Das Geheimnis der ewigen Schatzkammer: Eine Geschichte von Belegen, Fristen und digitalen Wundern im Reiche des Umsatzsteuerrechts¹

Anpassung der Berechnungsmethodik für die Aufbewahrungspflicht von Belegen

¹Quelle: vgl. Bundesministerium der Finanzen, Schreiben v. 8.07.2025 - III C 2 - S 7295/00005/003/080

Es war einmal, in einem weit entfernten Land namens Deutschland, da lebten weise Kaufleute und tüchtige Handwerker. Sie alle besaßen eine besondere Gabe: Sie erschufen Werte und tauschten Waren und Dienste aus. Doch über all ihrem Schaffen wachte ein strenges Königreich, das Reich des Finanzamts, und dieses Reich hatte ein altes, heiliges Gesetz: Das Gesetz der Schatzkammer der Belege². Jeder Kaufmann, ob klein oder groß, hatte die Pflicht, die Zeugnisse seiner Taten – die Rechnungen, die Bücher, die Kaufverträge – sorgsam in seiner persönlichen Schatzkammer zu bewahren³. Das Königreich hatte eine feste Regel für diese Aufbewahrung: Zehn Jahre lang sollten die Schätze sicher verschlossen bleiben⁴. Doch die alten Weisen des Finanzamts flüsterten von Ausnahmen, von dunklen Schatten und langen Wegen, die die Aufbewahrungszeit ins Unendliche dehnen konnten⁵.

Man sagte, dass die Wächter des Reiches, die Steuerprüfer, unsichtbare Fäden in der Hand hielten, die die Zeit stillstehen lassen konnten⁶. Und wer seine Schätze nicht ordentlich hütete, dem drohten schlimme Dinge: geheimnisvolle Schätzungen, die den Reichtum schmelzen ließen⁷, oder gar der Zorn des Königs in Form harter Strafen⁸.

I. Die magische Kraft der unfertigen Schlösser – von Immobilien und der Vorsteuer⁹

das zu erreichen?

Besonders lange war der Weg für jene Kaufleute, die große Schlösser oder feste Burgen bauten. Denn wenn in diesen Bauwerken die magische Vorsteuer wirksam wurde, begann eine besondere Zeit: Zehn Jahre lang musste der Bauherr seine alten Rechnungen bewahren¹⁰. Dies begann, sobald das Schloss das erste Mal wirklich genutzt wurde¹¹. Die Nutzung des Schlosses konnte sich ändern¹², und wurde ein Teil des Schlosses plötzlich für andere Zwecke genutzt – etwa vom Marktstand zur privaten Kammer –, musste ein Teil der magischen Vorsteuer zurückgegeben werden¹³. Und um dies zu prüfen, mussten die Baupläne und Rechnungen der allerersten Stunde sicher verwahrt bleiben¹⁴. Man nannte dies die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG, eine Regel, die die Zeit festhielt¹⁵.

Die digitalen Baupläne in SAP: In modernen Königreichen liegen diese Informationen oft in großen Zauberbüchern namens SAP¹⁶. Dort sind sie in den Büchern für Finanz (FI) und Anlagen (FI-AA) verzeichnet¹⁷ und werden aus Basis der Bücher über Burgen und Schlösser (RE-FX) verwaltet und berechnet. Um die Magie des § 15a richtig zu hüten, müssen diese digitalen Pläne präzise verwahrt und manipulationssicher archiviert werden¹⁸.

II. Die Schatten der Festsetzungsfristen – wenn die Zeit sich dehnt¹⁹

Das Königreich des Finanzamts hatte auch eine geheimnisvolle Uhr, die Festsetzungsfrist genannt. Innerhalb dieser Zeit konnten die königlichen Schreiber die Bücher der Kaufleute ändern²⁰. Normalerweise lief diese Uhr für die täglichen Handelsgeschäfte vier Jahre²¹.

Doch wehe dem, der leichtfertig mit seinen Zahlen umging! Dann konnte die Uhr auf fünf Jahre verlängert werden²². Und wer gar versuchte, dem Königreich vorsätzlich Steuern vorzuenthalten, für den dehnte sich die Zeit wie zäher Honig: Zehn Jahre lang konnte das Finanzamt dann in seinen Büchern nachforschen²³. Dies war die längste Zeit der Prüfung²⁴. Und wenn gar ein Verdacht auf eine Steuerhinterziehung entstand und die königlichen Ermittler ihre Arbeit aufnahmen, konnte die Uhr sogar für fünfzehn Jahre stillstehen²⁵. Dies war die längste, schaurigste Zeit, in der keine Schatzkammer vor den Augen des Königs sicher war.

