Fast Close: Optimierung der Abschlusserstellung

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zuletzt aktualisiert am 4. September 2019 | Lesedauer ca. 2 Minuten  

Viele börsennotierte Unternehmen machen es bereits vor: Jahresabschlüsse werden immer schneller fertiggestellt und veröffentlicht. Das wird von den Kapitalmarktteilnehmern eingefordert.
 
 
Bei einer erfolgreichen Umsetzung eines Fast Close kann nicht nur der zeitliche Aufwand reduziert, sondern auch Kosten gespart werden. Daneben kann eine schnelle Fertigstellung des Jahresabschlusses genutzt werden, um interne Prozesse zu optimieren und die Stakeholder mit zeitnahen und damit aussagekräftigeren Informationen zu versorgen.
 

Möglichkeiten der Umsetzung

Das Ziel von Fast Close-Projekten besteht vor allem darin, die Effizienz der Berichtsprozesse zu erhöhen. Dadurch soll der mit der Abschlusserstellung verbundene zeitliche Aufwand reduziert werden, ohne dass dies eine Verringerung der Qualität zur Folge hat. Für eine erfolgreiche Umsetzung des angestrebten Fast Close kommen v.a. folgende Möglichkeiten in Frage:
  • Vorverlagerung bestimmter Tätigkeiten,
  • Verkürzung von Prozessen und
  • Vereinfachungen bei der Bilanzierung und Bewertung.
 
Bei einer Vielzahl der zur Jahresabschlusserstellung und -prüfung erforderlichen Tätigkeiten besteht die Möglichkeit, diese zeitlich vorzuverlagern. So können bspw. die jährliche Inventur sowie die Einholung von Saldenbestätigungen grundsätzlich auch auf einen früheren Stichtag erfolgen. Darüber hinaus kann es sich lohnen, bestimmte Abschlussbuchungen bereits vorab vorzunehmen und den endgültigen Wertansatz zum Stichtag nur noch zu kontrollieren. Hierfür kommen v.a. Positionen in Betracht, bei denen ohnehin gewisse Bewertungsspielräume bestehen (z.B. Rückstellungen). Durch die zeitliche Entzerrung lässt sich die Arbeits­belastung der Mitarbeiter gerade in der kritischen Phase kurz nach Geschäftsjahresende deutlich reduzieren. Davon profitieren nicht zuletzt kleinere und mittelgroße Unternehmen, die häufig über geringere personelle Kapazitäten verfügen.
 
Die Verkürzung der Jahresabschlussprozesse wird durch den effizienten Einsatz von IT-Systemen unterstützt. Hierdurch können die erforderlichen Tätigkeiten automatisiert, standardisiert und zentralisiert abgewickelt werden, was sich in Zeit- und Kostenersparnissen niederschlägt. Die IT-gestützte Ausführung von Routinetätigkeiten reduziert zudem die Fehleranfälligkeit.
 
Schließlich kann auch durch die geschickte Ausübung von Bilanzierungswahlrechten der Zeitaufwand zur Ermittlung der Jahresabschlussdaten oftmals verkürzt werden. Insbesondere im Bereich der Vorratsbe­wertung ergeben sich regelmäßig Vereinfachungsmöglichkeiten. Hierbei sind z.B. die Anwendung der Standard­kosten­methode (= Bewertung zu Plankosten) sowie der Einsatz bestimmter Verbrauchsfolge­verfahren zu nennen. Außerdem kann für bestimmte Vorräte eine Festbewertung in Frage kommen, bei der keine jährliche Inventuraufnahme erforderlich ist.
 
Wichtig ist es, die geplanten Maßnahmen frühzeitig mit den zuständigen Abschlussprüfern abzustimmen. Dadurch wird die reibungslose Einbindung der Jahresabschlussprüfung in das Gesamtprojekt sichergestellt. Außerdem kann der Prüfer aufgrund seiner Erfahrung und Spezialkenntnisse häufig weitere Verbesserungs­potenziale aufzeigen.
 

Weitere positive Effekte

Zusätzlich zu den bereits erwähnten Vorteilen sprechen weitere Argumente für eine frühzeitige Fertig­stellung und Prüfung des Jahresabschlusses. So werden hierdurch nicht nur die Informationsbedürfnisse außen­stehender Adressaten zeitnah erfüllt, sondern zusätzlich dem Management wichtige Ausgangsdaten für interne Planungs- und Steuerungszwecke zur Verfügung gestellt.
 
Auch bei der Beschaffung von Fremdkapital können sich durch einen Fast Close positive Effekte ergeben. Banken bevorzugen bei ihrer Risikobeurteilung naturgemäß möglichst aktuelle Informationen. Durch die zeitnahe Bereitstellung des testierten Abschlusses können somit Unsicherheiten abgebaut werden. Darüber hinaus signalisiert eine frühzeitige Berichterstattung eine professionelle und verlässliche Organisation des Unternehmens. Beide Faktoren schlagen sich letztlich in günstigeren Kreditkonditionen nieder.

Kontakt

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Dr. Christian Maier

Diplom-Kaufmann, Wirtschaftsprüfer, CPA (U.S.)

Associate Partner

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