Zusammenhänge statt einzelner Kennzahlen – Financial Process Mining

​veröffentlicht am 24. November 2020

Viele unserer Mandanten haben in den letzten Jahren ihre eigenen Prozesse definiert und dokumentiert. Gerade große ERP-Umstellungs- oder Transformationsprojekte waren der Anlass zur Optimierung und Vereinheitlichung konzernübergreifender Prozesslandschaften. Doch ohne eine ständige Überwachung der Soll-Prozesse werden diese langfristig selten eingehalten. So wird in der Regel ein definierter Standardprozess in unzähligen Varianten gelebt. Teilweise wird die Einhaltung der Compliance nachhaltig gefährdet.

Die Führungskräfte von Unternehmen fokussieren sich überwiegend auf einzelne übergeordnete Kennzahlen. Dennoch haben sie das Gefühl noch großes Optimierungspotential in den Kernprozessen heben zu können.

Die Grundlagen hierfür sind übersichtliche, aussagekräftige und zusammenhängende Prozessanalysen.

Um dem zu entsprechen haben wir Rödl AIM entwickelt. Auf Basis der Daten unserer Mandanten visualisieren wir komplette Prozessketten von der Bestellanforderung bis zur Bezahlung im Einkauf und vom Angebot bis zum Ausgleich der Rechnung im Verkauf. Das Ergebnis sind komprimierte Übersichten (Dashboards im Microsoft PowerBI Format) über alle tatsächlich abgelaufenen Prozesse, deren Varianten und Wesentlichkeit im Vergleich zum Gesamt-Volumen.

Unsere Mandanten erhalten die Ergebnisse zur eigenen Verwendung als lokal ausführbare Datei. Es ist somit keine Installation einer zusätzlichen Software notwendig. Es fallen keine Kosten für IT-Betrieb, Entwicklung und Lizenzen an.

Zum Vergrößern klicken

Kernstück einer jeden Analyse ist der Vergleich des definierten Soll-Prozesses mit den abgelaufenen Prozessvarianten. Jede einzelne Abweichung vom Soll-Prozess wird im Gesamtkontext angezeigt. Der Grund der Abweichung wird konkret aufgeführt. Über das zugeordnete Betragsvolumen kann die Wesentlichkeit der Abweichung beurteilt und bis auf Einzelbelegebene weiterverfolgt werden. So wird z.B. sichtbar, welche Lieferanten bei welchen Vorgängen Preisanpassungen nach erfolgter Bestellung erzwingen und damit den Beschaffungsprozess verzögern oder ggfs. Lieferungen verteuern.

Spezielle Filter ermöglichen die Aufdeckung von Risiken auf Knopfdruck: Rechnungen im Einkauf ohne Bestellbezug oder ohne Wareneingang können übersichtlich angezeigt und einzeln nachverfolgt werden.

Insbesondere in SAP hinterlegte notwendige Genehmigungen können mit den tatsächlich erfolgten Freigaben verglichen werden. Auch der freigebende Nutzer wird zur Einschätzung der Konformität in seiner Rolle dem Prozessschritt zugeordnet. Dadurch können auch Ausnahmen zielgenau beurteilt werden.

Diese und weitere Analysen bilden die Arbeitsgrundlage für Prozessoptimierungen. Unsere Mandanten setzen dadurch Compliance-Vorgaben zielgerichtet und revisionssicher um. Risiken werden auf diese Weise nachweislich minimiert. Sie ziehen zudem Konsequenzen aus der jetzt möglichen qualitativen Bewertung von Lieferanten und Kunden. Gleichzeitig reduzieren sie die Anzahl an Prozessvarianten. Prozessstandards werden definiert und für weitere Abteilungen oder Standorte übernommen.