E-Rechnungsstellung in Polen als weiterer Schritt zur Digitalisierung des polnischen Steuersystems

Neben den oben genannten Funktionen dient das KSeF auch der Dokumentationsarchivierung. Sowohl die vom Steuerpflichtigen erhaltenen Einkaufsrechnungen als auch die vom Steuerpflichtigen ausgestellten Verkaufs­​rechnungen werden zehn Jahre lang aufbewahrt. Es ​ist auf Folgendes hinzuweisen: Die steuerliche Ver­​jährungs­​frist in Polen beträgt grundsätzlich fünf Jahre, was bedeutet, dass das KSeF die Dokumentation länger auf­be­wah­ren wird. Zu beachten ist, dass die Archivierung im KSeF derzeit nicht die Aufbewahrung von Anlagen [2]​ und Quelldokumenten umfasst, die den ausgestellten Rechnungen beigefügt werden, z.B. Übergabe-Abnahmeprotokolle, Transportdokumente, die die Lieferung von Waren in andere EU-Länder bestätigen, um den Umsatzsteuersatz von 0 Prozent anwenden zu können. Alle die​​se Unterlagen muss der Steuerpflichtige weiterhin selbständig, außerhalb des KSeF, aufbewahren.  

Das KSeF steht seit 2022 auf freiwilliger Basis zur Verfügung und soll ab 2026 [3] ​​für Umsatzsteuerpflichtige mit Geschäftssitz in Polen und für ausländische Unternehmen mit einer festen Niederlassung in Polen obliga­​torisch sein. Bis zur obligatorischen Einführung des KSeF werden drei Arten von Rechnungen im Geschäfts­ver­kehr verbleiben:

Die Pflicht zur Ausstellung von Verkaufsrechnungen über das ​KSeF gilt für alle Verkaufsrechnungen, die von Umsatzsteuerpflichtigen ausgestellt werden, sofern sie B2B-Geschäfte dokumentieren [4]​. Das bedeutet, dass über das KSeF sowohl Rechnungen über Inlandsverkäufe als auch solche über Auslandsgeschäfte, wie z. B. IgL oder der Export von Waren, ausgestellt werden. Bei Rechnungen, die an ausländische Unternehmen ausgestellt werden, z. B. über IgL, wird es erforderlich sein, die Rechnungen über das KSeF zu generieren und anschlie­​ßend ihre Visualisierung mit einem QR-Code zu versehen und sie auf eine im Voraus vereinbarte Weise an den ausländischen Empfänger zu senden, z. B. per E-Mail als PDF-Anhang. Gemäß der Auslegung der polnischen Steuerbehörden unterliegen auch innergemeinschaftliche Warenverbringungen, die der Steuerpflichtige im Rahmen des eigenen Unternehmens durchführt, der Dokumentation durch Rechnungsstellung über das KSeF. In einem solchen Fall muss ein in Polen und in einem anderen EU-Land für Umsatzsteuerzwecke registrierter Steuerpflichtiger bei Warenverbringungen zwischen seinen eigenen Lagern die Geschäfte mit einer KSeF-Rechnung belegen. 

Für ausländische Unternehmen, die in Polen für Umsatzsteuerzwecke registriert sind, ist das KSeF weiterhin freiwillig, wenn sie keine feste Niederlassung in Polen haben, oder wenn sie eine solche Niederlassung haben, diese aber nicht an dem jeweiligen Geschäft beteiligt ist. Die Vorgaben dazu, wann ein ausländisches Unternehmen in Polen eine feste Niederlassung hat, sind sowohl für das ausländische Unternehmen wichtig - damit es erkennen kann, ob das KSeF für es obligatorisch ist oder nicht - als auch für seine Geschäftspartner - damit diese wissen, ob auf das ausländische Unternehmen ausgestellte Rechnungen im KSeF belassen werden können oder ob sie zusätzlich in einer vereinbarten Form übermittelt werden müssen. Aus diesem Grund lohnt es sich, dieses Thema bereits im Vorfeld zu klären. Da die polnischen Vorschriften keine Definition der festen Niederlassung enthalten und die Praxis sich auf die EU-Definition, die Rechtsprechung des EuGH und die darauf basierende Rechtsprechung und Auslegung der polnischen Steuerbehörden bezieht, ist die sicherste Lösung die Beantragung einer verbindlichen Auskunft. In einer solchen Situation wird die Steuerbehörde bestätigen, ob das ausländische Unternehmen in Polen eine feste Niederlassung hat oder nicht.

