Digitale Steuerprozesse für indirekte Steuern

veröffentlicht am 31. Oktober 2018

Kaum ein Steuergebiet hat die digitale Transformation bereits so stark erfasst wie den Bereich der indirekten Steuern, insbesondere Umsatzsteuer, Goods and Services Tax und die Consumption Tax.

Digitale Herausforderungen

Die Gründe hierfür sind vielfältig: Entscheidend dürfte aber einerseits die indirekte Erhebungsform sein, da Unternehmen gezwungen sind, angesichts von Massen an Transaktionen und damit auch an Daten die steuerliche Beurteilung möglichst effizient in ihren Systemen automatisiert und digitalisiert abzuwickeln. Andererseits haben die Finanzbehörden ein hohes Interesse daran, eine der aufkommensstärksten, aber auch betrugsanfälligsten Steuereinnahmequellen mit neuesten Technologien zu überwachen, indem zunehmend mehr steuerliche Big Data zur Verfügung gestellt werden muss.

Das zeigt sich an den vielfältigen rechtlichen und technischen Anforderungen in der Umsatzsteuer, die durch nationale Gesetzgeber den Unternehmen abverlangt werden. Den Anfang nahm es bereits in 2005 durch das OECD spezifizierte Dateiformat für die digitale Steuerprüfung „Standard Audit File for Tax” oder kurz SAF-T (vgl. OECD Guidance Note: Guidance for the Standard Audit File – Tax Version 2.0), das zunächst in Portugal, dann in Österreich und in den letzten Jahren auch in Frankreich, Polen, Litauen und Luxemburg in unter­schiedlichen Versionen umgesetzt wurde. Inzwischen haben einige Länder Ver­pflich­tungen zur digitalen Rechnungsdatenübermittlung (z.B. in Italien „SdI” – „Sistema di Interscambio” – System zum Elektronische Rechnungsversand) oder umsatzsteuerliches Live-Reporting eingeführt (wie in Spanien „SII” – „Suministro Inmediato de Información del IVA” – System zur unmittelbaren Übermittlung von umsatzsteuerrelevanten Informationen).

Zudem starten einige Finanzverwaltungen Digitalisierungsoffensiven, wie bspw. in Großbritannien – hier durch das HMRC mit „Making tax digital” ab April 2019, wonach jedem Steuersubjekt ein digitales Konto zugeordnet werden soll, über das die Daten der Steuerpflichtigen oder Unternehmen besser einsehbar, aber auch alle notwendigen Daten für eine Steuerveranlagung in Echtzeit erhoben und eine digitale Interaktion mit der Finanzverwaltung möglich werden soll.

Strategie für die Digitalisierung im Steuerbereich

Angesichts dieser stetig wachsenden digitalen Herausforderungen sollte es im Interesse jeder Finanz- oder Steuerabteilung eines Unternehmens sowie auch der steuerberatenden Berufe sein, sich strategisch neu auszurichten. 2 wesentliche Elemente, die in keiner digitalen Strategie fehlen sollten, sind die Folgenden:

Prozesseffizienz

Bevor Prozesse digitalisiert werden, sollten sie zunächst auf ihre generelle Effizienz analysiert werden, um im Anschluss Opti­mierungs­möglich­keiten durch Automatisierung und Digitalisierung zu suchen.

Gestalten Sie daher Ihre steuerlichen Prozesse effizienter, indem Sie in end-to-end Prozessen denken und alle beteiligten Bereiche einbinden. Verwenden Sie hierbei visualisierende Analysemethoden wie SIPOC, Swimlane oder Makigami, um ein gemeinsames Prozessverständnis zu bekommen und das Opti­mierungs­potenzial aufgrund quantitativer und qualitativer Analysen der Prozessschritte (wertschöpfend/nicht wert­schöpfend/Zeitbedarf etc.) zu heben.

Prozesse sollten sinnvoll standardisiert, aber noch wichtiger operationalisiert und bestenfalls mit Hilfe neuer Prozesstools dynamisch und integrativ gestaltet werden, damit eine schnelle Anpassungsfähigkeit gewährleistet werden kann. Das ist vor dem Hintergrund immer stärker nachgefragter Individualisierbarkeit von Produkten und letztlich auch von Geschäftsmodellen, aber auch des eingangs genannten restriktiven regulatorischen Umfelds zwingend notwendig.

