Auslagerungsvorhaben am Beispiel IT und Cloud Computing

veröffentlicht am 17. Oktober 2022; Autor: Konrad Klein

Notwendige Investitionen oder hohe Ausgaben für strategisch unbedeutsame Verfahren führen Unternehmen häufig zu der Frage, ob Funktionen nicht gegebenenfalls ausgelagert werden sollten. Eine Auslagerung ermöglicht es, sich auf die Kernkompetenzen im Unternehmen zu fokussieren, die Organisationsstruktur schlank zu halten und interne Komplexität zu reduzieren. Vorteile können sich insbesondere in der Qualität der Leistung oder in der Kosten- und Finanzierungssituation ergeben. Durch gezieltes Outsourcing können Unternehmen somit sogar Wettbewerbsvorteile generieren.

In welchen Fällen ist eine Auslagerung sinnvoll?

Auslagerungsüberlegungen sind methodisch zu bewerten. Im Rahmen einer Bewertung sollten die Unternehmensbereiche und -prozesse auf ihre strategische Bedeutung hin überprüft werden. Nicht jeder Prozess oder Unternehmensbereich ist dafür geeignet, ausgelagert zu werden. Daher müssen Potenziale, aber auch Risiken identifiziert werden.

Bei einer Bewertung spielt außerdem die mittel- bis langfristige strategische Ausrichtung des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Dabei sind die jeweiligen Zielvorstellungen zu berücksichtigen, die sich aus der Unternehmensstrategie ableiten lassen. Im Zuge des Auslagerungsvorhabens müssen außerdem zukünftige Bedarfe und Anforderungen an das Outsourcing bestimmt werden.

An diesem Punkt sollte man sich beispielhafte Fragen stellen:

Hat das Unternehmen bei der auszulagernden Tätigkeit Wettbewerbsvorteile?
Wird für die Ausübung der Tätigkeiten strategisch bedeutsames Know-how benötigt?
Besteht eine hohe Abhängigkeit durch die Auslagerung der Funktionen und ist die Dienstleistung am Markt ggf. nicht ausreichend verfügbar?

Sofern diese Fragen bejaht werden, ist ein Auslagerungsvorhaben in der Regel nicht sinnvoll. Anderenfalls können folgende Fragestellungen dabei helfen, Potenziale einer Auslagerung zu erkennen:

Führt die Aufgabe zu hohem Aufwand im Unternehmen?
Ist die Aufgabe mit einer Regelmäßigkeit verbunden?

Wenn diese Fragen bejaht werden können, bedeutet dies, dass sich eine Auslagerung durchaus lohnen kann.

Mit methodischem Vorgehen zum erfolgreichen Outsourcing

Eine Analyse der Verfahren anhand folgender vier Dimensionen erlaubt eine breitgefächerte Bewertung unter Berücksichtigung von Risiken und Herausforderungen. Dabei sind notwendige Kompetenzen, etwaige Abhängigkeiten sowie Veränderungen in der Dienstleistungsqualität zu beleuchten.

Auswahl des richtigen Dienstleistungsunternehmens

Nachdem die Entscheidung für eine Auslagerung gefallen ist, geht es darum, den richtigen Partner für das Outsourcing-Projekt auszuwählen.

Der Auswahlprozess kann den Zeitplan häufig durcheinanderbringen und zu hohen Kosten führen. Dadurch können die Ziele des Outsourcing-Vorhabens gefährdet werden.

Im Rahmen des Auswahlverfahrens ist deshalb ebenfalls systematisch vorzugehen. Insbesondere sind klare Anforderungen an die Dienstleistung und den Dienstleister zu erheben. Mit der Erarbeitung eines definierten Leistungskataloges im Sinne eines Lastenheftes können wesentliche Anforderungen festlegt werden. Das ermöglicht eine nachvollziehbare und methodische Bewertung möglicher Dienstleister und erleichtert die Auswahl.

Vertragsgestaltung und Datenschutz

Häufig haben Dienstleistungsunternehmen aufgrund ihrer Tätigkeit vordefinierte Leistungskataloge und lassen ihre Produkte und Dienstleistungen von unabhängigen Prüfern überprüfen. Zertifizierungen und Bescheinigungen rücken hier in den Vordergrund, bieten Sicherheit hinsichtlich der Qualität und Wirksamkeit der Dienstleistung und dienen als Nachweis gegenüber Interessenten, Kunden und deren Wirtschaftsprüfern.

Aus rechtlicher Sicht steht die Vertragsgestaltung im Vordergrund. Je nach Komplexität sind bestimmte Sachverhalte, insbesondere bei Auftragsverarbeitungstätigkeiten, zu beachten. Eine geeignete Vertragsgestaltung beinhaltet vor allem passgenaue Service-Level-Agreements (SLAs), sowie ein passendes Reporting und die Möglichkeiten der prüferischen Tätigkeit beim Dienstleister.

IT-Dienstleister und Cloud Computing

Besonders häufig sind Bereiche im IT-Umfeld von einer Auslagerung betroffen. Beispiele sind das klassische Housing und Hosting von Servern, die Verwaltung und Administration der IT-Infrastruktur bis zur Fachanwendung und die Softwareentwicklung. Professionelle Dienstleistungsunternehmen bescheinigen ihre Service-Qualität häufig mit Bescheinigungen gemäß dem IDW Prüfungsstandard 951 n. F. oder ISAE 3402. Diese Standards beinhalten eine Aussage über das dienstleistungsbezogene Interne Kontrollsystem (IKS) und bedeuten für Unternehmen eine Vereinfachung in der Dienstleistersteuerung.

Auch Zertifizierungen nach der ISO/IEC 27001 Norm sind sehr weit verbreitet unter IT-Dienstleistern. Bei der Nutzung von Cloud Computing-Diensten wird zunehmend auch eine Bescheinigung gemäß dem Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (C5:2020) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gefordert.

Damit die Service-Qualität Ihren Erwartungen entspricht, sollte dies bei der Auswahl der passenden Geschäftspartner bereits berücksichtigt und eine regelmäßige Berichterstattung über die Compliance mit diesen Standards und Anforderungen in die Vertragswerke mit aufgenommen werden.

Was sind Ihre Erfahrungen?

Welche Erfahrungen haben Sie bei Ihren Auslagerungsprojekten machen dürfen? Welche Rolle spielen Zusicherungen und Bescheinigungen in der Vertragsgestaltung bei Ihnen?

Unsere Experten zu Auslagerungsvorhaben sowie den Bescheinigungen gemäß IDW PS 951 n. F., ISAE 3402 oder nach dem Kriterienkatalog C5:2020 freuen sich auf den Austausch mit Ihnen.