Virtuelle Mitgliederversammlung – Coronabedingte Modernisierung der Mitgliederversammlung auch nach Aufhebung des Lockdowns?

von Diana Haidar und Julia Agapova

veröffentlicht am 31. März 2021

Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie und der damit einhergehenden Abstandsregelungen und Kontaktbeschränkungen ist es erforderlich Mitgliederversammlungen, die gewöhnlich in Präsenzform stattfinden, digital durchzuführen. Die Möglichkeit einer virtuellen Mitgliederversammlung wird durch die eingeführte gesetzliche Ausnahmeregelung gegeben. Können die Mitglieder auch nach Auslaufen dieser Ausnahmeregelungen von der virtuellen Mitgliederversammlung profitieren? 

Eine Mitgliederversammlung wird von Vereinen und Stiftungen einberufen, um Wahlen durchzuführen, Beschlüsse zu fassen und auch um die Mitglieder über Neuerungen im Verein zu informieren. Welche Aufgaben der Mitgliederversammlung konkret obliegen, regelt die Satzung. Auch wann eine Mitgliederversammlung einzuberufen ist, wird in der Satzung geregelt. Dies kann zu unterschiedlichen Zeiten im Jahr stattfinden. Der Vorstand ist jedoch verpflichtet, die Mitgliederversammlung entsprechend der Reglung in der Satzung einzuberufen. Diese schreibt in der Regel vor, dass die verpflichtende jährliche Mitgliederversammlung gemäß § 32 BGB in Präsenzform stattfinden muss.

Seit ungefähr einem Jahr beherrschen jedoch die coronabedingten Einschränkungen, wie Kontaktbeschränkungen und Quarantänepflichten, den Vereinsalltag. Eine übliche Mitgliederversammlung in Form einer Präsenzveranstaltung ist unter diesen Umständen entweder gar nicht möglich oder nur unter hohen Hygieneauflagen zulässig. Das Covid-19-Abmilderungsgesetz vom 27.03.2020¹ brachte jedoch eine Neuerung und somit eine Erleichterung für die Durchführung von Mitgliederversammlungen. Danach besteht die Möglichkeit, die Mitgliederversammlung – auch ohne Satzungsgrundlage – nur virtuell oder in einer hybriden Mischform (virtuell und physisch) durchzuführen.

Hierdurch wird es den Vereinsmitgliedern – auch ohne Ermächtigung durch die Satzung – ermöglicht, an einer virtuellen Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und ihre Mitgliedsrechte durch elektronische Kommunikation auszuüben. Alternativ kann ein Teil der Mitglieder, unter Einhaltung bestimmter Abstands- und Hygienebedingungen, an einem bestimmten Ort zusammenkommen und die anderen Mitglieder im Wege der elektronischen Kommunikation zuschalten. In diesem Fall muss die Stimmabgabe vor Beginn der Mitgliederversammlung erfolgen, damit sie bei der Beschlussfassung mitgezählt werden kann.² Die Notwendigkeit einer physischen Versammlung ist im Einzelfall zu prüfen.

Diese zunächst bis Ende 2020 befristete Regelungen für virtuelle Versammlungen wurde bis 31.12.2021 verlängert.³ So kann auch ohne einer entsprechenden Satzungsgrundlage eine virtuelle Mitgliederversammlung abgehalten werden.

Für die Überlegung, auch nach der Corona-Pandemie die digitalen Mitgliederversammlungen beizubehalten, sprechen die vielen Vorteile, die mit dieser Änderung einhergehen. Der Verein kann insbesondere Kosten sparen. Neben den Kosten für Miete fallen auch die Verpflegungskosten weg. Zudem entfallen bei den Mitgliedern die Reisezeiten und auch die damit verbundenen Kosten bleiben dem Verein erspart. Auch die Anzahl der Teilnehmer an einer Mitgliederversammlung könnte durch die Digitalisierung erhöht werden. Mitglieder, die aufgrund einer längeren Anreise am Veranstaltungsort der Mitgliederversammlung nicht erscheinen können, haben so dennoch die Möglichkeit ohne großen Aufwand an der virtuellen Veranstaltung teilzunehmen.

Um weiterhin, auch über 2021 hinaus, die Vorteile einer virtuellen Mitgliederversammlung nutzen zu können, ist es notwendig eine entsprechende Regelung in der Satzung aufzunehmen. Im Rahmen dessen entstehen noch die nachfolgenden Fragen: Bis wann muss die Satzungsänderung erfolgen, dass sie ab dem Jahr 2022 Geltung entfaltet? Muss die neue Satzung zwingend dem Finanzamt vorgelegt werden, um eventuell einen neuen Bescheid nach § 60a AO zu beantragen?

Zur Beantwortung dieser Fragen oder bei Fragen zur Satzungsänderung nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

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¹ Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 
² Vgl. Artikel 2 § 5 Absatz 2 Nr. 2 COVID-19-Abmilderungsgesetz
³ Änderung durch Artikel 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (BGBl. I S. 3328)