Wichtig ist auch, dass sich für einige ausländische Unternehmen, die über keine feste Niederlassung in Polen verfügen, die Einführung des KSeF im Hinblick auf ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem polnischen Markt als notwendig erweisen kann. Dies ist deshalb so, da polnische Rechnungsempfänger, die ihren Dokumenten­​umlauf an den Abruf von Eingangsrechnungen aus dem KSeF anpassen, Lieferanten bevorzugen werden, die ihnen die Einkaufsrechnungen über das KSeF zur Verfügung stellen. Dies gilt insbesondere für Warenliefe­rungen im Inland, bei denen die Einkaufsrechnung die polnische Umsatzsteuer enthält. In einer solchen Situation werden die Änderung des Dokumentenumlaufs und die Anpassung der Verfahren und Prozesse des Unternehmens für die Entgegennahme und die Freigabe von über das KSeF übermittelten Einkaufsrechnungen dazu führen, dass Lieferanten, die ihre Verkaufsrechnungen über das KSeF ausstellen, bevorzugt werden.

Um sich gut auf die Umstellung vorzubereiten, müssen zunächst die Bedürfnisse des Unternehmens sorgfältig analysiert werden, um zu entscheiden, was die beste Lösung für die künftige Nutzung des KSeF sein wird. Es ist notwendig, alle Bereiche der Unternehmenstätigkeit im Hinblick auf die Anzahl und die Art der Geschäfte, die es durchführt, und die Dokumentation, die es benötigt und sammelt, zu untersuchen. Bestehende Buch­​führungs­​verfahren und -prozesse, einschließlich des Dokumentenumlaufs, werden geändert werden müssen. Es wird notwendig sein, die den Mitarbeitern erteilten Berechtigungen zur Freigabe von Einkaufs­​rechnungen zur Buchung und Zahlung neu zu definieren (sehr wichtig im Falle von Rechnungen, die von den Mitarbeitern z. B. auf Dienstreisen, bezahlt werden). Ein wichtiger Punkt werden auch die Vereinbarungen mit den Geschäfts­part­nern sein, insbesondere mit den ausländischen, in Bezug auf die Art der Zustellung der Rechnung, eine mögliche feste Niederlassung in Polen, und mit den inländischen Geschäftspartnern, z. B. in Bezug auf die Festlegung von Zahlungsfristen, die vom Ausstellungsdatum der Rechnung abhängen, oder die Übermittlung von Anlagen, die gegenwärtig der Rechnung beigefügt werden. 

Es lohnt sich, eine Abbildung der Konten nach dem neuen Schema vorzunehmen, um auch den Prozess der Rechnungsbuchung so weit wie möglich zu vereinfachen und zu digitalisieren. 

Um einen Fehler in einer E-Rechnung zu korrigieren, wird eine strukturierte Korrekturrechnung ausgestellt werden müssen. Korrekturnoten werden aus dem Wirtschaftsverkehr verschwinden. Es wird auch nicht mehr notwendig sein, Duplikate von Rechnungen auszustellen. Es ist daher notwendig, sich an die neuen An­for­derungen an die Dokumentation von Geschäftsvorgängen anzupassen.  

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Auch bei der Aufbewahrung der Dokumentation wird es Änderungen geben. Langfristig werden weniger Papierdokumente in der Buchhaltung aufbewahrt werden. 

Da die Einführung des KSeF den Rechnungsstellungsprozess revolutioniert, sollte jedes Unternehmen genügend Zeit haben, um sich auf die Umstellung vorzubereiten. Es ist daher ratsam, bereits jetzt entsprechende Schritte diesbezüglich zu unternehmen.