E-Invoicing in Malaysia

E-Invoicing ist nicht nur ein Trend, sondern Bestandteil der wichtigsten Transformation von Unternehmensprozessen in Malaysia. In der Vergangenheit hätten die breite Öffentlichkeit und die Geschäftswelt bei der Erwähnung des Wortes „E-Invoicing“ in Malaysia oder Singapur an die Rechnungserstellung in Excel, Word, Buchhaltungs­​software, ERP-Systemen oder speziellen E-Invoicing-Applikationen, die auch auto­​matische Zahlungstechnologien integrieren, gedacht. Heutzutage jedoch sind damit Rechnungen gemeint, die entsprechend den Anforderungen der Obersten Steuerbe­​hörde von Malaysia, des Inland Revenue Board of Malaysia („IRBM“), erstellt werden müssen. Kurz gefasst: Wenn eine Rechnung erstellt würde, die nicht auf den grund­​egenden Anforderungen basiert, die in dem Leitfaden des IRBM aufgelistet sind, würde diese Rechnung zurückgewiesen werden. Es gibt bestimmte Situationen, in denen die Anforderungen an E-Invoicing nicht erfüllt werden müssen, aber allgemein sind diese von jedem Unternehmer in Malaysia umzusetzen, da sie grundsätzlich für B2C, B2G und B2B gelten.

   

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​Die Steuerbehörden von Malaysia haben genaue Leitlinien für den Workflow erstellt, die von den Unternehmen zu befolgen sind. Sie zielen darauf ab, den Prozess der Rechnungsstellung zu straffen und effizienter zu gestal­ten. Der gesamte Plan entspricht dem Fokus der Regierung, der darauf gerichtet ist, digitale Dienst­​eistungen zu stärken und die Steuerverwaltung zu digitalisieren. Dies umfasst das Übersenden von Rech­​nungen zur Validie​­rung in Echtzeit und eine Frist für die Übersendung konsolidierter E-Rechnungen spätestens innerhalb von sieben Tagen ab dem Monatsende. Nur wenn eine Rechnung validiert ist, kann sie als Nachweis einer Ausgabe für Steuerzwecke dienen, abgesehen von bestimmten in den Leitlinien beschriebenen Ausnahmen.

  

​Der Prozess beginnt mit einem Lieferanten, der im Anschluss an einen Verkauf eine E-Rechnung ausstellt. Je nach der internen Struktur sendet das Unternehmen die Rechnung über das MyInvois-Portal oder eine Pro­gram­­​mierschnittstelle (API). Nach der Validierung wird eine Benachrichtigung sowohl an den Lieferanten als auch an den Käufer versendet und innerhalb von 72 Stunden können Kommentare abgegeben werden oder kann die Rechnung zurückgewiesen werden. Der Lieferant ist verpflichtet, dem Käufer die validierte E-Rechnung mit dem QR-Code separat zugänglich zu machen. Wenn eine API genutzt wird, muss der Lieferant oder der Techno­logieanbieter E-Rechnungen entweder in Extensible Markup Language (XML) oder JavaScript Object Notation (JSON) erstellen, damit sie dem IRBM via API zur Validierung vorgelegt werden können. Dies bedeutet auch, dass alle anderen Datenformate von E-Rechnungen, wie Portable Document Format (PDF) etc., nicht akzeptiert werden.

  

​Ein Unternehmen ist während der ersten und zweiten Phase – also ab dem 1. Juni 2024 bzw. dem 1. Januar 2025 – verpflichtet, E-Invoicing umzusetzen, wenn seine Umsätze in dem Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2022 bei 100 Mio. MYR bzw. 25 Mio. MYR lagen. Erst ab dem 1. Juli 2025 wird E-Invoicing für alle Unternehmen obligatorisch sein. 

  

Wenn ein Unternehmen in Phase 3 fällt, seine Kunden jedoch in Phase eins und zwei, ist das Unternehmen nicht verpflichtet, seinen Kunden für die steuerliche Abzugsfähigkeit E-Rechnungen als Beleg auszustellen. Das IRBM hat in seinen FAQ zu E-Invoicing klar festgestellt, dass alle Steuerzahler während der Übergangs­​-phase die Möglichkeit haben, entweder Rechnungen oder Belege in klassischer Form gemäß der gewöhnlichen Geschäftspraxis auszustellen, solange bis das E-Invoicing-System vollständig eingeführt ist.

  

​Folgende Schritte sollten bereits jetzt ergriffen werden, auch wenn Ihr Unternehmen vielleicht nicht in Phase eins oder zwei der Umsetzung fällt:

  

Zwischen den Schritten 2 und 3 ist außerdem Kommunikation mit Lieferanten und Kunden erforderlich, da dann zusätzliche Informationen für die Zwecke des E-Invoicing erforderlich sein werden, z.B. die steuerliche Identifikationsnummer („TIN”).

  

Mangelnde Compliance ist eine Straftat und wird zu der Auferlegung einer Geldbuße von mindestens 200 MYR und höchstens 20.000 MYR oder zu einer Freiheitsstrafe von bis zu sechs Monaten oder beidem führen.

  

Zweifellos wird es in der Anfangsphase des E-Invoicing viele Herausforderungen geben, die bereits vorherseh­​-bar sind. Darunter fallen u.a. 

Die o.g. generelle Umsetzungsstrategie wird Ihnen helfen, die möglichen Probleme zu managen. Unsere Experten begleiten Sie gerne bei der Umstellung.