Programmwechsel: Welche Schwierigkeiten treten ein?

Der Erfinder der doppelten Buchhaltung, Luca Pacioli, konnte im 15. Jahrhundert sicher nicht ahnen, inwieweit sich die Buchhaltung im Laufe der Jahrhunderte ändert und welche umfangreichen finanzwirtschaftlichen Instrumente die modernen Technologien mit sich bringen. 

Bei der Auswahl des Buchhaltungsprogramms ist zu beachten, dass die Buchführung zum ERP-System gehört, das zahlreiche weitere betriebswirtschaftliche Funktionen hat. In unserem Artikel haben wir versucht, den Programmwechsel, insbesondere die richtige Datenmigration und die zukunftsorientierte Programmgestaltung, kurz darzustellen.

Vorbereitungsphase

Nach der Entscheidung, welches Buchhaltungsprogramm genutzt wird, müssen die Daten vom bestehenden Programm ins neue Programm übernommen werden. Der Datenmigrationsplan und die Datenmigrationsart sind detailliert vorzubereiten und mit dem Programmanbieter zu besprechen.  

Zu den strategischen Entscheidungen gehört die Entscheidung über den Zeitpunkt, zu dem die Daten ins neue Programm über­nommen werden. Es ist optimal, wenn die Datenmigration zum Bilanzstichtag erfolgt, da die Da­ten für das abgelaufene Geschäftsjahr mit den Abschlussbuchungen im alten Programm bleiben. Die Buchungen des neuen Geschäftsjahres werden dann komplett im neuen Buchhaltungsprogramm vorgenommen. Es ist selbstverständlich auch möglich, den Programmwechsel während des Geschäftsjahres vorzunehmen. Dadurch, dass einige Buchungen im alten Programm und einige im neuen Programm vorgenommen werden, treten jedoch in der Regel viele Schwierigkeiten ein. Zu berücksichtigen sind weiterhin die Saisonzeiten. Sind die wichtigen Mitarbeiter voll ausgelastet, sollte die Datenmigration nicht vorgenommen werden. 

Zu weiteren wichtigen Faktoren gehört die Methode, nach der die Bücher und Anwendungen ins neue Programm übertragen werden. Sollten die Nebenbücher wie das Kreditoren- und Debitorenbuch oder die Anlage- und Lagernebenbuchhaltung im neuen Programm effizient eingesetzt werden, sind sie ins neue Programm einzeln und detailliert zu übernehmen. Die Datenmigration muss de facto die Salden aller Bilanzkonten umfassen.

Wird die Migration der Erfolgskonten während des Geschäftsjahres vorgenommen, empfehlen wir Ihnen, die Salden aller Konten zu übertragen. Es ist möglich, nur den Kontenumsatz zu übernehmen. Wird jedoch der Kontenumsatz übernommen, können detaillierte Salden der Aufwands- und Ertragskonten nur aus dem Journal des alten und neuen Programms ersichtlich sein. Diese Migrationsmethode ist insbesondere bei Gesellschaften, bei denen das monatliche Reporting von großer Bedeutung ist, sehr kompliziert. Weiterhin kann z.B. durch die Gesellschaft sowie den Wirtschaftsprüfer nur schwer geprüft werden, ob die Aufwendungen vollständig sind.

Sehr wichtig ist die Gestaltung der programmgestützten Buchungen - der Abschreibungen, Löhne oder Vorräte. 

Nicht weniger wichtig sind die Zugriffsberechtigungen im neuen Programm. Die Zugriffsrechte werden unter dem Zeitdruck oft nicht hinreichend definiert, was zu großen Problemen bei internen Kontrollen führen kann.

Beim Programmwechsel können im Programm auch die allgemeinen Verantwortungs- und Aufgabenbereiche definiert werden. Die Geschäftsleitung kann auch entscheiden, welche Informationen die Kontenausdrucke, die von der Gesellschaft sowie sachverständigen Dritten, z.B. die Wirtschaftsprüfern, genutzt werden, zu enthalten haben.

Programmwechsel

Nach den im Voraus definierten Anforderungen erstellt der Programmanbieter das Implementierungskonzept mit dem Migrationsplan und der Migrationsstrategie. Die Datenmigration wird meist in mehreren Etappen vorgenommen, wobei Roll-back-plans beachtet werden.

Die Migration selbst kann durch den Zugriff des Programmanbieters auf das alte Programm und die anschließende Datenübertragung erfolgen, wobei die Mitwirkung der Gesellschaft fast nicht erforderlich ist. Weiterhin ist es möglich, dass die meisten Daten durch die Gesellschaft selbst in eine Excel-Da­tei oder eine andere Datei übertragen werden. Diese Datei wird an den Programmanbieter weitergeleitet, der sie ins neue Programm eingibt. Die Gesellschaft kann mit dem Programmanbieter auch eng zusammenarbeiten und die meisten Daten ins neue Programm selbst übertragen. Bei diesem Modell muss die Gesellschaft jedoch vorsichtig sein und eigene Fähigkeiten, Erfahrungen und die Qualifikation der Mitarbeiter gut auswerten. Das auf den ersten Blick einfachere und billigere Modell kann sich schnell als die teuerste und schwierigste Variante zeigen.         

