Modernisierungsmaßnahmen und Datenschutz – Was es zu beachten gibt

veröffentlicht am 2. Mai 2023

Vermieter dürfen grundsätzlich auch während eines laufenden Mietverhältnisses Modernisierungsmaßnahmen durchführen. Das heißt gegenüber den Mietern sind die datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Aber was bedeutet das konkret für Ihre (geplanten) Modernisierungsmaßnahmen?

Auch bei der Durchführung von Modernisierungsmaßnahmen sind die datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Sowohl Vermieter als auch Verwalter stellt dies regelmäßig vor eine Reihe von Herausforderungen.

Die Schnittstellen zwischen Modernisierung und Datenschutz möchten wir an dieser Stelle durch zwei Beispiele aus der täglichen Praxis verdeutlichen:

Übermittlung der Daten an einen Handwerker oder Servicedienstleister zur Durchführung von Modernisierungsarbeiten

Im Rahmen der Modernisierung kann es notwendig werden, die Kontaktdaten Ihres Mieters an Dritte, wie etwa Handwerker, die die Arbeiten ausführen sollen, zu übermitteln. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass eine Weitergabe nur zulässig ist, wenn Sie sich auf eine Rechtsgrundlage stützen können, die es Ihnen erlaubt dem Handwerker Name und Adresse Ihres Mieters zu nennen.

Bei Modernisierungen ist die Weitergabe meist aufgrund der „berechtigten Interessen” gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zulässig. Geben Sie die Mieterdaten an Handwerker weiter, müssen Sie Ihre Mieter grundsätzlich darüber informieren.

Soll daneben auch die Telefonnummer Ihres Mieters weitergegeben werden, ist diese Weitergabe nur in bestimmten Fällen von Ihrem berechtigten Interesse umfasst. Eine Weitergabe der Telefonnummer an Handwerker ist nämlich nur dann zulässig, wenn es nach vernünftigen Erwägungen notwendig ist, dass der Handwerker mit dem Mieter Kontakt aufnimmt, bspw. um einen Termin zu vereinbaren. Die direkte Terminabsprache mit dem Mieter ist – anders als in Reparaturfällen- für die Modernisierung der Wohnung aber wohl nicht erforderlich.

Wenn also die Telefonnummer an den Handwerker übermittelt werden soll, benötigen Sie daher in der Regel das Einverständnis des betroffenen Mieters. Hier ist jedoch Vorsicht angebracht. Da die Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Ihrem Mieter widerrufen werden kann, gilt diese Rechtsgrundlage als sehr unsicher. Erteilt Ihr Mieter seine Einwilligung in die Weitergabe seiner Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse, sollten Sie dies für sich dokumentieren, da Sie im Streitfall die Rechtsgrundlage für die Weitergabe nachweisen müssen.

Ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass Handwerker in der Regel nur zufällig Informationen über die Mieter erlangen. Eine Datenverarbeitung gehört nicht zu deren Kernaufgaben. Theoretisch könnten sie ihre Aufgaben auch mit den konkreten örtlichen Angaben zur Wohnung und der Arbeitsanweisung erledigen. Aus diesem Grund handelt der Handwerker auch nicht als Auftragsverarbeiter i. S. v. Art. 28 DSGVO. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist daher nicht erforderlich.

Einbau intelligenter Zähler („Smart Meter”)

Seit dem 1.12.2021 bestimmt § 5 HeizkostenVO, dass Ausstattungen zur Verbrauchserfassung von Heizwärme und Warmwasser fernablesbar sein müssen. Die Vorschrift legt Fristen für den Einbau solcher fernablesbarer Erfassungsgeräte sowie Einzelheiten zu ihrer Beschaffenheit fest.

Doch der Einbau intelligenter Zähler im Rahmen einer Modernisierung führt auch zu einem umfangreichen Datenverkehr. Da intelligente Zähler nicht nur eine gewollt exakte Messung des Verbrauchsverhaltens zulassen, sondern auch Rückschlüsse auf die Anzahl von Bewohnern, deren Verhalten und Lebensgewohnheiten ermöglichen, handelt es sich bei den Verbrauchswerten um personenbezogene Daten der Bewohner. Dies hat auch der Gesetzgeber erkannt und datenschutzrechtliche Vorschriften neu in die Heizkostenverordnung mitaufgenommen.

Hieraus bzw. aus den allgemeinen Regeln zum Datenschutz ergeben sich folgende datenschutzrechtliche Anforderungen an den Einbau von intelligenten Zählern:

Verschlüsselte Datenübertragung
Datenzugänglichkeit nur für berechtigte Empfänger, also Vermieter und Abrechnungsunternehmen
Die Daten dürfen nur verwendet werden, wenn Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen erstellt werden.
Es dürfen grundsätzlich nur diejenigen Daten verarbeitet werden, die zur Erstellung der jeweiligen Abrechnung erforderlich sind. Die Verbrauchsdaten unterliegen insoweit einer Zweckbindung. Die Verwendung zu anderen Zwecken, z. B. zur Kontrolle des Heiz- und Lüftungsverhaltens, ist nicht zulässig.

Sollen im Rahmen einer Modernisierung also intelligente Zähler eingebaut werden, müssen die neuen Geräte von Anfang an so eingestellt sein, dass nur die für die Abrechnung erforderlichen Daten erhoben werden. Beabsichtigen Sie darüber hinaus zusätzliche Funktionen freischalten zu lassen bzw. zusätzliche Daten zu erfassen, ist dies nur mit der ausdrücklichen und schriftlichen Einwilligung Ihres betroffenen Mieters gemäß Art. 7 DSGVO zulässig.

Anhand unserer Praxisfälle wird deutlich, dass Sie auch bei der Durchführung von Modernisierungsarbeiten nicht um das Thema Datenschutz herumkommen. Alle am Mietverhältnis Beteiligten sollten daher entsprechende Prozesse schaffen, um die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten zu können und so das Risiko von Bußgeldern zu reduzieren.

Unsere Experten für Miet-, IT- und Datenschutzrecht begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen in Ihrer vermieteten Immobilie.