Vertrauen ist nicht immer gut, Kontrolle ist besser

In der jüngsten Vergangenheit kommt es bei tschechischen Unternehmen mit ausländischen Eigentümern gehäuft zu Situation, die eine Abwandlung des bekannten Sprichwortes von dem Vertrauen und der Kontrolle mehr als rechtfertigen.

Die Situation ist immer ähnlich: Bei einem Mitarbeiter eines Unternehmens, der zwar keine Führungskraft ist, der aber Zugang zum Firmenkonto hat (meist ein Buchhalter), klingelt das Telefon. In der Leitung meldet sich die Stimme einer Person, die sich sehr überzeugend als der ausländische Firmeninhaber oder als Top-Manager ausgibt. Diese Stimme erklärt dann dem Angerufenen, dass das Unternehmen eine sehr wichtige Investition im Ausland vornehmen werde, die bisher streng geheim sei und die umgehend mit einem erheblichen Betrag finanziert werden müsse. Dem Angerufenen wird zudem zugesagt, dass er unverzüglich per E-Mail eine schriftliche Weisung erhalten werde, wobei das weitere Vorgehen ein Rechtsanwalt des Unternehmens in die Hand nehmen werde. Bevor der überraschte Mitarbeiter der tschechischen Niederlassung auch nur Luft holen kann, erhält er per E-Mail eine schriftliche Bevollmächtigung mit dem üblichen, ihm gut bekannten Briefkopf der Firma, und eine E-Mail direkt von der E-Mail-Adresse des betreffenden Konzernmanagers. Unmittelbar darauf meldet sich auch ein ausländischer – meist vorgeblich amerikanischer – Rechtsanwalt, der auf die vorherige Kommunikation Bezug nimmt und per E-Mail eine schriftliche Weisung zur Transferierung eines erheblichen Betrages in ausländischer Währung auf ein Bankkonto in einem exotischen Land, etwa Hongkong, gibt.

Sämtliche Unterlagen und Informationen wirken sehr glaubwürdig. Alles passt perfekt: E-Mail-Adresse, Briefkopf, Telefonnummer des Anrufenden, sodass der betreffende Mitarbeiter den geforderten Betrag umgehend auf das angeführte Bankkonto überweist – in der Annahme, eine Weisung der Unternehmensführung zu befolgen.

Der Mitarbeiter ruft dann leider meist erst nach längerem Überlegen der Sicherheit halber doch noch einmal die Zentrale des betreffenden Managers oder Firmeninhabers an, wo man von der Angelegenheit aber keine Kenntnis hat. Es folgt ein allgemeines Entsetzen, wenn offenbar wird, dass das Unternehmen Opfer einen ausgeklügelten Betruges geworden ist und Geld auf ein fremdes Konto überwiesen wurde.

Es folgen hastige Maßnahmen – ein Kontaktieren der Bank, von tschechischen und ausländischen Strafverfolgungsbehörden, von Rechtsanwälten in der jeweiligen Ecke der Welt (etwa in Hongkong), die auf Grundlage einer sofortigen Einholung entsprechender Dokumente von Justizorganen vor Ort ein Blockieren der jeweiligen Bankkonten erwirken müssen, auf die die betreffende Zahlung überwiesen wurde. Gelingt dies, können die finanziellen Mittel wieder an die überweisende Firma erstattet werden und der ganz große Schaden kann abgewendet werden, jedoch bei Aufwendung erheblicher Mittel zur Absicherung der erforderlichen rechtlichen Schritte.

Das beschriebene Szenario ist leider oft genug Realität. Allein in Hongkong werden jährlich Tausende solcher Fälle aktenkundig. Wir appellieren daher an alle unsere Mandanten, Personen, die intern zu Verfügungen über Firmenkonten befugt sind, zu instruieren, höchst vorsichtig und wachsam zu sein und niemals Gelder auf unbekannte Konten in (meist) exotischen Ländern zu überweisen – selbst wenn die Umstände und entsprechende Anweisungen hierzu vertrauenswürdig aussehen mögen.

Unsere Kanzlei konsultierte in der Angelegenheit Justizstellen, und wir wurden darüber informiert, dass der begründete Verdacht gegeben ist, dass zumindest ein Teil dieser Betrugshandlungen durch organisierte Gruppen in der Tschechischen Republik begangen wird, die über sehr ausgeklügelte Wege verfügen, an Informationen über Unternehmen zu gelangen, eine entsprechende Situation herbeizuführen und Zahlungsanweisungen so auszugeben, damit diese äußert glaubwürdig wirken.

Wir empfehlen in diesem Zusammenhang nachdrücklich, dass alleinige Verfügungsberechtigungen über Firmenkonten stets nur an Vertretungsorgane der Gesellschaft vergeben werden. Sollten Zuständigkeiten an andere Mitarbeiter vergeben werden, sollten jedwede (vor allem größere) Transaktionen immer durch entsprechende Kontrollen abgesichert werden.

Ein Reagieren auf derart durchdachte Betrügereien ist sehr komplex und kostenaufwändig, vor allem weil ausländische Rechtsanwaltskanzleien eingebunden werden müssen. Ein Retten einmal überwiesener finanzieller Mittel ist nicht sicher. Wichtig ist die Schaffung von Kontrollmechanismen in jedem Unternehmen, unter anderem dadurch, dass außergewöhnliche Verfügungen über Finanzen nicht durch Mitarbeiter ohne entsprechende Kontrollen vorgenommen werden können und dass derartige Transaktionen immer sorgfältig beurteilt und geprüft werden.

Sehr geehrte Mandanten,

berücksichtigen Sie bei Ihren Entscheidungen bitte die oben angeführten Prinzipien. Verwerfen Sie bitte gegebenenfalls den Gedanken, dass Ihrem Unternehmen so etwas nicht passieren könne.

Es kann.