BMF-Schreiben zur Neufassung der GoBD – UPDATE

Update 2 vom 13. Dezember 2019

Das BMF hat nunmehr am 28.11.2019 die ab 01.01.2020 geltenden geänderten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff veröffentlicht.

Die „Rückrufaktion” der Finanzverwaltung wurde begründet mit weiterem Abstimmungsbedarf, die jetzt vorgenommene Veröffentlichung enthält keine jedoch nennenswerten Änderungen zum BMF-Schreiben vom 11.07.2019.

Zusammen mit den GoBD wurde ein Dokument mit ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Dieses Schreiben soll dem geprüften Unternehmen bei der Datenträgerüberlassung helfen, da seitens der Finanzverwaltung alle zur Auswertung der Daten notwendigen angeforderten Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form vom Steuerpflichtigen bereitzustellen sind. Gerade hier traten in der Vergangenheit teils erhebliche Probleme auf.

Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. Dabei besteht grundsätzlich auch eine Pflicht, die Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen.

Rz. 39 – Vollständigkeit der Aufzeichnungen
Die Ausnahmen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung wurden enger formuliert als bisher, die Bestimmungen gelten jetzt ebenso für Dienstleistungen. Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist. Auf Grund der gesetzlichen Neuregelungen in § 146 Absatz 1 Satz 1 AO ergibt sich nunmehr, dass die Einzelaufzeichnungspflicht nicht gilt, wenn eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Systems verwendet wird.

Rz. 48 und 50 – Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Durch die Neuregelung des § 146 Absatz 1 Satz 2 AO ergibt sich nunmehr eine Pflicht, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten. Die periodenweise Verbuchung von Geschäftsvorfällen wurde weiter verschärft (Rz. 50). Eine derartige Erfassung ist unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden:

Geschäftsvorfälle werden zeitnah (Bargeschäfte täglich, unbare Vorfälle innerhalb von 20 Tagen) in Grundbüchern festgehalten.
Durch organisatorische Maßnahmen muss sichergestellt werden, dass Unterlagen bis zur Erfassung nicht verloren gehen (z.B. durch fortlaufende Nummerierung, Ablage in besonderen Ordnern oder elektronische Grundbuchaufzeichnungen).
Die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle muss im Einzelfall gewährleistet sein.
Zeitnah erfolgt eine Zuordnung (z.B. Kontierung), mindestens die Zuordnung, ob es ein betrieblicher oder privater Vorgang ist.

Änderungen enthält die Neufassung auch im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchungen, Belegsicherung und dem Belegwesen

Rz. 55 – Ordnungsmäßigkeit der Buchungen
Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist nicht zu beanstanden, wenn die unbaren Tagesumsätze gesondert kenntlich gemacht werden und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto ausgetragen werden. Die Kassensturzfähigkeit muss zu jedem Zeitpunkt gegeben sein.

Rz. 64 – Belegwesen
Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprünglichen Buchungen rückbeziehbar sein.

Rz. 68 – Belegsicherung
Die Belegsicherung kann nunmehr auch durch die bildliche Erfassung der Papierbelege erfolgen, hierin insbesondere eingeschlossen wurde die Möglichkeit der Erfassung mittels Smartphone.

Rz. 76 – Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege
Die umfangreichen Änderungen betreffen solche Rechnungen und Buchungsbelege, die auf elektronischem Weg eingegangen sind. Hier ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (auch „buchungsbegründender Beleg” genannt) ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. Ist dies nicht der Fall, müssen beide Formate (bildliche Urschrift und Datensatz) aufbewahrt werden. Das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit erfüllt mit seinem vollständigen Dateninhalt die Belegfunktion und muss gespeichert werden.

Auch neu sind die Regelungen zum Einsatz eines Fakturierungsprogramms. Wenn vorstehende Voraussetzungen erfüllt sind und jederzeit ein Rechnungsdoppel generiert werden kann, müssen keine bildhaften Kopien der Ausgangsrechnungen gespeichert und aufbewahrt werden.

Rz. 130 und 135 – Elektronische Aufbewahrung
Die Ausführungen zur Digitalisierung von Belegen wurden modernisiert. Neben dem Scannen der Belege ist nunmehr auch ein Abfotografieren mittels Smartphone zulässig. Bei Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format sind beide Varianten zu archivieren. Beide Versionen sind derselben Aufzeichnung zuzuordnen, die konvertierte Version ist kenntlich zu machen.

Rz. 136 – Bildliche Erfassung von Papierdokumenten
Die Erfassung mittels Smartphone darf auch im Ausland erfolgen. Bei einer Auslagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland hat die bildliche Erfassung zeitnah zur Verbringung der Papierbelege in das Ausland zu erfolgen.