Die Zeitspuren in SAP: Diese verlängerten Fristen bedeuten, dass alle digitalen Spuren in SAP über diese unnatürlich langen Zeiten hinweg verfügbar und unverändert bleiben müssen²⁶. Bei Verdacht auf Zauberei mit den Zahlen können die königlichen Prüfer tief in die SAP-Daten eintauchen²⁷. Spezielle Zauberbücher wie das SAP Audit Information System (AIS) oder GoBD-Werkzeuge sind dann nötig, um die digitalen Spuren zu offenbaren²⁸.

III. Die prüfenden Blicke der Wächter – die Außenprüfung²⁹

Die gefürchtetsten Botschafter des Königs waren die Steuerprüfer. Begannen sie erst einmal ihre Außenprüfung in einer Schatzkammer, so geschah ein Wunder: Die Festsetzungsfrist für die geprüften Jahre hörte auf zu ticken³⁰. Sie verharrte, bis die Prüfung beendet und der Abschlussbericht, das königliche Urteil, verkündet war³¹. Erst sechs Monde nach diesem Urteil begann die Zeit wieder zu laufen³². Eine solche Prüfung konnte sich über viele Jahre ziehen und die Aufbewahrungszeit der Belege noch weiter in die Ferne schieben³³.

SAP als Spiegel der Prüfung: Während einer königlichen Prüfung verlangen die Wächter oft umfangreiche Auszüge aus den digitalen Zauberbüchern von SAP³⁴. Eine revisionssichere Archivierung ist hierbei das A und O³⁵. Wer seine digitalen Spuren aus älteren Zeiten nicht schnell und verständlich bereitstellen kann, riskiert nicht nur längere Prüfungen, sondern auch, dass die königlichen Zahlenmeister selbst schätzen müssen³⁶.

IV. Die neuen Hüter der öffentlichen Schatzkammern – das Erbe des § 2b UStG³⁷

Seit dem 1. Januar 2017 gesellte sich eine neue Art von Kaufleuten zu den Besteuerbaren: Die juristischen Personen des öffentlichen Rechts – einst im Schatten des Königs, nun selbst Händler von Waren und Diensten³⁸. Mit dem neuen Gesetz des § 2b UStG traten auch sie in das Licht der Umsatzsteuer und mussten eigene Schatzkammern anlegen³⁹. Nun unterlagen auch ihre großen Burgen und öffentlichen Gebäude der Vorsteuerberichtigung des § 15a UStG⁴⁰. Und selbst alte Baupläne, die vor der Gesetzesänderung entstanden, konnten plötzlich wieder wichtig werden, wenn sich die Nutzung der öffentlichen Bauwerke änderte⁴¹.

SAP im öffentlichen Dienst: Viele dieser öffentlichen Hüter nutzen ebenfalls SAP⁴². Die Umstellung auf das § 2b UStG-Gesetz erforderte oft große Anstrengungen, um die königlichen und die weltlichen Geschäfte in SAP sauber zu trennen⁴³. Die alten Daten und alle Änderungen in den SAP-Büchern sind für künftige Prüfungen von größter Bedeutung⁴⁴.

V. Das düstere Märchen vom längsten Weg und seinen bitteren Folgen

Stellen wir uns einen Kaufmann vor: Er baute 2010-2014 ein prächtiges Schloss⁴⁵. Ab 2015 wurde es genutzt, und die zehnjährige Frist der Vorsteuerberichtigung begann zu laufen⁴⁶. Ende 2025 aber vergaß der Kaufmann, eine wichtige Korrektur in seinen Büchern zu vermerken – ein kleiner Fehler, der später als Steuerhinterziehung gedeutet wurde⁴⁷. Im Jahr 2034, lange nachdem die eigentlichen zehn Jahre der Belegaufbewahrung verstrichen waren, klopften die Steuerprüfer an⁴⁸. Sie untersuchten das Jahr 2025, in dem der Fehler geschehen war⁴⁹. Durch die Steuerhinterziehung dehnte sich die Festsetzungsfrist für 2025 bis Ende 2035⁵⁰. Doch die Prüfung dauerte lange, bis Ende 2038⁵¹. Und erst sechs Monde nach dem Prüfbericht im Januar 2039, also im Juli 2039, endete die Zeit der Angst⁵².