Im Bereich der indirekten Steuern sollten die unternehmerischen Kernprozesse und ihre umsatz­steuer­recht­lichen Implikationen („VAT Footprints”) in der Wertschöpfungskette und den Schnittstellen in den Fokus rücken. Angesichts der erwähnten „Live-Reportingstandards” und anderen digitalen Verpflichtungen wird künftig nur dort die wesentliche steuerliche Gestaltung und Risikoprävention möglich sein.

So sollte für die Prozesse im Einkauf u.a. definiert sein, wie und durch wen die Bestelldaten mit steuerlicher Wirkung – z.B. zu verwendende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Anlieferadresse etc., aber auch Kreditoren- und Materialstammdaten – gepflegt werden. In dem Zusammenhang ist die eingangsseitige Steuerfindung und die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ein wesentlicher Schwerpunkt für die steuerliche Prozessmodellierung, da sich dadurch steuerliche Risiken beim Vorsteuerabzug vermeiden lassen und zusätzlich ein hoher Automatisierungsgrad bei der Verbuchung der Belege erreicht werden kann. Die Studien sehen hier i.d.R. einen ROI von unter einem Jahr ^[1].

Für den Vertrieb sollten die Prozesse mit steuerlichen Implikationen ebenfalls analysiert und ggf. optimiert werden. Auch hier sollten definierte Prozesse für die Anlage von Debitoren- und Materialstammdaten vorliegen. V.a. bei der Auftragsanlage und den damit verbundenen notwendigen steuerlichen Eingaben sollten Risiken durch eine intelligente Steuerfindung bereits im ERP-System vermieden werden. Die Migration auf oder die Einführung von neuen ERP-Systemen – wie z.B. SAP S/4HANA® – bieten hierbei die Möglichkeit für die Steuer­verantwortlichen, bereits mit Beginn der Prozessaufnahme bis zur steuerlichen Umsetzung im System und dem Go-Live einen wesentlichen Mehrwert in Implementierungs-Projekten zu leisten.

Für die Prozesse im Versand muss sichergestellt werden, dass sie keine vom Vertrieb abweichenden Liefer­bedingungen mit steuerlich divergierenden Rechtsfolgen eingehen und ein Monitoring für die notwendigen Belegnachweise zur Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Ausfuhren erfolgt.

Datentransparenz

Die steuerliche Big Data sollte als strategischer Vermögenswert verstanden werden, der es ermöglicht, datenbasiert rationale Entscheidungen zu treffen. Daher sollte das Schaffen von Datentransparenz höchste Priorität haben, um damit strategische Mehrwerte zu generieren.

Das kann durch sinnvolle Verknüpfung von ERP-Daten geschehen, um diese für steuerliche Zwecke in Business Intelligence Tools auswertbar zu machen. Es hat sich dabei bewährt, ein integriertes Datenmodell für Umsatzsteuer, Verrechnungspreise sowie Ertrag- und Quellensteuern zu schaffen, um zu vermeiden, dass mehrfach identische Anforderungen und zusätzliche Kosten generiert werden.

Steuerliche Big Data kann aber auch genutzt werden, um steuerliche Deklarationspflichten einfacher erfüllen zu können. Statt in verschiedensten ERP- oder Buchhaltungssystemen mit Standardreports immer komplexeren steuerlichen Datenanforderungen nachkommen zu wollen, sollten die Daten in einem Data Warehouse aggregiert und logisch verbunden sein, damit die benötigten Daten in jegliche Datenstruktur exportiert werden können. Daneben sollten in steuerlichen Dashboards Datenanalysen und KPIs etabliert werden, damit steuer­liche Prüfungen, interne Kontrollen in Tax Compliance Management Systemen, Risikowarnsysteme und strategische Entscheidungen jederzeit abgeleitet werden können.

Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Aufnahme, Modellierung und Gestaltung vorbenannter digitaler Steuerprozesse. Unser Leistungsportfolio umfasst einen ganzheitlichen Katalog an Lösungs­ansätzen und unsere Projekte greifen koordiniert ineinander und sind beliebig skalierbar.