Rz. 157 – Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen
Wird von den Erfassungsmöglichkeiten nach Rz. 130 Gebrauch gemacht, muss der Steuerpflichtige die Unterlagen per Bildschirm lesbar machen können.

Die neuen GoBD bringen auch Erleichterungen für Kleinstunternehmen und eine Änderung beim Datenzugriff der Behörde. Außerdem definieren sie den Begriff „Datenverarbeitungssystem”.

Rz. 15 – Erleichterungen für Kleinstunternehmen
Auch für Kleinstunternehmen (Jahresumsatz bis 17.500 € und Einnahmen-Überschuss-Rechnung) gelten selbstverständlich die GoBD. Allerdings soll hierbei im Hinblick auf die Erfüllung der Regelungen die Unternehmensgröße Beachtung finden.

Rz. 20 – Definition von Datenverarbeitungssystem
Ein Datenverarbeitungssystem wird als eine im Unternehmen zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software definiert, mit deren Hilfe Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Es kommt nicht darauf an, ob es als eigene Hardware bzw. Software erworben, genutzt oder in einer Cloud bzw. als Kombination betrieben wird.

Rz. 164 – Datenzugriff der Behörde
Wenn mit einer Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder eine Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch ein sog. Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt werden. Z3-Zugriff ist dabei die Überlassung der gespeicherten Daten auf ein Trägermedium.

Résumé
Wie erwartet hat das BMF keine umfassenden oder grundlegenden Änderungen an den GoBD vorgenommen. Es wurden vielmehr Regelungen an fortschreitende digitale Techniken angepasst. Somit kann für die Zukunft davon ausgegangen werden, dass es regelmäßige Anpassungen auf Grund der technischen Entwicklung geben wird.

Selbstverständlich halten wir Sie auf dem Laufenden.

Update 1 vom 29. August 2019:

Die Finanzverwaltung hat die neuen Grundsätze vorerst zurückgezogen. Es gilt bis auf Weiteres das BMF-Schreiben vom 14.11.2014.

Lt. Finanzverwaltung besteht bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) noch weiterer Abstimmungsbedarf. Die Erleichterungen der neuen GoBD vom 11.07.2019 gelten also zunächst noch nicht.

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Datum vom 11.07.2019 die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) veröffentlicht (IV A 4 - S 0316/19/10003). Die aktualisierten Grundsätze sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen.

Im Vergleich zu den bisher geltenden Grundsätzen (BMF-Schreiben vom 14.11.2014) wurden Vorgaben hinsichtlich der Digitalisierung und Aufbewahrung von Unterlagen präzisiert bzw. Erweiterungen insbesondere zu EC-Kartenumsätzen, Cloud-Systemen und dem Datenformat für elektronische Rechnungen aufgenommen. Ebenso wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht integriert: „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.” (Tz. 82)

Die GoBD enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen an eine Buchführung. Formelle Anforderungen ergeben sich sowohl aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) als auch aus der Abgabenordnung (AO). „Materiell ordnungsgemäß sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle einzeln, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet sind.” (Tz. 19)

Die GoBD gelten für alle außersteuerlichen als auch steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Hiervon sind alle Steuerpflichtigen betroffen, auch gemeinnützige Organisationen.

Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige bzw. die geschäftsführenden Organe. Auf spezielle Haftungsrisiken für die geschäftsführenden Organe von gemeinnützigen Organisationen sei hier hingewiesen.

Für elektronische Bücher und Aufzeichnungen gelten nach den GoBD dieselben Vorschriften wie für manuell erstellte Bücher oder Aufzeichnungen.

„Das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit erstreckt sich […] auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungs-Systems” (Tz. 23, Satz 1). Den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit des DV-Systems hat jeder Steuerpflichtige durch eine geeignete schriftliche Verfahrensdokumentation zu führen.

Erfahrungsgemäß werden in zukünftigen Betriebsprüfungen die neuen Anforderungen an die GoBD (insbesondere das Vorhandensein einer ordnungsgemäßen und vollständigen Verfahrensdokumentation) immer mehr und verschärft geprüft werden.

Das gilt selbstverständlich auch für gemeinnützige Organisationen. Hier sei besonders zu erwähnen, dass Verstöße gegen die GoBD zur (nachträglichen) Aberkennung der Gemeinnützigkeit führen können. Mit der Aberkennung der Gemeinnützigkeit geht in der Regel eine existenzielle Gefahr für die Körperschaft einher, da die Aberkennung zu einer Nachversteuerung der letzten 10 Jahre führen kann.