Übernehmen Roboter bald das kommunale Finanz- und Rechnungswesen?

veröffentlicht am 1. April 2020

• Eine SMART City erfordert ein digitales Finanz- und Rechnungswesen
• Ein Mensch-Maschine-Mix prägt das Zukunftsbild
• Der Digitalisierungsgrad aller End-to-end-Finanzprozesse wird sukzessive steigen
• Finanzverantwortliche bringen zunehmend eine digitale Fachstrategie auf den Weg und verbinden diese mit einer Organisationsentwicklung
• Die Organisationsentwicklung erfolgt partizipativ und nutzt Instrumente des Change Managements

SMART CITY – NOTWENDIGKEITEN UND POTENZIALE

Die Kommunen sind auf dem Weg zu einer SMART City. In allen Lebensbereichen soll eine bestmögliche Lebensqualität erreicht werden. Dafür werden leistungsfähige technologische Infrastrukturen entwickelt. Diese digitalen Plattformen ermöglichen u. a. Online Verwaltungsdienste mit webgestützten Anwendungen im Rechnungswesen. Zudem werden Fachbereiche, Politik, Lieferanten, Banken, Prüfer oder die Aufsicht im Wissen um die Digitalisierungspotenziale erhöhte Anforderungen an die Verarbeitung, Aufbereitung und Bereitstellung von Finanzdaten stellen. Daten aus dem Finanz- und Rechnungswesen stehen passgenau und jederzeit für zu treffende Entscheidungen bereit, schnell und unkompliziert. Diese Erwartungshaltung trifft in der Regel auf begrenzte Ressourcen. Die Digitalisierung des Finanz- und Rechnungswesens verspricht Effizienzpotenziale und scheint deswegen eine Lösung zu sein, um die wachsende Erwartungshaltung bedienen zu können. Doch wie scharf ist das Zukunftsbild eines digitalen Finanz- und Rechnungswesens bereits?

DIGITALISIERUNGSTREIBER EBNEN DEN WEG

Bei einem Blick in die Zukunft zeigen sich einige für das Finanz- und Rechnungswesen besonders interessante Technologien: Machine Learning, Künstliche Intelligenz (KI) und Big Data. Der Mensch-Maschine-Mix wird voranschreiten und zu einem sehr hohen Automatisierungsgrad im Finanz- und Rechnungswesen führen. Die Zahl der Mitarbeitenden wird sich nicht verändern, das Jobprofil schon. Routinetätigkeiten werden entfallen. Dafür entstehen neue Aufgaben mit anderen Kompetenzprofilen. Eine KI muss trainiert werden, automatisierte Prozesse müssen gesteuert und überwacht werden und neu gewonnene Datenmengen müssen strukturiert, analysiert und bewertet werden.

ROADMAP FÜR DIE DIGITALISIERUNG

Die Finanzverantwortlichen stehen vor der Aufgabe, eine Fachdigitalisierungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Dazu sollten je nach Ausgangslage verschiedene Handlungsfelder eruiert und bearbeitet werden.

BOTS IN DER BUCHHALTUNG

Die E-Rechnung zeigt, wie bei einer Belegerkennung mit OCR und einem digitalen Beleglauf klassische Buchungsprozesse neu konfiguriert, beschleunigt und mit einem geringeren Ressourceneinsatz umgesetzt werden. Dieser Automatisierungsprozess wird weitergehen. Softwareroboter (Bots) werden

• ein vollständiges und eigenständiges Einlesen und Verbuchen von Belegen,
• die rechtliche und auch rechnerische Prüfung,
• die Ablage und Freigabeprozesse sowie
• das Verknüpfen mit dem Bankkonto zum Abgleich und Ausführung von Buchungen

übernehmen.

DIGITALISIERUNG DER END-TO-END-FINANZPROZESSE NIMMT FAHRT AUF

Die Digitalisierung wird sich schrittweise auf alle End-to-end-Finanzprozesse ausweiten. Im Einzelnen sind dies

• Beschaffung bis zur Zahlung
• Bestellung bis zum Zahlungseingang
• Haushaltsplanung bis zum Abschluss
• Personalplanung bis zum Personalabgang

Voraussetzung für die Digitalisierung der Finanzprozesse ist eine bestmögliche Integration der genannten Prozesse.

Der Weg hin zu einem digitalen Finanz- und Rechnungswesen wird zu einem neuen Rollenverständnis führen. Der Finanzbereich der Zukunft wird weniger eine Buchhaltung im klassischen Sinne sein. Vielmehr ist er Datenbereitsteller, fungiert als Berater und Partner der Fachbereiche und der Politik. Fachliche oder politische Entscheidungsprozesse werden dabei mit umfassenden und passgenauen Finanzdaten unterstützt.

Es ist ratsam, die Roadmap für die Digitalisierung unter Mitwirkung von Führungskräften aller Ebenen, Mitarbeitenden und Vertretern der Fachbereiche zu entwickeln. Eine dialogorientierte Zukunftskonferenz „Digitales Finanz- und Rechnungswesen” ist ein geeignetes Format dafür.

ORGANISATIONSENTWICKLUNGS- UND CHANGE PROZESS INITIIEREN

Die umfassenden Veränderungen von Aufgaben, Prozessen und Kompetenzen machen deutlich, dass Digitalisierung nicht eine ausschließliche technologische Frage ist, sondern in erster Linie eine tiefgreifende Transformation der Finanzorganisation. Es gilt frühzeitig alle Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Akzeptanz und Mitwirkungsbereitschaft der Mitarbeitenden sind durch ein begleitendes Change Management zu gewährleisten. Die Digitalisierung der Finanzorganisation wird erfolgreich sein, wenn 3 Handlungsmaxime beachtet werden:

• Commitment und Glaubwürdigkeit der Top-Führungskräfte: Führungskräfte haben eine besondere Bedeutung/Stellung: Sie sind Mittler, Motivatoren und Vorbilder in der Umsetzung
• Offene, klare und systematische Kommunikation als Voraussetzung für Vertrauen und Veränderungsbereitschaft
• Partizipation und Einbindung aller Mitarbeitenden für die Identifikation mit dem Organisationsentwicklungsprozess und die Umsetzung neuer Strukturen und Prozesse

Gerne erfahren wir Ihre Ausgangslage und planen gemeinsam die ersten Schritte für ein digitales Finanz- und Rechnungswesen. Sie sind bereits weiter und möchten konkrete Probleme lösen? Auch hierfür stehen wir mit unseren Beratungsangeboten und Erfahrungen bereit.