Obwohl die Rechnungen des Schlossbaus aus den Jahren 2010 bis 2014 stammten, mussten sie in diesem traurigen Märchen bis Juli 2039 in der digitalen Schatzkammer – in SAP – bewahrt werden⁵³. Ein einziger Fehler, eine lange Prüfung – und die Zeit wurde unerbittlich gedehnt.

Wer die Gesetze der Schatzkammer missachtete, dem drohten ernste Konsequenzen:

Kategorie	Art der Konsequenz	Gesetzliche Grundlage	Mögliche Sanktionen
Ordnungswidrigkeiten	Der Fluch der Schätzung: Fehlten Belege, schätzten die königlichen Schreiber die Zahlen – meist zum Nachteil des Kaufmanns.	vgl. § 162 AO⁵⁴	Höhere Steuernachzahlungen werden auferlegt, da die Schätzungen fast immer ungünstig ausfallen.
	Der Verlust der Vorsteuer-Magie: Ohne die richtigen Rechnungen ging die Kraft der Vorsteuer verloren.	vgl. § 15 UStG⁵⁵	Es musste mehr Umsatzsteuer gezahlt werden.
	Bußgelder für Unachtsamkeit: Kleine Fehler oder das Nichteinhalten von Buchführungspflichten können geahndet werden.	vgl. § 379 Abs. 1 Nr. 1 AO⁵⁶, vgl. § 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG⁵⁷	Bis zu 50.000 € bei schwereren Verstößen gegen Buchführungspflichten; bis zu 500 € bei fehlenden Rechnungen.
	Leichtfertige Steuerverkürzung: Wenn Steuern aus grober Fahrlässigkeit zu niedrig erklärt wurden.	vgl. § 378 AO⁵⁸	Eine empfindliche Geldbuße, deren Höhe vom Umfang der Verkürzung abhängt.
Straftaten	Der Zorn des Königs (Steuerhinterziehung): Wer vorsätzlich Steuern vorenthielt oder Unterlagen verschwinden ließ.	vgl. § 370 AO⁵⁹	Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahre, in besonders schweren Fällen bis zu 10 Jahre⁶⁰.
	Urkundenunterdrückung: Das vorsätzliche Verbergen oder Vernichten von Beweismitteln.	vgl. § 274 StGB⁶¹	Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahre.
	Insolvenzstraftaten: Wenn bei einem drohenden Ruin die Bücher nicht ordentlich geführt wurden.	vgl. §§ 283 ff. StGB⁶²	Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahre.
Sonstige Nachteile	Beweisnot: Der Kaufmann kann seine eigenen Zahlen nicht belegen.	Allgemeine Beweislastregeln	Nachteile bei allen Arten von Rechtsstreitigkeiten, da Argumente nicht belegbar sind.
	Verlängerte Prüfungszeit: Die königlichen Prüfer benötigen länger für ihre Arbeit.		Erhöhter Aufwand und Kosten für das Unternehmen.

VI. Die Moral von der Geschicht'

So lehrt uns dieses Märchen, dass die Schatzkammer der Belege kein Ort der Nachlässigkeit sein darf. Kaufleute, und heute auch die öffentlichen Hüter der Finanzen, müssen ihre Schätze sorgsam bewahren, besonders wenn es um große Schlösser, alte Rechnungen oder digitale Wunder geht. Denn nur wer seine Zeugnisse vollständig und revisionssicher hütet, kann ruhig schlafen und dem Blick des Königs und seiner Prüfer gelassen entgegensehen. Eine sorgfältige, GoBD-konforme⁶⁴ Belegorganisation ist somit ein unverzichtbarer Teil des Lebens eines jeden Kaufmanns.

Fußnoten:

¹ Diese Erzählung dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.

² Vgl. § 147 Abs. 1 AO (Abgabenordnung).

³ Vgl. § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.

⁴ Vgl. § 147 Abs. 3 Satz 4 AO.

⁵ Hierunter fallen vgl. § 15a UStG, vgl. §§ 370 ff. AO und vgl. §§ 193 ff. AO.

⁶ Vgl. § 171 Abs. 4 AO.

