Sind Sie bereit für die XRechnung? Es bleiben nur noch wenige Wochen...

veröffentlicht am 31. Juli 2019

Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet ab November 2019 Rechnungen in elektronischer Form empfangen zu können. Lediglich wenn Sie dem Landesrecht unterliegen, haben sie etwas mehr Zeit: dann müssen Sie die Rechnungen ab April 2020 verarbeiten können.

Als elektronische Rechnung zählen hier ausdrücklich nicht die weit verbreiteten PDF-Rechnungen, welche als Anhang in E-Mails versendet werden. Reine PDF Dateien, TIF ohne eingebettete strukturierte Daten oder reine bildhafte Darstellungen sind in Zukunft keine elektronischen Rechnungen und erfüllen nicht die Anforderungen, die durch die Europäische Kommission festgelegt worden sind.

Elektronische Rechnungen sind Belege, die in einer strukturierten Form verschickt werden. Als Standard ist das Format XRechnung vorgesehen:

elektronische Rechnung im XRechnung Format

Quelle https://www.xoev.de/xoev_rahmenwerk/tutorials-12055

Für die Mitarbeiter ist der größte Unterschied, dass sie Rechnungen nicht mehr mit dem Auge prüfen können, denn es gibt keine bildliche Darstellung mehr. Dafür entfällt auf der anderen Seite der Aufwand für die Verarbeitung der Rechnungen, denn sie müssen nicht erst digitalisiert werden (bereits elektronisch vorhanden) und der Schritt der Validierung kann auch entfallen, denn die Bedeutung jedes einzelnen Feldes in der Rechnung ist eindeutig definiert.

Um elektronische Rechnungen verarbeiten zu können und gleichzeitig die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherstellen zu können, wird ein elektronisches Archivsystem sowie ein Workflowsystem zur Prüfung und Freigabe der Rechnungen benötigt. Das Archivsystem muss revisionssicher ausgestaltet sein und die Belege gegen Änderungen und Verlust während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungspflicht schützen.

Auch wenn im November 2019 voraussichtlich noch kaum XRechnungen verschickt werden, besteht dennoch die Pflicht zur Umsetzung. Spätestens ein Jahr darauf sind auch die Lieferanten verpflichtet, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als elektronische Rechnung zu übermitteln.

Sofern Sie öffentlicher Auftraggeber sind und noch kein elektronisches Archiv haben, sollten Sie das Einführungsprojekt zeitnah starten. Ansonsten haben Sie keine Chance die Einführung bis zum Stichtag rechtzeitig zu beenden. Ein solches Einführungsprojekt sollte nicht unterschätzt werden, da hier viele Faktoren mit einspielen und nicht einfach nur eine Software installiert werden muss. Dies sind z.B.: