Brunsbüttel optimiert Beteiligungsmanagement

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Die Stadt Brunsbüttel hat ihr Beteiligungsmanagement optimiert. Eine Beteiligungsrichtlinie sowie ein einfaches IT-gestütztes Controlling-Tool haben zu einer besseren Steuerung und effizienten Prozessen geführt.

Ein Projektbericht

Die Stadt Brunsbüttel ist als Gesellschafter an Unternehmen in den Bereichen Ver- und Entsorgung, Wirtschaftsraumentwicklung und Freizeitbad beteiligt. Die Beteiligungen führen zu verschiedenen Aufgaben in der Beteiligungsverwaltung, der Beteiligungssteuerung und der Mandatsträgerunterstützung. Die finanzielle Bedeutung der Beteiligungen für den Haushalt, der bevorstehende Gesamtabschluss sowie gesetzliche Anforderungen veranlassten die Verantwortlichen in Brunsbüttel ein Projekt zur Optimierung des Beteiligungsmanagements aufzulegen. In Anbetracht der Ausgangslage hat Rödl & Partner eine Projektstruktur entwickelt und im Coaching-Verfahren realisiert. Den Coaching-Prozess zeigt folgende Grafik:

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Beteiligungsrichtlinie als Fundament

Gleich nach der Projektinitialisierung stand ein erster und wesentlicher Schritt im Projekt an. Es galt die Beteiligungsrichtlinie zu entwickeln, mit den Beteiligungen zu erörtern und vom Rat beschließen zu lassen. Nach intensiver Diskussion wurde die Beteiligungsrichtlinie beschlossen. Damit war die Grundlage für die Beteiligungssteuerung gelegt.

Steuerungsinstrumente

Entsprechend der Beteiligungsrichtlinie kommen für alle als steuerungsrelevant eingestuften Beteiligungen verschiedene Steuerungsinstrumente zur Anwendung. Die Instrumente ermöglichen

eine detaillierte Analyse der Unternehmenspläne und Aufbereitung der Ergebnisse für die Entscheidungsträger,
eine Analyse des unterjährigen Berichtswesens mit Blick auf Haushaltsrisiken aufgrund von Planungsabweichungen,
eine Analyse des Jahresabschlusses, der Prüfungsberichte und der Risikoberichte im Zusammenhang mit der Feststellung des Jahresabschlusses und
einen Abschluss von Zielvereinbarungen.

Steuerungstool zur Umsetzung

Für eine effiziente Realisierung des Steuerungsprozesses mussten Voraussetzungen geschaffen werden. Ziel war es, die Qualität und Schnelligkeit im Beteiligungscontrolling durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen zu erhöhen. Um dies zu erreichen, hat Rödl & Partner eine Excel-gestützte Software für das Beteiligungscontrolling entwickelt.

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Die städtischen Beteiligungen stellen dem Beteiligungscontrolling alle steuerungsrelevanten Daten digital in einer einheitlichen Struktur zur Verfügung. Vorgegebene Berechnungsroutinen ermitteln automatisch steuerungsrelevante Erfolgs-, Finanz-, Leistungs- und Effizienzkennzahlen. Je nach Wertausprägung erfolgt eine automatisierte Ampelschaltung. Steuerungsbereiche werden mit „gelb” oder „rot” hinterlegt. Dieser optische Ausweis führt das Beteiligungscontrolling schnell und effizient an steuerungsrelevante Sachverhalte heran.

Aus dem bisherigen Prozess lassen sich verschiedene Erfolgsfaktoren für eine Optimierung des Beteiligungsmanagements ableiten.

Die Entwicklung der Beteiligungsrichtlinie sollte unter Einbindung der Beteiligungen und Mitgesellschafter erfolgen. Eine zwischen den Mitgesellschaftern abgestimmte Vorgehensweise erhöht die Akzeptanz und minimiert den Aufwand für das Beteiligungscontrolling.
Für die Kommunikation der Notwendigkeit und des Nutzens eines optimierten Beteiligungsmanagements sollte genügend Zeit eingeplant werden. Eine Schulung der Aufsichtsräte in deren Rechte und Pflichten betont die Bedeutung des Beteiligungscontrollings und schafft die Grundlage für die Mandatsträgerbetreuung.
Durch eine Standardisierung von Abläufen und eine systemgestützte Unterstützung des Beteiligungscontrollings wird die Möglichkeit geschaffen, auch bei geringen Personalressourcen ein Beteiligungscontrolling umsetzen zu können.

zuletzt aktualisiert am 28.10.2015