F&E: Sind in Ihrer Projektdokumentation alle Mitarbeiter angegeben?

In seinem Urteil vom 22. November 2024, Nr. 5 Afs 56/2024, prüfte das Oberste Verwaltungsgericht einen Fall, in dem eine Gesellschaft die gesetzliche Voraussetzung für den Abzug des Forschungs- und Entwicklungsfreibetrags gemäß § 34c Abs. 1 Buchst. E) des Einkommensteuergesetzes (EStG) nicht erfüllte. Die Gesellschaft war nach dieser gesetzlichen Bestimmung verpflichtet, in der Projektdokumentation (die bis zum 31. März 2019 als „F&E-Projekt“ bezeichnet wurde) die Namen aller für den F&E-Auftrag verantwortlichen Mitarbeiter, unter Angabe ihrer Qualifikation und der Art ihres Beschäftigungsverhältnisses, anzugeben. Das Urteil stützt sich auf die Fassung des EStG vor dem 1. April 2019, seine Schlussfolgerungen können jedoch auch auf die aktuelle Fassung des EStG angewandt werden.

 

Im geprüften Fall wurden von der Gesellschaft in der Projektdokumentation zehn Mitarbeiter angegeben, obwohl am F&E-Auftrag im Jahr 2015 46 Mitarbeiter beteiligt waren. Das Amtsgericht Prag stellte fest, dass die Projektdokumentation sorgfältig zu erstellen ist und alle Änderungen aufzuzeichnen und nachträglich zu dokumentieren sind, was die Gesellschaft nicht getan hat. Die Gesellschaft war jedoch überzeugt, dass in der Projektdokumentation nicht alle für den F&E-Auftrag verantwortlichen Mitarbeiter anzugeben sind, sondern nur die „für die Projektleitung verantwortlichen Fachmitarbeiter“, die für die erfolgreiche Ausführung des F&E-Auftrags zuständig waren. Das Oberste Verwaltungsgericht wies diese Auslegung mit der Begründung zurück, dass es sich um eine exakte gesetzliche Bestimmung handelt, die keine andere Auslegung zulasse als die, dass jeder Projektträger in der Projektdokumentation aufgeführt werden muss. Das Oberste Verwaltungsgericht ließ sich von der historischen Auslegung, der Fachliteratur und dem Zweck der gesetzlichen Bestimmung leiten, die er als Absicht des Gesetzgebers ansah, die Ausführung von F&E-Aufträgen durch eigene Mitarbeiter zu fördern. Damit soll das Interesse von Gesellschaften an qualifizierten Mitarbeitern und deren Beschäftigung erhöht werden. Daher sind F&E-Aufträge durch „eigene Mitarbeiter“ auszuführen und die Gesellschaften haben nicht nur die für die Projektleitung verantwortlichen Fachmitarbeiter, sondern alle Projektträger zu beschäftigen. Sofern die Gesellschaft die Namen der Projektträger von Anfang an kannte, hätte sie diese in die Projektdokumentation einbeziehen müssen. Nach der gesetzlichen Fassung vom 1. April 2019 müssen in der Projektdokumentation nicht nur alle Mitarbeiter aufgeführt werden, die am F&E-Auftrag seit der Absicht, den Forschungs- und Entwicklungsfreibetrag abzuziehen, beteiligt sind, sondern auch diejenigen, die den F&E-Auftrag in Zukunft ausführen werden. Aus dem Urteil geht auch hervor, dass nachträgliche unvorhergesehene Änderungen erläutert oder in der Änderungsdokumentation anzugeben sind, die nach § 34c Abs. 4 EStG zu erstellen ist. 

Wie das Oberste Verwaltungsgericht in der Vergangenheit mehrfach entschieden hat, führt die Nichtangabe einer einzigen Pflichtangabe bei F&E-Aufträgen dazu, dass der Forschungs- und Entwicklungsfreibetrag nicht abgezogen werden darf. Besteht keine formell einwandfreie Projektdokumentation, ist es nicht mehr notwendig, materielle Aspekten von Forschungs- und Entwicklungsaufträgen zu prüfen.

Da F&E nach wie vor zu den Bereichen gehört, in denen der Erfolg bei Außenprüfungen unsicher ist, möchten wir Ihnen abschließend empfehlen, dass Sie sich bei Vorbereitung und Ausführung eines F&E-Auftrags von Fachleuten betreuen lassen. ​