Kassennachschau Teil 1 von 2: Neuregelung durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

veröffentlicht am 29. November 2018

Autoren: Sabrina Raschkowski und Wibke Ullmann

(§ 146b AO; BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018 IV A 4 – S 0316/13/10005)

Die Kassennachschau ist keine Außenprüfung. Diese liegt durchaus im möglichen Rahmen, falls es bei der Prüfung der Ordnungsmöglichkeit der Kassenaufzeichnungen und den zugrunde gelegten Sachverhalten für die Aufklärung der Besteuerung nötig ist.

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 wurde § 146b AO – neu – eingefügt. Nach dem 31. Dezember 2017 sind diese Regelungen nunmehr anwendbar. Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung.

Mit dem Kassengesetz wurde geregelt, worauf sich die Aufzeichnungspflicht von elektronischen Aufzeichnungssystemen gemäß § 146a Abs. 1 Satz 1 AO erstreckt.

Es ergeben sich danach zwei Arten von Vorgängen:

Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle und
andere Vorgänge.

Unternehmen waren verpflichtet bis Ende 2016 ihre elektronischen Registrierkassen umzurüsten. Sie mussten prüfen, ob ihre Kasse den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” entspricht. Die neuen Kassen haben die digitalen Unterlagen nunmehr veränderungssicher! zu erzeugen.

Der neu eingeführte § 146b AO räumt dem zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und –Ausgabe betrauten Amtsträger der Finanzbehörde mehr Rechte ein.

Seit dem 1. Januar 2018 kann nun ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, der Amtsträger der Finanzbehörde während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsgrundstücke/Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Dem Amtsträger sind auf Verlangen die Kassenaufzeichnungen vorzulegen. Falls die bei einer Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 übergegangen werden, dies ist eine Ermessensentscheidung des Amtsträgers. Die Kassen-Nachschau als solche stellt keine Außenprüfung nach § 193 AO dar, ein Prüfungsbericht ist nicht zu fertigen. Sollen aufgrund der Kassen-Nachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist dem Steuerpflichtigen rechtliches Gehör zu gewähren. Eine Erweiterung für eine Außenprüfung würde u.a. sprechen, bei Nicht-Vorlage von Dokumentationsunterlagen wie Programmänderungen, Betriebsanleitung und dergleichen.

Durch die Kassen-Nachschau und die daraus resultierenden Möglichkeiten zum Übergang in eine Außenprüfung/Betriebsprüfung bis hin zur Verwerfung der Kassenbuchführung aufgrund schwerer formeller und materieller Mängel (Kassenbuchführung verliert den Beweischarakter) und die sich daran anschließende Schätzung birgt erhebliche Gefahren in sich, da die Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden können. Die Gewichtung der Mängel hängt vom konkreten Einzelfall ab.

Der zweite Teil der Kassennachschau behandelt u.a. die Anforderungen der verschiedenen Kassensysteme. Weiter vermittelt er einen Überblick bei vermehrt auftretende Kassenfehlbeträge und/oder Kasseneinnahmen, die sich nicht aus den digitalen Unterlagen erklären lassen und eine Verwerfung der Kassenbuchführung bewirken können.

(Teil 2 finden Sie hier)