Um die Risiken zu vermeiden, die durch die unzureichende Betriebsbereitschaft oder Programmstabilität entstehen können, erfolgt zuerst ein Probebetrieb.

Des Weiteren wird durch den Programmanbieter ein Schulungsplan erstellt, der gewährleisten soll, dass die Mitarbeiter das neue Programm richtig bedienen können.

Prüfung der Datenmigration 

Es muss geprüft werden, ob die Datenmigration erfolgreich vorgenommen wurde. Zuerst ist zu be­ur­teilen, ob die Bilanzkontinuität eingehalten wurde – es muss der Abgleich der Summen- und Saldenliste im alten Programm mit Summen- und Saldenliste im neuen Programm vorgenommen werden. Wird die Datenmigration während des Geschäftsjahres durchgeführt, müssen nicht nur die Bilanz-, sondern auch die Erfolgskosten geprüft werden. Danach sind die Nebenbücher mit dem Hauptbuch abzustimmen – das Ein- und Ausgangsrechnungsbuch, die Anlagenebenbuchhaltung und Lagernebenbuchhaltung müssen mit der übernommenen Summen- und Saldenliste verglichen werden. Kann das alte Programm auch nach dem Programmwechsel genutzt werden, sollten die programmgestützten Buchungen wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung  oder die Abschreibungen über eine bestimmte Dauer auch im alten Programm vorgenommen werden, um sich sicher zu sein, dass das neue Programm einwandfrei eingesetzt werden kann. 

Obwohl die Gesellschaft und der Programmanbieter ihr Bestes geben, werden die Datenmigration und die Programmgestaltung oft unrichtig vorgenommen. Auch der menschliche Faktor – eine sachlich un­richtige Programmbedienung – kann zu Fehlern führen. In diesem Moment steigt die Rolle des Implementierungsleiters, der wissen sollte, dass die Betriebsbereitschaft des Programms durch mehrere Mitarbeiter geprüft werden sollte, wobei für diese Prüfung weitere Finanzierungskosten erforderlich sind. Der Implementierungsleiter sollte in dieser Etappe mit dem Wirtschaftsprüfer zusammenarbeiten. Da die Geschäftsführung für die Programmgestaltung und die Ausgestaltung der Buchführung verantwortlich ist, sollte sie die erforderliche Mitwirkung leisten. Wird der Probebetrieb richtig geplant und rechtzeitig vorgenommen, können die Programmfehler und Schwachstellen des internen Kontrollsystems rechtzeitig ermittelt werden. Der Zeitaufwand für die Programmprüfung ist zwar hoch, jedoch zukunftsorientiert. Werden die Programmfehler oder die unrichtige Programmgestaltung erst später ermittelt, wird dadurch der künftige Geschäftsbetrieb beeinträchtigt. Die spätere Beseitigung von Programmfehlern ist zeitaufwendig und kostspielig. 

Da die IT-Rolle stets steigt, sind die Gesellschaften immer mehr an einer speziellen Programmprüfung – der IT-Prüfung – interessiert. Die IT-Prüfung kann optimal beim Programmwechsel – bei einer äußerst wichtigen Umgestaltung der internen Prozesse – vorgenommen werden.

Ermittlung der Anschaffungskosten des Programmes 

Beim Abschluss des Vertrags mit dem Programmanbieter müssen das Leistungsverzeichnis und die Kalkulation des Entgeltes für die einzelnen Programmschritte vorliegen. Ohne diese Informationen können die Anschaffungskosten des Programms nicht ermittelt werden. 

Das Entgelt für den Programmwechsel kann die Installierungs-, Implementierungs-, Programmgestaltungskosten, die Kosten für die Datenmigration, die individuelle Programmgestaltung, die Softwareprüfung, die Schulungskosten oder das jährliche Entgelt für die Softwarenutzung umfassen. Nach § 47 DV Nr. 500/2002 Gbl. sind die Schulungskosten nicht aktivierungsfähig. Weiterhin dürfen das Entgelt für die Datenmigration, das jährliche Entgelt für die Programmnutzung oder das Entgelt für die Hotline nicht aktiviert werden.

Die Aktivierung des Programmes darf zum Zeitpunkt erfolgen, in dem das Programm betriebsbereit ist. Als Betriebsbereitschaft gelten die Fertigstellung von Anlagen und die Erfüllung der gesetzlichen Nutzungspflichten. In der Praxis müssen mehrere Faktoren vorliegen: der Gesellschaft müssen die Lizenzrechte eingeräumt werden, es muss das Übergabeprotokoll unterzeichnet werden und das Programm muss nach seiner Installierung und dem Probebetrieb genutzt werden. 

Ein Programmwechsel ist als Unternehmensentscheidung zu verstehen, die eine sorgfältige technische und personelle Planung erfordert. Wird die Programmimplementierung nicht detailliert geplant, kann die Tagespraxis wie die Rechnungstellung, der Zahlungsverkehr oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung wesentlich erschwert werden.