⁷ Vgl. § 162 AO.

⁸ Vgl. §§ 379, 378 AO oder §§ 370 AO, 274 StGB.

⁹ Vgl. § 15a UStG (Umsatzsteuergesetz).

¹⁰ Vgl. § 15a Abs. 1 Satz 2 UStG.

¹¹ Vgl. Abschnitt 15a.1 Abs. 4 Satz 2 UStAE (Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

¹² Vgl. § 15a Abs. 1 UStG.

¹³ Vgl. BFH, Urteil vom 26.02.2004, Az. V R 44/03, BStBl. II 2004, S. 696; BFH, Urteil vom 27.10.2020, Az. V R 20/20 (V R 61/17), BFH/NV 2021, S. 370.

¹⁴ SAP FI (Financial Accounting): SAP-Modul für die Finanzbuchhaltung; SAP FI-AA (Anlagenbuchhaltung): SAP-Modul für die Verwal-tung von Anlagevermögen.

¹⁵ Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden können.

¹⁶ Vgl. §§ 169 ff. AO.

¹⁷ Vgl. § 169 Abs. 1 AO.

¹⁸ Vgl. § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO.

¹⁹ Vgl. § 169 Abs. 2 Satz 2 AO.

²⁰ Vgl. § 169 Abs. 2 Satz 2 AO; BFH, Urteil vom 26.02.2008, Az. VIII R 1/07, BStBl. II 2008, S. 650.

²¹ Vgl. § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO.

²² Vgl. § 171 Abs. 7 AO i.V.m. § 376 Abs. 1 AO.

²³ Datenintegrität: Die Unversehrtheit und Richtigkeit der Daten über den gesamten Lebenszyklus.

²⁴ SAP Audit Information System (AIS): Tool in SAP für den Datenzugriff der Finanzverwaltung. GoBD-Tools: Software für den Export steuerrelevanter Daten gemäß den GoBD.

²⁵ Vgl. §§ 193 ff. AO.

²⁶ Vgl. § 171 Abs. 4 AO.

²⁷ Die Ablaufhemmung dauert an, bis der Prüfungsbericht bekannt gegeben wurde.

²⁸ Vgl. § 171 Abs. 4 Satz 3 AO.

²⁹ Vgl. BFH, Urteil vom 17.03.2010, Az. IV R 54/07, BStBl. II 2010, S. 659.

³⁰ Maschinell auswertbares Format: Daten müssen in einem Format bereitgestellt werden, das die Finanzverwaltung mit spezieller Software analysieren kann (z.B. IDEA-Format).

³¹ Vgl. § 2b UStG, erstmalige Anwendung ab 01.01.2017.

³² Vgl. § 2b UStG.

³³ Vgl. BMF-Schreiben vom 16.12.2016, IV A 3 - S 7100/16/10001 :001, BStBl. I 2016, S. 1451.

³⁴ SAP FI/CO (Financial Accounting/Controlling): Module in SAP für Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung.

³⁵ Vgl. BMF-Schreiben vom 16.12.2016, BStBl. I 2016, S. 1451, Rn. 80 ff.

³⁶ Im Extrembeispiel werden Belege aus dieser Zeitspanne betrachtet.

³⁷ Vgl. § 15a UStG.

³⁸ Vgl. § 370 AO.

³⁹ Eine Betriebsprüfung wurde 2034 begonnen.

⁴⁰ Vgl. §§ 193 ff. AO.

⁴¹ Vgl. § 169 Abs. 2 Satz 2 AO.

⁴² Die tatsächliche Dauer der Betriebsprüfung.

⁴³ Nach der Ablaufhemmung durch die Prüfung.

⁴⁴ Die im SAP-System erfassten und archivierten Daten.

⁴⁵ Vgl. § 162 AO.

⁴⁶ Vgl. § 15 UStG.

⁴⁷ Vgl. § 379 Abs. 1 Nr. 1 AO.

⁴⁸ Vgl. § 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG.

⁴⁹ Vgl. § 378 AO.

⁵⁰ Vgl. § 370 AO.

⁵¹ In besonders schweren Fällen nach § 370 Abs. 3 AO.

⁵² Vgl. § 274 StGB (Strafgesetzbuch).

⁵³ Vgl. §§ 283 ff. StGB.

⁵⁴ Vgl. GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektroni-scher Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10005 :001, BStBl. I 2019, S. 1269).

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