zu überdenken, anzupassen und das DMS in den Workflow zu integrieren.
  

Hieraus können sich folgende Vorteile ergeben:

• Kostenersparnis in Form von Materialeinsparung (Vermeidung redundanter Dokumente, weniger Papier & Tinte), Einsparung von Personalressourcen, Lagerraumeinsparung, Effizienz, Vermeidung von Prozessbrüchen, etc.)
• Zentralisierung (Integrität der Daten, Qualitätssteigerung)
• Compliance (Aufbewahrungspflichten werden automatisch eingestellt, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und dadurch auch Reduzierung des Haftungsrisikos, Steigerung der Auskunftsfähigkeit)
• Mitarbeiterzufriedenheit (Durchgängigkeit bei Vertretungsregeln, höhere Datenverfügbarkeit, einfache Handhabung, Zeitersparnis)
• Höhere Geschwindigkeit durch eine schnellere Prozessbearbeitung (z.B. Ausnutzung des Skontos durch eine frühere Bearbeitung der Eingangsrechnungen) und schnellerer Informationsaustausch aufgrund zentraler Ablage 

   
Weitere Vorteile entstehen, wenn Sie bereits mit einem Einkaufsportal arbeiten bzw. Sie eine Einführung planen. Denn Ihr Einkaufsportal, in dem Sie u.a. bei vorgegebenen Lieferanten Ihre Standardartikel bestellen und dadurch stets auf dem Laufenden sind, kommuniziert ständig mit dem DMS und gewährleistet dadurch einen ganzheitlichen, automatischen Prozess (inklusive Freigaben) von der Bestellung bis zur Buchung in der Finanzbuchhaltung. Und das alles ohne Zeit- Daten- und Ressourcenverlust, aber mit zufriedenen Mitarbeitern, die sich durch die Optimierung wieder mit Ihren Kernaufgaben beschäftigen können.
   
Natürlich erfolgt der Umstieg auf ein DMS nicht von heute auf morgen, aber mit bereitwilligen Mitarbeitern, den richtigen Ansprechpartnern und Beratern sowie der Freude auf eine bahnbrechende Veränderung ist die Einführung eines DMS erfolgreich zu bewältigen und stiftet kurz-, mittel- und langfristig einen effektiven und spürbaren Mehrwert.
   
Gerne unterstützen wir Sie bei der Definition von Anforderungen an ein elektronisches Archiv, der Auswahl eines passenden Anbieters oder bei der Anpassung Ihrer Prozesse an die elektronischen Abläufe. Des Weiteren beraten wir Sie gerne beim Aufbau eines Internen Kontrollsystems, damit Ihre Abläufe auch in Zukunft revisionssicher und GoBD- und rechtskonform stattfinden und Sie nach einer erfolgreichen Einführung die Möglichkeit der Belegvernichtung nutzen können.